Pentingnya Memilih Data Room yang Tepat untuk Anda
Miscellanea / / April 29, 2023
Eksekutif, anggota dewan, dan pemimpin bisnis menggunakan layanan ruang data virtual untuk penyimpanan data yang aman dan kolaborasi yang efisien dengan pihak ketiga.
Tapi ada lusinan penyedia ruang data virtual di luar sana saat ini, jadi mungkin sulit untuk memilih vendor yang tepat untuk perusahaan Anda. Namun, pilihan yang tepat sangat penting, karena dapat memengaruhi hasil kesepakatan.
![Ruang data](/f/d4e8bc12a857626cfde3848a41ea6ffc.jpg)
Panduan di bawah ini akan membantu dengan tip teratas dan langkah paling penting saat mencari ruang data.
Isi Halaman
- Apa itu ruang data virtual?
- 5 alasan untuk menggunakan perangkat lunak ruang data
- Kriteria penyedia ruang data virtual terbaik
- 5 langkah yang harus diambil saat memilih penyedia ruang data virtual
Apa itu ruang data virtual?
Ruang data virtual, juga dikenal sebagai ruang data elektronik, adalah tempat penyimpanan online aman yang digunakan untuk menyimpan dan mendistribusikan file dan dokumen digital.
![Ruang Data Virtual](/f/2d3ca8a184da3b1612405c1fff7aec75.jpg)
Iklan
Perangkat lunak ruang data online sangat membantu selama transaksi dan proses bisnis berikut:
- Merger dan akuisisi. Perusahaan penjual dan pengakuisisi dapat menggunakan VDR sebagai lingkungan transaksi yang aman dan terkendali. Fitur-fiturnya memungkinkan pengunggahan dan berbagi dokumen uji tuntas rahasia dengan cepat dan mudah, berkomunikasi tentang pertanyaan M&A, dan mempercepat keseluruhan transaksi.
- Penggalangan dana. Startup dan bisnis yang bertujuan meningkatkan modal memerlukan ruang data virtual untuk berbagi dokumen dengan investor dan melacak aktivitas mereka untuk memahami siapa yang paling terlibat dan tertarik.
- IPO. Perusahaan yang ingin go public membutuhkan ruang data untuk menyediakan beberapa pihak eksternal seperti auditor, penjamin emisi, dan investor potensial dengan akses keuangan yang aman dan transparan data IPO.
- Komunikasi dewan. Anggota dewan menggunakan VDR untuk mengelola dan melaksanakan rapat dewan dan komite, berbagi materi dewan dengan aman, membuat dan menetapkan tugas, serta memantau kinerja. Kamu bisa Belajarlah lagi tentang solusi ruang data untuk dewan direksi.
5 alasan untuk menggunakan perangkat lunak ruang data
Selain penyimpanan yang aman dan berbagi file rahasia, ada banyak manfaat lain menggunakan ruang data virtual.
- Biaya yang dikurangi. Ruang data virtual jauh lebih terjangkau dan hemat biaya dibandingkan dengan ruang data fisik. Pertama, tidak ada biaya terkait perjalanan seperti tiket atau akomodasi. Kedua, pengguna tidak membayar sewa dan pemeliharaan ruang data. Bersama-sama, ini dapat menghemat ribuan dolar per tahun.
- Komunikasi yang efisien. Banyak vendor ruang data menawarkan berbagai alat kolaborasi dan komunikasi. Misalnya, obrolan langsung, diskusi utas, komentar, notifikasi, penugasan pakar, bagian Tanya Jawab, dll.
- Penyelesaian transaksi lebih cepat. VDR memungkinkan pengguna mengunggah, memperbarui, dan berbagi dokumen penting dengan cepat. Ini membantu untuk menjaga mitra, investor, dan anggota tim tetap up-to-date. Pada gilirannya, ini memfasilitasi pengambilan keputusan dan mengarah pada penutupan kesepakatan yang lebih cepat.
- Aksesibilitas. Ruang data virtual dapat diakses kapan saja dan di mana saja. Selain itu, ratusan pengguna dapat melihat dokumen secara bersamaan tanpa mengganggu pekerjaan satu sama lain.
- ramah lingkungan. Ruang data virtual membantu menghindari pencetakan dan penyimpanan ribuan dokumen kertas. Selain itu, akses jarak jauh ke VDR mencegah pengguna bepergian, sehingga mengurangi emisi karbon dioksida. Itu semua berdampak positif bagi lingkungan.
Kriteria penyedia ruang data virtual terbaik
Saat mencari ruang data virtual, fokuslah pada karakteristik berikut.
Kriteria | Keterangan |
1. Keamanan data yang kuat |
Pilih penyedia yang menawarkan:
|
2. Fitur lanjutan |
Pastikan ruang data memiliki:
|
3. Dukungan pelanggan profesional |
Perhatikan jika vendor menawarkan:
|
4. Kriteria lainnya |
Lihat yang berikut ini:
|
5 langkah yang harus diambil saat memilih penyedia ruang data virtual
Berikut instruksi singkat tentang apa yang harus dilakukan untuk memilih vendor ruang data yang paling cocok untuk proyek Anda.
- Identifikasi kebutuhan. Tentukan untuk apa Anda membutuhkan VDR, berapa lama proyek akan bertahan, berapa banyak pengguna yang akan mengakses ruangan, dan berapa banyak kapasitas penyimpanan yang harus dimiliki ruang data.
- Tetapkan batas anggaran. Tentukan berapa banyak yang mampu Anda belanjakan untuk ruang data, karena harga mulai dari $99 per bulan dan bisa mencapai ribuan dolar per tahun.
- Baca ulasannya. Pelajari pendapat pengguna lain tentang penyedia di situs ulasan ruang data.
- Bandingkan ruang data virtual. Pilih 2-3 vendor dan bandingkan mereka dalam hal fungsionalitas, pengalaman, dan biaya.
- Pesan demo. Hubungi penyedia agar perwakilan penjualan dapat menunjukkan cara kerja ruang data dan opsi harga untuk proyek Anda.