Apa itu Ruang Data Virtual dan Bagaimana Ini Membantu Proses Jual Beli Real Estat?

Teknologi perangkat lunak ruang data virtual diperkenalkan hampir dua dekade lalu ketika sektor korporasi mulai menggunakannya untuk uji tuntas M&A. Belakangan, bisnis dari berbagai industri dan negara mulai menggunakan ruang data virtual di bidang lain, termasuk penggalangan dana, manajemen data, penggalangan modal, dan real estat.

Saat ini, industri real estat global berdiri sebagai salah satu kasus penggunaan terbesar dari teknologi ruang data elektronik. Investor, pengacara real estat, manajer aset, agen penjual, broker, pembeli, penjual, dan auditor di industri real estat dengan cepat beralih ke perangkat lunak ruang data karena berbagai alasan. Pada artikel ini, Anda akan mempelajari apa itu perangkat lunak ruang data online dan mengapa ini sangat efektif dalam bisnis real estat.

Apa itu perangkat lunak ruang data real estat?

A ruang data real estat adalah platform penyimpanan dan manajemen data digital tempat Anda dapat menyimpan, mengatur, berbagi, mengedit, bertukar, dan mengelola dokumen rahasia dan dokumen terkait kesepakatan lainnya.

Ruang data virtual terutama melakukan tiga fungsi utama, termasuk;

• Penyimpanan/berbagi/manajemen data
• Komunikasi intra organisasi dan antar organisasi
• Manajemen proyek atau kesepakatan

Di ruang data, Anda dapat mengunggah dan mengatur dokumen untuk penggunaan rutin Anda. Anda dapat menggunakan alat manajemen dokumen VDR untuk membuat, mengedit, membuat anotasi, berbagi, dan melihat dokumen. Yang terpenting, VDR memungkinkan Anda menyimpan data di hampir semua format file gambar, dokumen, video, audio, dll.

Bukan hanya manajemen data, ruang data virtual biasanya memiliki seperangkat alat komunikasi terbaru yang lengkap, termasuk modul Tanya Jawab, alat konferensi video/audio, pesan obrolan, jajak pendapat langsung, alat pemungutan suara, dan obrolan grup benang.

Fungsi ketiga dan terpenting dari perangkat lunak ruang data online adalah manajemen kesepakatan. VDR merampingkan berbagai proses seperti uji tuntas, berbagi data, dan rapat online selama merger, akuisisi, konsolidasi, kemitraan, dan kesepakatan real estat. Anda juga bisa kunjungi situs web ini untuk membaca lebih lanjut tentang ruang data virtual real estat.

Pentingnya Ruang Data Virtual dan Penawaran Real Estat

1-Kelola semua Dokumen Anda di satu Tempat

Salah satu cara terbaik untuk menggunakan ruang data virtual untuk real estat adalah menjadikannya tempat penyimpanan data utama Anda. Perusahaan real estat mengelola berton-ton data penting secara teratur. Ini mungkin termasuk portofolio aset mereka, informasi klien masa lalu, saat ini, dan potensial, dan dokumen hukum lainnya.

Repositori manajemen data terpusat akan berguna, terutama jika perusahaan memiliki banyak kantor. Data akan diperbarui secara real time, dan semua karyawan yang bersangkutan akan memiliki akses ke versi dokumen terbaru. Yang terpenting, semua orang akan tahu kemana harus mencari informasi.

2-Kelola semua Proyek Anda dengan Mudah

Bahkan perusahaan real estat berukuran kecil berurusan dengan puluhan atau ratusan klien secara bersamaan. Mengelola banyak proyek menjadi jauh lebih mudah dengan ruang data virtual. Bergantung pada layanan ruang data dan paket yang Anda pilih, Anda dapat membuat beberapa ruang data dan mengelola semua proyek dengan mudah.

Selain itu, Anda dapat mengizinkan broker atau mitra Anda untuk berurusan dengan klien di ruang data sementara mereka. Mereka dapat berbagi dokumen dengan mereka, mengatur rapat online, melakukan uji tuntas, dan bahkan membuat mereka menandatangani dokumen di dalam ruang data. Yang terpenting, Anda (sebagai administrator VDR) dapat melacak kemajuan semua proyek.

3-Pastikan Keamanan Data Maksimal

Ini bukan hanya manajemen data; perangkat lunak ruang data virtual juga memenuhi kebutuhan paling penting dari bisnis real estate—perlindungan data. Setiap perusahaan real estat memiliki informasi pelanggan yang sangat sensitif, yang jika dipublikasikan atau dicuri oleh peretas, dapat menimbulkan masalah hukum bagi perusahaan.

Juga, sistem manajemen data yang lemah memungkinkan peretas mencuri data pada proyek Anda yang sedang berlangsung, daftar klien, dan dokumen rahasia lainnya. Peretas ini sering kali menjual informasi semacam itu kepada pesaing, dan Anda mungkin akan kehilangan keunggulan kompetitif.

4-Komunikasi Online dan Tur Visual

Komunikasi adalah bagian wajib dari kesepakatan real estat, terutama dalam uji tuntas. Ruang data elektronik memastikan bahwa setiap orang yang terlibat dalam kesepakatan dapat berkomunikasi dengan aman dan mudah. VDR dapat membantu Anda mengatur rapat online, sesi tanya jawab langsung untuk mengatasi ambiguitas, dan memungkinkan obrolan pribadi. Yang terpenting, investor dan mitra dapat tetap terhubung dengan perusahaan melalui ruang data.

Solusi ruang data virtual terbaru memiliki alat video HD atau memungkinkan integrasi dengan aplikasi pihak ketiga yang serupa dan membantu Anda melakukan tur visual properti real estate. Pembeli zaman modern, terutama generasi Z, lebih tertarik dengan tur video online daripada mengunjungi properti secara fisik.

Beberapa penyedia ruang data virtual terbaik di industri real estat meliputi;

• Ruang Data Virtual iDeals
• Ruang Data Ansarada
• DealRoom
• Ruang Data Virtual SecureDocs
• Ruang Data Virtual Firmex

Kata Akhir

Ruang data real estat membantu agen penjual atau perusahaan real estat dalam manajemen portofolio, manajemen dokumen, berbagi data, komunikasi online, dan manajemen kesepakatan. Yang terpenting, ruang data virtual aman dan hemat biaya.