Mengapa Board Portal adalah Alat Utama untuk Membangun Kerja Tim dan Kolaborasi?

Pada titik ini, tidak ada alat kolaboratif pihak ketiga yang dapat menandingi penawaran tunggal yang baik dan stabil portal papan. Ini telah menjadi tren abad ke-21 di sebagian besar perusahaan besar dan kecil. Tidak mengherankan, karena ini adalah cara termudah untuk mengoordinasikan pergerakan semua peserta dalam proses manajemen: dari manajer dan administrator, hingga dewan direksi.

Sejarah Pengembangan Ruang Rapat

Internet dengan cepat tersebar luas pada akhir 1990-an. Orang-orang membeli komputer, mendaftar ke ISP, dan online untuk melihat apa yang ditawarkan World Wide Web. Meskipun teknologi dibatasi pada saat itu, para direktur yang berpikiran maju sedang mempertimbangkan cara menggunakan Internet untuk mengotomatiskan proses rapat dewan. Ribuan tahun lagi akan berlalu sebelum ruang rapat virtual, baik nama maupun teknologinya, secara resmi tersedia di pasar.

Kemajuan teknologi baru, serta munculnya skandal perusahaan, telah meningkatkan kebutuhan akan prosedur rapat dewan yang lebih efisien yang tidak hanya mudah tetapi juga sesuai. BoardVantage adalah salah satu penyedia layanan awal pada tahun 2002. Seiring dengan perusahaan lain yang menyediakan layanan yang sebanding, perusahaan memperoleh modal ventura.

Namun, industri buku elektronik masih terbatas. Itu hanya tersedia untuk eksekutif senior, dan kegunaannya terbatas untuk melihat makalah rapat di komputer besar. Tidak banyak yang bisa Anda lakukan dengannya.

Namun, pengubah permainan yang sebenarnya adalah debut iPad pada tahun 2010. Anggota dewan mungkin menggunakan tablet portabel ini alih-alih komputer berat selama sesi dewan. Untuk pertama kalinya, anggota dewan benar-benar mobile, memungkinkan mereka berkolaborasi satu sama lain dari mana saja. Dengan fungsionalitas multi-sentuh, pengguna dapat menulis dan menggambar langsung di iPad seolah-olah itu adalah kertas, mendobrak lebih banyak batasan.

Fitur-fitur ini membuka pintu bagi fitur-fitur baru yang meningkatkan komunikasi anggota dewan. Terakhir, teknologi yang diperlukan untuk rapat dewan jarak jauh sudah tersedia, seperti yang ditemukan vendor dengan cepat.

Mengapa Portal Dewan Luar Biasa dalam Hal Ini?

Pandemi membentuk tren ini, tetapi terus berlanjut di luar karantina. Itu menunjukkan kekuatan yang cukup untuk diringkas dalam daftar ini.

Keuntungan bahkan selama Pembentukan Rapat 

Menggunakan perangkat lunak pihak ketiga memakan waktu dan melelahkan. Pertama, Anda mengumpulkan semua file ke dalam satu tumpukan, mengaturnya secara manual, mengunggahnya ke server, dan baru setelah itu Anda dapat mendistribusikannya sebelum rapat. Jauh lebih mudah menggunakan perangkat lunak papan virtual. Anda cukup menyeret file ke template yang ada. Kamu boleh:

• perbarui bundel dokumen dengan cepat;
• cukup pilih opsi yang relevan untuk mengubah paket pengumuman lengkap;
• gunakan Board Portal untuk mengotomatiskan agenda saat membuat paket dokumen.

Ini mengurangi waktu yang dihabiskan untuk menyortir dan mengatur file paket. Anda juga dapat menetapkan batasan waktu untuk setiap item agenda, yang akan membantu menjaga rapat tetap pada jalurnya. Dalam hal peringatan, mereka juga hadir di sini. Ini meringankan staf administrasi dewan dari tugas lain yang memakan waktu.

Manfaat Selama Rapat Sendiri Secara Langsung 

Manfaat utama Portal Dewan adalah kemampuannya untuk membuat rapat dewan online. Seolah-olah itu adalah kertas, Anda dapat langsung membuat catatan di halaman dokumen rapat apa pun. Selain itu, catatan ini dapat bersifat pribadi atau dibagikan, memastikan sesi Anda hidup dan efektif. Solusi rapat lengkap, beberapa Portal Dewan bahkan menyertakan opsi pemungutan suara dan penandatanganan elektronik. Di Portal Dewan:

• kehadiran dilacak secara otomatis;
• setiap risalah rapat mencakup informasi kehadiran, yang juga dapat dilacak melalui laporan audit;
• tidak perlu lagi mengambil kehadiran secara manual selama rapat, yang menyederhanakan prosedur.

Karena waktu adalah uang, Anda harus memanfaatkan waktu pertemuan Anda sebaik-baiknya.

Manfaat setelah Rapat Selesai

Perangkat lunak manajemen dewan juga menyertakan alat manajemen proyek yang membantu proses pasca rapat. Dokumen papan yang aman dapat disimpan di Perpustakaan Dokumen. Hal ini menjamin bahwa setiap informasi yang diperoleh dari Dewan segera tersedia untuk audit. Ini juga menyiratkan bahwa setiap Anggota Dewan atau CEO baru akan memiliki akses ke dokumen Dewan historis.

Mengapa Jenis Aplikasi Kolaboratif Ini Wajib?

Aplikasi kolaborasi sangat berguna karena berbagai alasan. Ide di balik perangkat lunak portal Board sangat bagus, karena jenis aplikasi ini hanya digabungkan menjadi satu alat praktis yang memiliki keamanan yang ditingkatkan.

Berbicara tentang keamanan, peneliti tingkat lanjut meyakinkan kami bahwa tingkat enkripsi di hampir semua yang populer solusi ruang rapat mencapai tingkat enkripsi militer atau lembaga keuangan teratas seperti pusat bank. Seperti yang Anda duga, peretas tidak memiliki peluang kecuali Anda memberi mereka kata sandi dan cara untuk melakukan autentikasi dua faktor.

Ini adalah satu-satunya jenis aplikasi yang menawarkan solusi rapat tanpa kertas yang lengkap. Seperti yang dikatakan para peneliti, ini membawa bisnis Anda ke tingkat berikutnya, memungkinkan Anda untuk menembus batas pertumbuhan yang mungkin membuat Anda tersandung saat ini.