Važnost odabira prave podatkovne sobe za vas

Rukovoditelji, članovi odbora i poslovni čelnici koriste usluge virtualne podatkovne sobe za sigurnu pohranu podataka i učinkovitu suradnju s trećim stranama.

Ali danas postoje deseci pružatelja virtualnih podatkovnih soba, pa bi moglo biti izazovno odabrati pravog dobavljača za vašu tvrtku. Ipak, pravi izbor je ključan jer može utjecati na ishod posla.

Vodič u nastavku pomoći će vam s najboljim savjetima i najvažnijim koracima kada tražite podatkovnu sobu.

Što je virtualna podatkovna soba?

Virtualna podatkovna soba, poznata i kao elektronička podatkovna soba, sigurno je mrežno spremište koje se koristi za pohranu i distribuciju digitalnih datoteka i dokumenata.

Softver za online podatkovnu sobu posebno je koristan tijekom sljedećih poslovnih transakcija i procesa:

• Spajanja i akvizicije. Tvrtka koja prodaje i tvrtka koja preuzima može koristiti VDR kao sigurno i kontrolirano okruženje za dogovor. Njegove značajke omogućuju brzo i jednostavno učitavanje i dijeljenje povjerljivih dokumenata due diligencea, komunikaciju o pitanjima spajanja i preuzimanja i ubrzavanje ukupne transakcije.
• Prikupljanje sredstava. Startupi i tvrtke kojima je cilj prikupljanje kapitala trebaju virtualnu podatkovnu sobu za dijeljenje dokumenata s investitorima i praćenje njihovih aktivnosti kako bi shvatili tko je najviše angažiran i zainteresiran.
• IPO-i. Tvrtke koje žele izaći na tržište trebaju podatkovnu sobu za pružanje više vanjskih strana kao što su revizori, osiguravatelji i potencijalni investitori sa sigurnim i transparentnim pristupom svojim financijskim IPO podaci.
• Komunikacije na ploči. Članovi odbora koriste VDR-ove za upravljanje i vođenje sastanaka odbora i odbora, sigurno dijeljenje materijala odbora, kreiranje i dodjeljivanje zadataka i praćenje učinka. Možeš Saznajte više o rješenjima za podatkovne sobe za direktore odbora.

5 razloga zašto koristiti softver za podatkovnu sobu

Osim sigurne pohrane i dijeljenja povjerljivih datoteka, postoje i druge brojne prednosti korištenja virtualne podatkovne sobe.

1. Smanjeni trošak. Virtualne podatkovne sobe puno su pristupačnije i isplativije u usporedbi s fizičkim podatkovnim sobama. Prvo, nema troškova vezanih uz putovanje poput karata ili smještaja. Drugo, korisnici ne plaćaju najam i održavanje podatkovne sobe. Zajedno, može uštedjeti tisuće dolara godišnje.
2. Učinkovita komunikacija. Mnogi dobavljači podatkovnih soba nude razne alate za suradnju i komunikaciju. Na primjer, razgovori uživo, rasprave u nitima, komentari, obavijesti, dodjeljivanje stručnjaka, odjeljci s pitanjima i odgovorima itd.
3. Brže sklapanje posla. VDR-ovi omogućuju korisnicima brzo učitavanje, ažuriranje i dijeljenje važnih dokumenata. Pomaže da partneri, investitori i članovi tima budu u tijeku. Sa svoje strane, olakšava donošenje odluka i dovodi do bržeg sklapanja posla.
4. Pristupačnost. Virtualnim podatkovnim sobama može se pristupiti bilo kada i bilo gdje. Štoviše, stotine korisnika mogu istovremeno pregledavati dokumente bez međusobnog ometanja u radu.
5. Ekološka prihvatljivost. Virtualne podatkovne sobe pomažu u izbjegavanju ispisa i pohranjivanja tisuća papirnatih dokumenata. Nadalje, daljinski pristup VDR-u sprječava korisnike da putuju, što smanjuje emisije ugljičnog dioksida. Sve to pozitivno utječe na okoliš.

Kriteriji najboljih pružatelja virtualnih podatkovnih soba

Kada tražite virtualnu podatkovnu sobu, usredotočite se na sljedeće karakteristike.

Kriteriji	Opis
1. Jaka sigurnost podataka	Odaberite dobavljača koji nudi: Pristupite sigurnosnim značajkama poput dvofaktorske provjere autentičnosti, detaljnih korisničkih dopuštenja i ograničenja IP pristupa. Sigurnosne značajke dokumenata poput redakcije, dinamičkih vodenih žigova i daljinskog uništavanja.
2. Napredne postavke	Provjerite ima li podatkovna soba: Značajke upravljanja dokumentima poput skupnog učitavanja datoteka, povlačenja i ispuštanja, automatskog numeriranja indeksa i jednostavnog pretraživanja teksta. Komunikacijske značajke poput niti, razgovora uživo, videokonferencija, komentara i obavijesti. Značajke praćenja aktivnosti korisnika poput izvješća i revizijskih tragova.
3. Profesionalna korisnička podrška	Obratite pozornost ako prodavač nudi: Podrška 24/7/365 kako biste mogli kontaktirati predstavnika podrške kad god postoji potreba. Višejezična podrška kako biste mogli komunicirati sa stručnjakom za podršku na jeziku koji želite. Višekanalna podrška kako biste mogli kontaktirati tim za podršku različitim sredstvima poput telefona, live chata ili e-pošte.
4. Ostali kriteriji	Provjerite sljedeće: Besplatna proba za besplatno testiranje platforme prije kupnje bilo koje usluge. Iskustvo u vašoj industriji kako bismo bili sigurni da platforma odgovara vašim poslovnim svrhama. Tarifni planovi kako biste odabrali najprikladniju opciju cijena prema vašim potrebama.

5 koraka koje trebate poduzeti pri odabiru pružatelja usluga virtualne podatkovne sobe

Evo kratkih uputa o tome što učiniti kako biste odabrali dobavljača podatkovne sobe koji najviše odgovara vašem projektu.

1. Utvrdite potrebe. Definirajte za što vam je potreban VDR, koliko dugo će projekt trajati, koliko će korisnika pristupiti prostoriji i koliki kapacitet za pohranu podatkovna soba treba imati.
2. Postavite ograničenja proračuna. Definirajte koliko si možete priuštiti potrošiti na podatkovnu sobu jer cijene počinju od 99 USD mjesečno i mogu doseći tisuće dolara godišnje.
3. Pročitaj recenzije. Saznajte što drugi korisnici misle o pružateljima usluga na stranicama za recenziranje podatkovnih soba.
4. Usporedite virtualne podatkovne sobe. Odaberite 2-3 dobavljača i usporedite ih u smislu funkcionalnosti, iskustva i cijene.
5. Rezervirajte demo. Obratite se dobavljaču kako bi vam prodajni predstavnik mogao pokazati kako funkcionira podatkovna soba i koje su opcije cijena za vaš projekt.