Miért a testületi portálok a csapatmunka és az együttműködés kialakításának elsődleges eszközei?

Ezen a ponton egyetlen harmadik fél együttműködési eszköze sem felel meg a jó és stabil ajánlatnak tábla portál. Ez a 21. századi trend lett a legtöbb nagy és kis cégnél. Nem meglepő, mert ez a legegyszerűbb módja az irányítási folyamat minden résztvevőjének mozgásának koordinálásának: a beosztású vezetőktől és adminisztrátoroktól az igazgatóságig.

A tanácstermek fejlesztésének története

Az 1990-es évek végén az internet gyorsan elterjedt. Az emberek számítógépeket vásároltak, internetszolgáltatókhoz regisztráltak, és online nézték meg, mit kínál a világháló. Annak ellenére, hogy a technológia akkoriban korlátozott volt, az előrelátó igazgatók azt fontolgatták, hogyan lehetne az Internetet automatizálni az igazgatósági ülések folyamatában. Még sok évezred telhet el, míg egy virtuális tanácsterem – mind a név, mind a technológia – hivatalosan is elérhetővé válik a piacon.

Az új technológiák fejlődése, valamint a vállalati botrányok megjelenése felvetette az igényt egy hatékonyabb testületi ülési eljárásra, amely nemcsak egyszerű, hanem megfelelő is. A BoardVantage volt az egyik első szolgáltató 2002-ben. Más, hasonló szolgáltatásokat nyújtó cégekkel együtt a társaság kockázati tőkéhez jutott.

Az elektronikus könyvipar azonban továbbra is korlátozott. Csak a felsővezetők számára volt elérhető, és hasznossága az ülések dokumentumainak nagy számítógépeken való megtekintésére korlátozódott. Nem sokat lehetett vele kezdeni.

Az igazi játékmódot azonban az iPad debütálása jelentette 2010-ben. Az igazgatótanács tagjai használhatják ezeket a hordozható táblagépeket a nehéz számítógépek helyett az ülések során. Ez az első alkalom, hogy az igazgatótanács tagjai valóban mobilak voltak, lehetővé téve számukra, hogy bárhonnan együttműködjenek egymással. A többérintéses funkcióval a felhasználók közvetlenül az iPaden írhatnak és rajzolhatnak, mintha az papír lenne, még több határt lebontva.

Ezek a funkciók megnyitották az ajtót olyan új funkciók előtt, amelyek javították az igazgatósági tagok kommunikációját. Végül a távoli igazgatósági ülésekhez szükséges technológia már rendelkezésre állt, amint azt az eladók gyorsan felfedezték.

Miért kivételes a Board Portal ebből a szempontból?

A világjárvány megalapozta ezt a tendenciát, de a karanténon kívül is folytatódott. Elegendő erősséget mutatott ahhoz, hogy összefoglaljuk ebben a listában.

Előny még a Találkozó létrehozása során is 

A harmadik féltől származó szoftverek használata időigényes és fárasztó. Először összegyűjti az összes fájlt egy halomba, manuálisan rendszerezi, feltölti a szerverre, és csak ezután tudja szétosztani őket az értekezlet előtt. Sokkal egyszerűbb a virtuális tábla szoftver használata. Csak húzzon egy fájlt egy meglévő sablonba. Te talán:

• gyorsan frissítse a dokumentumcsomagot;
• egyszerűen válassza ki a megfelelő lehetőséget a teljes hirdetménycsomag megváltoztatásához;
• használja a Board Portált a napirend automatizálására dokumentumcsomag készítése során.

Ez csökkenti a csomagfájlok rendezésére és rendezésére fordított időt. Az egyes napirendi pontokhoz időbeli korlátozást is beállíthat, ami segít az ülés rendben tartását. A riasztásokat tekintve itt is jelen vannak. Ez megszabadítja az igazgatóság adminisztratív személyzetét egy újabb időigényes munka alól.

Előnyök a találkozók során közvetlenül maguk 

A Testületi Portál fő előnye, hogy online testületi ülést hozhat létre. Mintha papírról lenne szó, azonnal jegyzeteket készíthet bármely ülésdokumentum oldalára. Ezenkívül ezek a jegyzetek lehetnek személyesek vagy megosztottak, így biztosítva, hogy a foglalkozások élénkek és hatékonyak legyenek. Teljes körű ülésmegoldás, egyes igazgatósági portálok még szavazási és e-aláírási lehetőségeket is tartalmaznak. Egy tábla portálon:

• a részvétel automatikusan nyomon követhető;
• az egyes ülések jegyzőkönyvei tartalmazzák a jelenlétre vonatkozó információkat, amelyek ellenőrzési jelentéseken keresztül is nyomon követhetők;
• többé nem kell manuálisan felvenni a részvételt az értekezleten, ami leegyszerűsíti az eljárást.

Mivel az idő pénz, érdemes a legtöbbet kihoznia a találkozási időből.

Előnyök a találkozó után

Az igazgatótanács-kezelő szoftver projektmenedzsment eszközöket is tartalmaz, amelyek segítik az ülés utáni folyamatot. Biztonságos tábladokumentumok a Dokumentumtárban tárolhatók. Ez garantálja, hogy minden, az Igazgatóságtól kapott információ azonnal rendelkezésre álljon az ellenőrzések számára. Ez azt is jelenti, hogy minden új igazgatósági tag vagy vezérigazgató hozzáférhet az Igazgatóság korábbi dokumentumaihoz.

Miért kötelezőek az ilyen típusú együttműködési alkalmazások?

Az együttműködési alkalmazások számos okból rendkívül hasznosak. A Board portálszoftver alapötlete nagyszerű, mert az ilyen típusú alkalmazásokat egyszerűen egyetlen kényelmes eszközben egyesítik, amely fokozott biztonságot nyújt.

Ha már a biztonságról beszélünk, haladó kutatók biztosítanak bennünket arról, hogy a titkosítás szintje szinte minden népszerű tanácstermi megoldások elérik a katonai titkosítás szintjét vagy olyan vezető pénzügyi intézményeket, mint a központi bank. Ahogy az várható is volt, a hackereknek nincs esélyük, hacsak meg nem adjuk a jelszavunkat és a kétfaktoros hitelesítés végrehajtásának módját.

Jelenleg ez az egyetlen olyan alkalmazás, amely teljes, papírmentes tárgyalási megoldást kínál. Ahogy a kutatók mondják, ez a következő szintre emeli vállalkozását, lehetővé téve, hogy áttörje azt a növekedési plafont, amelybe jelenleg valószínűleg belebotlik.