5 glavnih savjeta koje biste trebali znati pri odabiru softvera za virtualnu sobu za sastanke

Visokotehnološke inovacije mijenjaju kako i gdje poslujemo. Jedna od najistaknutijih manifestacija ovog obrasca je stranica upravnog odbora. I javna i privatna poduzeća koriste ga za upravljanje kapitalom i poslovanjem. Potreban vam je odgovarajući softver za sastanke odbora kako biste mogli uspješno, učinkovito i sigurno voditi virtualni sastanak. Ove platforme također mogu ubrzati postupak za prisustvovanje stvarnim sastancima ili onima koji uključuju virtualno i fizičko prisustvo. U nastavku ćemo pobliže pogledati 5 najboljih savjeta koje treba uzeti u obzir pri odabiru softvera za virtualnu ploču.

Što je softver za sastanke odbora?

Jedan, siguran i kolaborativni alat koji se zove softver za sastanke odbora (također poznat kao softver za portale odbora) omogućuje vam planiranje sastanaka odbora bez papira od početka do kraja. Ovaj višenamjenski alat omogućuje organizaciju sastanaka i stvaranje atmosfere koja potiče učinkovit timski rad, komunikaciju i interakciju. Možete dijeliti dnevne redove i druge važne dokumente putem portala odbora, ažurirati dokumente tako da svatko ima pristup najnovijim informacijama i dodavati bilješke i pitanja dokumentima. Druge korisne funkcije i značajke također se mogu pronaći tijekom korištenja softvera za sastanke odbora.

Uspjeh korištenja ovog softvera objašnjava zašto poduzeća svih veličina i sektora koriste ove tehnologije. To zauzvrat potiče ponudu na tržištu, što se očituje u stalnom pojavljivanju novih dobavljača softvera za sastanke.

5 savjeta za odabir softvera za dvorane za sastanke

Trebali biste poslovno razumjeti svoj krajnji cilj, uzeti u obzir veličinu svoje tvrtke i druge čimbenike pri odabiru aplikacije za sastanke i pregledavanju board portal software usporedba. Postoji 5 općih preporuka koje vam mogu pomoći u mudrom odabiru.

1. Kada donosite odluku, razmislite o svojoj javnoj web stranici

Jedan od najvažnijih čimbenika koji ljudi uzimaju u obzir pri odabiru softvera za sastanke je korisničko iskustvo. To pokriva položaj navigacijskih gumba, logičan tijek događaja, mogućnost izmjene predložaka i još mnogo toga. Ovo je važno budući da bi vaš posao trebao biti što je moguće inteligentniji s rješenjem za sastanke bez papira, osim što mora biti uspješan.

2. Ozbiljno shvatite kibernetičku sigurnost

Jedno od najaktuelnijih pitanja kibernetičke sigurnosti. Tvrtke gube milijune dolara zbog napada i prijevara. Dakle, obratite pozornost na to nudi li softver za sastanke enkripciju podataka. Trenutno je 128-bitna enkripcija najčešće korišten oblik. Potpuna 256-bitna enkripcija, usporediva s vojnim standardom, mogla bi biti dostupna od sofisticiranijih dobavljača.

Saznajte gdje će se vaši podaci čuvati. Ključno je da bude na poslužitelju, a ne u oblaku, gdje bi hakerima moglo biti lakše. Ne zaboravite također zaštititi svoje SMS poruke. Uvijek dajte prednost dobavljačima koji redovito provode penetracijsko testiranje i nadograđuju svoje proizvode.

3. Odredite lakoću pristupa informacijama

Iako se može činiti očiglednim, idealan softver za sastanke portala odbora trebao bi vama i sudionicima sastanka olakšati dobivanje informacija koje su vam potrebne. Cilj primjene bezpapirnog sustava je zamjena zamršenog i neorganiziranog papirnog procesa modernijim, jednostavnijim i urednijim.

• Sposobnost traženja. Dokumenti moraju biti jednostavni za traženje i navigaciju za članove odbora. Osim toga, to moraju moći učiniti na bilo kojem uređaju koji žele. Budući da se sve tri ove platforme mogu koristiti, najbolji sustavi upravljanja pločama pružaju verzije koje su optimizirane za stolna računala, tablete i mobilne uređaje. Ako je softver koji odaberete samo baziran na stolnom računalu, nećete moći postići svoj cilj povećanja broja prisutnih na sastancima.

• Oblikovanje pogodno za ispis. Uvijek će biti korisnika koji žele ispisati kopije, iako je stvaranje radnog mjesta bez papira jedan od glavnih razloga zašto mnoge tvrtke koriste portale odbora. Uzrok tome mogu biti različiti čimbenici, poput osobne pogodnosti ili netolerancije na dugotrajno korištenje zaslona. Uvjerite se da je format ploče i popratnih radova prikladan za ispis u ovoj specifičnoj situaciji.

• Izvanmrežna pristupačnost. Mogu li ljudi pristupiti sadržaju i online i offline drugačiji je faktor koji treba razmotriti. Ako ne, nedostatak pristupa Wi-Fi ili 4G mreži mogao bi im otežati pripremu za sastanak.

4. Provjerite cjenik

Mnogi dobavljači mrežnih sastanaka odbora obično uključuju skrivene naknade, što bi vas moglo iznenaditi. Evo nekoliko primjera:

• Pomoć u obuci. Morate naučiti kako koristiti program nakon što ga kupite. Važno je znati hoće li ova obuka biti besplatna ili će biti potreban plaćeni konzultant. Brojni pružatelji usluga često organiziraju webinare koji pokrivaju značajke njihovih platformi. Međutim, često je potrebno ovo ili ono punjenje.
• Korisnička podrška. Saznajte koji standard usluge možete očekivati. Mogla bi biti dostupna cijelo vrijeme, ali samo u određeno vrijeme bit će besplatna pomoć, na primjer.
• Kapacitet pohrane. Ako radite s puno podataka, ovaj je aspekt vrlo važan. Često se dodatni kapacitet nudi po visokoj cijeni.

5. Odredite je li videokonferencija podržana

Sposobnost promatranja tko aktivno sudjeluje na sastanku ključna je za postizanje zakonske obveze brze identifikacije svih koji sudjeluju. Možete slučajno izgubiti korisnika na konferencijskom pozivu. Videokonferencije u softveru za upravljanje odborom stoga su nevjerojatno korisne za transparentnost.

Nadalje, mogućnost međusobnog viđanja čini se intimnijim i nešto je najbliže fizičkom susretu koji možete imati. Manji je problem s ljudima koji pričaju jedni preko drugih budući da možete jednostavno instalirati metodu podignute ruke kako biste pomogli predsjedatelju da svima koji to žele pruži priliku za komentiranje. Također možete uzeti vizualne indikacije da je netko spreman govoriti.

Zaključak

Korištenje softvera board portala u poslovanju uvelike će pojednostaviti rad i učiniti ga razumljivijim za sve. Stoga je tako važno odgovorno pristupiti izboru softvera koji će zadovoljiti sve vaše zahtjeve. Slijedite naše savjete i unaprijedite svoje poslovanje pomoću softvera za sastanke.