10 najboljih savjeta, trikova i značajki za zumiranje kako biste postali profesionalci u video konferenciji

Videokonferencije se brzo mijenjaju u najpoželjniji medij komunikacije u moderno doba. Bilo da se radi o e-pošti ili glasovnom pozivu, puno se izražavanja i namjere gubi u tim načinima komunikacije. Stoga se susreti licem u lice često traže za poslove od najveće važnosti.

Međutim, sastanak licem u lice košta puno resursa, vremena i energije, samo da bi se namjeravane zabave odvele u istu sobu. Cijeli proces odiše zastarjelom tradicijom i neučinkovitošću. Videokonferencije su izašle kao učinkovita alternativa skupim osobnim sastancima / konferencijama.

Video konferencija tehnologija je koja će se potpuno integrirati u naš život poput onoga kako su postali mobiteli i telefoni. Video konferencija omogućuje korisniku da zanemari udaljenost i osjeća se kao da ste pored sudionika / pozivatelja. Omogućuje nam davanje i primanje; objasniti i uputiti u stvarnom vremenu - čak i ako su pozivi iz druge države.

Aplikacija Zoom uzbudljivo je i profesionalno rješenje za video konferencije koje korisniku nudi izuzetno iskustvo video konferencija i još mnogo toga. Aplikacija Zoom omogućuje korisniku da dijeli vaš zaslon s onima koji su povezani s pozivom. Omogućuje vam da kontrolu sastanka prenesete na drugu osobu, a čak vam omogućuje i snimanje poziva kao videozapisa.

Rješenje za video konferencije aplikacije Zoom ima puno korisnih i funkcionalnih opcija koje su skrivene u njihovom naprednom izborniku. Sljedeći popis omogućuje vam da saznate više o značajkama, savjetima i trikovima za otkrivanje neizmjernog potencijala ove uzbudljive komunikacijske aplikacije. Dopustite nam da duboko zaronimo u prekrasne mogućnosti koje vam omogućuju učinkovitiju upotrebu aplikacije - čineći vas profesionalcem na video konferencijama.

1. Automatski planer sastanka

Aplikacija Zoom oslobađa vas brige da ćete pomoćnika zakazati za sastanak. Aplikaciju planera sastanka možete izravno povezati sa Zoomom, što će stvoriti novi Zoom sastanak svaki put kada korisnik rezervira sastanak. Također dodaje datume i vremena u osobni kalendar koji je povezan sa Zoomom. Na taj su način vaši sastanci potpuno automatizirani i učinkoviti, bez ljudskih pogrešaka.

Možete čak automatizirati timske sastanke dodavanjem koraka gore navedenom, omogućujući Zoomu da podijeli vezu na sastanak s aplikacijom za timski chat, poput Slacka ili slično.

2. Jednostavno stvorite ponavljajuće sastanke putem spremljenih postavki i jednog URL-a

Ponavljajući sastanci mogu biti tjedne i mjesečne prijave ili drugi redovno zakazani pozivi koje imate s istim skupom ljudi. Stvaranjem ponavljajućeg sastanka u Zoomu, samo trebate jednom spremiti postavke i moći ćete ga koristiti svaki put kad nazovete. Još jedna učinkovita točka u opciji ponavljajućeg sastanka je da isti URL možete koristiti uvijek iznova. Stoga sudionicima sastanka ne trebate slati novi URL svaki put kada je sastanak zakazan.

Još jedan zgodan trik upakiran u mogućnost ponavljanja sastanka je ‘Nema fiksnog vremena.’ Možete koristiti ovu opciju ako se sastajete s istim skupom ljudi po redovnom rasporedu, ali ne istovremeno, za svaki sastanak. Pomoću opcije „Nema fiksnog vremena“ možete stalno upotrebljavati iste postavke i ID sastanka, ne mijenjajući ništa za vrijeme koje ste odlučili povezati putem video konferencije.

3. Provjerite tko je prisustvovao sastanku

Ovo je korisna značajka za video konferencije koje su obvezne po prirodi - poput sveučilišnog predavanja ili obveznog radnog treninga. Za događaje videokonferencija kao takve, morat ćete provjeriti podatke onih koji su prisustvovali i onih koji nisu. Zoom vam pruža ove informacije nakon završetka sastanka.

Da biste pronašli ‘popis sudionika’, sve što morate učiniti je otići na odjeljak Upravljanje računom zuma> Izvještaj. U odjeljku Izvještaj samo trebate pronaći ‘Izvješća o upotrebi’ i kliknuti na ‘Sastanak’ da biste odabrali sastanak za koji želite pronaći informacije.

Nakon što pronađete sastanak, odaberite vrstu izvješća i datumski raspon prije nego što kliknete opciju generiranja izvješća.

Bilješka: Popis sudionika može se generirati samo ako su ispunjeni sljedeći uvjeti:

1. Morate biti domaćin zakazanog sastanka s ulogom administratora ili vlasnika računa.
2. Treba omogućiti izvješća o upotrebi.

• Račun Zoom mora biti Pro ili API partner ili poslovni ili obrazovni plan.

4. Aplikacija Zoom omogućuje vam prikupljanje podataka od polaznika

Ako ste smatrali da je lista prisutnosti korisna značajka, opcija prikupljanja podataka aplikacije Zoom značajka je koja je još izvrsnija. Zoom vam omogućuje prikupljanje podataka o sudionicima od njih samih prije nego što se pridruže sastanku.

Da biste prikupili podatke, morate omogućiti opciju Registracija koja se nalazi na kartici ‘Moji sastanci’ u aplikaciji Zoom. Nakon što je značajka omogućena, možete postaviti obrazac koji sudionici moraju ispuniti prije nego što se pridruže sastanku.

Aplikacija Zoom dolazi s ugrađenim zadanim obrascem koji vam omogućuje da označite potvrdne okvire standardnih podataka koje biste možda željeli prikupiti, poput imena, povezanosti s tvrtkom itd. Međutim, Zoom vam omogućuje i stvaranje vlastitih polja u registraciji preko kartice „Prilagođeno Pitanja. ’Na ovoj kartici možete stvoriti nova pitanja i polja koja želite dodati registraciji oblik.

‘Webinar’ je termin za mrežni seminar. Aplikacija Zoom prilično je sposobna provoditi webinare koji vam omogućuju povezivanje s mnoštvom sudionika. Međutim, za registraciju je li bolje koristiti obrazac na web mjestu događaja ili koristiti aplikaciju za upravljanje događajima. Kako bi se oni koji su se prijavili za vaš događaj istovremeno registrirali na Zoomu, savjetuju se aplikacije za automatizaciju. Unaprijed izrađene aplikacije Zapier-a omogućuju vam sinkronizaciju polaznika sa Zoomom, možete to koristiti ili bilo koju drugu aplikaciju za automatizaciju da biste učinkovito koristili Zoom za svoje webinare.

Bilješka: Da bi se podaci prikupili od polaznika, moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:

1. Morate biti domaćin sastanka.
2. Morate imati profesionalni račun.

• Sastanak ne može biti vaš ‘osobni ID sastanka’.

5. Napravite videozapis iz poziva zumiranja

Još jedna pametna značajka u Zoomu je mogućnost snimanja vašeg videokonferencijskog poziva kao videozapisa. Ova je značajka vrlo korisna za dijeljenje sastanka s onima koji su je propustili. Za pregled sastanka ova je značajka najvažnija.

Aplikacija Zoom omogućuje vam snimanje videozapisa na lokalnom pogonu ili u oblaku. Treba napomenuti da je opcija pohrane u oblaku dostupna samo korisnicima koji plaćaju. Prednost upotrebe značajke pohrane u oblaku je mogućnost trenutnog strujanja sastanka u web pregledniku, čim je snimanje spremno. Kapacitet pohrane u oblaku razlikuje se ovisno o različitim računima / planovima.

Još jedan čimbenik koji morate imati na umu kod snimanja video konferencija je unaprijed optimiziranje postavki. Ova preventivna inicijativa omogućuje vam odabir najbolje kvalitete koja odgovara vrsti videokonferencije koju provodite. Na primjer: Za video konferenciju emitiranog tipa, gdje se na zaslonima pojavljuje samo domaćin, mnogo je učinkovitije snimiti samo zvuk i video zapisa domaćina. Dok biste na sastanku tipa suradnje na kojem domaćin i sudionici međusobno komuniciraju i međusobno razmjenjivali informacije, možda želite snimiti sve. Stoga je prije pokretanja snimanja video konferencije vrlo poželjno provesti nekoliko minuta u oknu s postavkama odabirom najboljeg formata za vaše zahtjeve.

Bilješka: Da bi se omogućilo snimanje video konferencija, moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:

1. Za snimanje videozapisa potrebno je pokrenuti Zoom na sustavu Windows ili Linux ili macOS.

Ako u videokonferencijama ne vidite opciju snimanja, provjerite stranicu s postavkama ili neka je administrator omogući.

6. Neka napomene postanu suradničke

Opcija Zumiranje dijeljenja zaslona omogućuje hostu da svim sudionicima videopoziva prikaže sve što se nalazi na njegovom zaslonu. Alat za napomene aplikacije Zoom omogućuje sudionicima / sudionicima video konferencije da crtaju i ističu na zajedničkom zaslonu. Treba pohvaliti ovu učinkovitost i kreativnost ovog alata. Ako razgovarate o vizualnim materijalima kao što su makete, grafički dizajn itd., Značaj alata za bilješke ne može se objasniti samo riječima.

Ako ste sudionik poziva i trebate napomenuti na zajedničkom zaslonu drugog, opciju Annotate možete pronaći u odjeljku "View Option" na vrhu prozora Zoom. Nakon što kliknete na opciju Annotate, na traci s alatima s opcijama označavanja kao što su "crtanje", "tekst", "strelica" itd. Gumb za spremanje na alatnoj traci omogućuje vam snimku zaslona kompletne slike s bilješkama. Ako ste domaćin, dobit ćete i mogućnost onemogućavanja napomena za sve sudionike.

7. Sudjelovanje u videokonferencijskim pozivima

Kada ste domaćin profesionalnog video poziva / konferencije, može doći vrijeme kada sastanak mora biti na čelu ili zajednički kontrolirati više domaćina. Možda postoje slučajevi kada bi PR tim možda želio kontrolirati sastanak zajedno sa govornikom ili temom sastanka webinar / video konferencija treba dvoje ljudi da objasne potrebni materijal ili dva rukovoditelja moraju surađivati prezentacija. U takvim okolnostima, Zoom vam omogućuje da odaberete više osoba koje će upravljati videokonferencijom, umjesto da između ostalih odaberete jednog domaćina

Postupak korištenja opcije zajedničkog hosta započinje prvo odlaskom na postavku Zoom Meeting i omogućavanjem opcija 'Co-Host.' Nakon što to učinite, morate pričekati da započne .meeting i da co-host započne pridružiti. Od početka sastanka možete dodati osobu klikom na tri točke koje lebde iznad videozapisa.

Alternativna metoda za zajedničko hostiranje je pronalaženje prozora sudionika i odabir „Upravljanje sudionicima“. Jednom kada pregledate popis sudionici, zadržite pokazivač miša iznad imena sudionika kojega želite hostirati i kliknite na „Više“ te odaberite opciju „Učini su-domaćinom“.

Bilješka: Da bi se omogućila opcija Co-Host, moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:

1. Morate imati račun Pro ili Business ili API partnera ili Obrazovni račun.
2. Morate pokrenuti Zoom na macOS, Windows, Android ili IOS (ne na Linusu ili Webu).

Ako se opcija Co-Host ne pojavi, zatražite od svog administratora računa da omogući privilegije co-hostinga na kartici Meetings.

8. Dostupna soba za sastanke za polaznike

Zoom ima zanimljivu mogućnost puštanja sudionika u video poziv čak i prije nego što se domaćin pojavi. Male grupe vole ovu opciju jer im omogućuje malo razgovore prije nego što se čini da domaćin bude sudija sastanka.

Međutim, ponekad se ovaj skup vaših polaznika u virtualnoj sobi može pripisati a loš prikaz vašeg brenda ili korporativnog imidža zbog interakcije započinje prije nego što je domaćin uopće stiže. To se može izbjeći stvaranjem virtualne čekaonice koja sudionike drži na čekanju dok im domaćin ne dopustite da se pridruže sastanku istovremeno ili jedan po jedan.

Točna opcija za omogućavanje virtualne čekaonice razlikuje se ovisno o vrsti vašeg računa. Međutim, nakon što omogućite opciju, možete prilagoditi ono što želite da sudionici vide dok čekaju početak sastanka.

9. Dopustite trećoj strani ili vašem pomoćniku da zakažu vaš sastanak

Zum vam omogućuje upućivanje iznimnih video poziva, ali to je više od puke aplikacije za video poziv. Mnoštvo značajki i opcija čine Zoom moćnim alatom korporativne komunikacije. Zoom često koriste profesionalci i rukovoditelji visoke razine za povezivanje s raznim osobljem putem video konferencija.

Stoga u korporacijskom ili poslovnom okruženju komunikacijskim alatom često mora upravljati pomoćnik ili PR tim ili marketinško osoblje. Zoom vam omogućuje da raspored sastanka prenesete svom pomoćniku ili trećoj strani koja upravlja vašim kalendarom.

Da biste omogućili privilegije pomoćnika za zakazivanje, morate se prijaviti u Zoom i u odjeljku 'Postavke sastanaka' kliknuti na 'Ostalo'. pronaći će znak plus pored Pomoćnika za zakazivanje, kliknite ga i upišite ID e-pošte svog pomoćnika i završite postupak klikom na Dodijeliti.

Nakon što dodate svog pomoćnika, izabrano osoblje mora se odjaviti i prijaviti na svoj Zoom račun kako bi značajka započela s radom. Nakon što Asistent za zakazivanje stupi na snagu, dodijeljeno osoblje može vam zakazati sastanke. Slijedite naprednu opciju ili opciju sastanka (na temelju verzije vašeg zuma) i stvorite nove sastanke na temelju uputa.

Bilješka: Da bi vaš pomoćnik ili treća strana mogli zakazati sastanke za vas, moraju biti ispunjeni sljedeći uvjeti:

1. Oni koji su dobili povlastice zakazivanja i Primarni račun koji im je dodijelio privilegije, moraju imati ili Pro ili Corp licencu.
2. Za one koji žele provoditi webinare, planer i vlasnik računa moraju imati Webinar licencu.

10. Osnove tipkovnice za učinkovitu navigaciju kroz aplikaciju Zoom

Za one koji često koriste Zoom, učenje nekoliko tipkovnih prečaca pomoći će vam da spretno upravljate videopozivima. Prečaci Zooma su razumni, funkcionalni i lako se pamte.

Zalažem se za „pozvati“. Za korisnike macOS-a, „Cmd + I“ preskače na prozor za poziv. Za korisnike Windowsa, "Alt + i" dovodi vas do prozora za poziv. Ovaj prečac omogućuje vam brzi početak aktivnosti zumiranja jer iz prozora za pozive možete dohvatiti veze do sastanka ili poslati pozivnice e-poštom.

M je kratica za nijemi. Za korisnike Maca, “Cmd + Ctrl + m”, a za korisnike Windowsa, “Alt + m” omogućuje vam isključivanje svih ostalih u pozivu dok ste domaćin.

Zaslon za dijeljenje popularna je značajka u Zoomu i popularnost se ne gubi na Zoomu, jer značajka ima svoj ekskluzivni prečac.

S označava udio. Za korisnike Maca, “Cmd + Shift + s”, a za korisnike Windowsa, “Alt + Shift + s” omogućuje vam dijeljenje zaslona sa sudionicima poziva.

Ovi prečaci omogućuju vam trenutne promjene kada započinjete s Zoom-om za dan ili usred video poziva.

Kako se Zoom uspoređuje sa konkurentima? Što Zoom čini jedinstvenim?

Zoom je cjelovit alat za video konferencije koji vam omogućuje upućivanje sofisticiranih video poziva / konferencija i puno više. Najbolje tvrtke ili rivali koji nude slične usluge Zoom-u su WebEx, Skype i LogMeIn. Iako tri tvrtke nude sličnih usluga, Zoom je veći naglasak stavio na video aspekt njihovog proizvoda, jer nudi veću brzinu kadrova usporedno.

Među tri konkurenta, Skype je nadaleko poznat po svojoj osobnoj upotrebi i nije baš popularan za korporativne aktivnosti u usporedbi sa Zoomom i ostalima. Iako su grafika sučelja i dizajn Skypea ugodniji za oko, nedostaju različite značajke i opcije utemeljene u drugim rješenjima za video konferencije.

WebEx preuzima vodeću ulogu u besplatnom planu bez ograničenja duljine sastanka u usporedbi s ograničavanjem zuma na 40 minuta. Međutim, Zoom je na vrhu utrke svojom sposobnošću dijeljenja ne samo zaslona, ​​već i zvuka domaćina - značajke koja je jedinstvena za Zoom.

Razne mogućnosti korporativne komunikacije i webinara često su plaćene povlastice. Rasponi cijena su među sobom slični. Međutim, Zoom nudi mnoštvo sofisticiranih opcija kao što su konferencijske sobe i još mnogo toga.

Zoom je profesionalno rješenje za video konferencije. Međutim, to je ta kratka fraza i također puno više. Čitajući sve savjete, trikove i značajke Zooma, nije se moglo ne zaključiti da je Zoom cjelovito rješenje za virtualnu komunikaciju.

Zum vam omogućuje upućivanje video poziva iznimne kvalitete, a omogućuje i dijeljenje zaslona, ​​izradu napomena, snimati pozive kao video, dodavati pomoćnike, stvarati konferencijsku sobu, prikupljati podatke o registraciji i više. Opcije dostupne sa Zoomom nude vam nebrojene mogućnosti tijekom video poziva, koje inače nisu bile moguće.

Mogućnosti koje vam približi Zoom omogućuje, domaćinu, da učinkovitost virtualne konferencije podigne na sljedeću razinu. Sa Zoomom komunikacija je bliža, osobnija i učinkovitija; unatoč udaljenosti.

Uz Zoom, povežimo se, podijelimo, surađujmo i stvorimo - nadilazeći granice.