10 Tip, Trik, dan Fitur Zoom Teratas untuk menjadi profesional dalam konferensi Video

Konferensi video telah dengan cepat berubah menjadi media komunikasi yang paling disukai di zaman modern. Baik itu melalui email atau panggilan suara, banyak ekspresi dan niat yang hilang dari mode komunikasi ini. Karenanya mengapa pertemuan tatap muka sering diminta untuk urusan yang sangat penting.

Namun, pertemuan tatap muka menghabiskan banyak sumber daya, waktu dan energi, hanya untuk memasukkan pihak-pihak yang dituju ke ruangan yang sama. Seluruh proses itu berbau tradisi kuno dan tidak efisien. Video conferencing keluar sebagai alternatif yang efisien untuk pertemuan / konferensi tatap muka yang mahal.

Konferensi video adalah teknologi yang akan sepenuhnya mengintegrasikan dirinya ke dalam kehidupan kita seperti bagaimana ponsel dan telepon jadinya. Video conferencing memungkinkan pengguna mengabaikan jarak dan merasa seolah-olah Anda berada di samping peserta / penelepon. Itu memungkinkan kita untuk memberi dan menerima; jelaskan dan instruksikan dalam waktu nyata - meskipun masing-masing penelepon berasal dari negara yang berbeda.

Aplikasi Zoom adalah solusi konferensi video yang menarik dan profesional yang menawarkan pengguna pengalaman konferensi video yang luar biasa dan banyak lagi. Aplikasi Zoom memungkinkan pengguna berbagi layar Anda dengan orang-orang yang terhubung dengan panggilan. Ini memungkinkan Anda untuk memberikan kontrol rapat ke orang lain dan bahkan memungkinkan Anda merekam panggilan sebagai video.

Solusi konferensi video aplikasi Zoom memiliki banyak opsi berguna dan fungsional yang tersembunyi di menu lanjutannya. Daftar berikut memungkinkan Anda mempelajari tentang fitur, tip, dan trik untuk menggali potensi besar dari aplikasi komunikasi yang menarik ini. Biarkan kami, selami lebih dalam, ke dalam opsi luar biasa yang memungkinkan Anda menggunakan aplikasi secara lebih efisien - menjadikan Anda ahli dalam konferensi video.

1. Penjadwal Rapat Otomatis

Aplikasi Zoom membebaskan Anda dari kekhawatiran mendapatkan asisten untuk menjadwalkan rapat Anda. Anda dapat langsung menghubungkan aplikasi penjadwal pertemuan Anda ke Zoom, yang akan membuat pertemuan Zoom baru setiap kali pengguna membuat janji. Itu juga menambahkan tanggal dan waktu ke kalender pribadi yang terhubung ke Zoom. Dengan cara ini, rapat Anda sepenuhnya otomatis dan efisien, bebas dari kesalahan manusia.

Anda bahkan dapat mengotomatiskan rapat tim dengan menambahkan langkah di atas, memungkinkan Zoom untuk membagikan tautan rapat ke aplikasi obrolan tim, seperti Slack atau serupa.

2. Buat pertemuan rutin dengan mudah melalui pengaturan tersimpan dan satu URL

Rapat rutin dapat berupa check-in mingguan dan bulanan atau panggilan terjadwal lainnya yang Anda lakukan dengan sekelompok orang yang sama. Dengan membuat rapat berulang di Zoom, Anda hanya perlu menyimpan pengaturan sekali dan akan dapat menggunakannya setiap kali Anda menelepon. Poin efisien lainnya dalam opsi rapat berulang adalah Anda dapat menggunakan URL yang sama berulang kali. Oleh karena itu, Anda tidak perlu mengirimkan URL baru kepada peserta rapat setiap kali rapat dijadwalkan.

Trik bagus lainnya yang dikemas dalam opsi rapat berulang adalah 'Tanpa Waktu Tetap.' Anda dapat menggunakan opsi ini jika Anda bertemu sekelompok orang yang sama dalam jadwal yang teratur tetapi tidak pada waktu yang sama, untuk setiap orang pertemuan. Dengan 'No Fixed Time' Anda dapat menggunakan pengaturan yang sama dan ID rapat berulang kali, tidak mengubah apa pun pada waktu Anda memutuskan untuk terhubung melalui konferensi video.

3. Periksa siapa yang menghadiri rapat

Ini adalah fitur yang berguna untuk konferensi video yang bersifat wajib - seperti kuliah Universitas atau pelatihan kerja wajib. Untuk acara konferensi video seperti itu, Anda mungkin ingin memeriksa informasi dari mereka yang telah hadir dan yang tidak. Zoom memberi Anda informasi ini setelah rapat selesai.

Untuk menemukan 'daftar peserta' yang harus Anda lakukan adalah pergi ke bagian Zoom Account Management> Report. Di bagian Laporan, Anda hanya perlu mencari 'Laporan Penggunaan' dan mengklik 'Rapat' untuk memilih rapat yang informasinya ingin Anda temukan.

Setelah Anda menemukan rapat Anda, pilih jenis laporan dan rentang tanggal sebelum Anda mengklik opsi buat laporan.

catatan: Daftar peserta hanya dapat dibuat jika kondisi berikut terpenuhi:

1. Anda harus menjadi penyelenggara rapat terjadwal, dengan peran administrator atau pemilik akun.
2. Laporan penggunaan perlu diaktifkan.

• Akun Zoom harus Pro atau Mitra API atau rencana Bisnis atau Pendidikan.

4. Aplikasi Zoom memungkinkan Anda untuk mengumpulkan informasi dari para peserta

Jika Anda mengira bahwa lembar kehadiran sebagai fitur yang berguna, opsi pengumpulan informasi dari aplikasi Zoom adalah fitur yang bahkan lebih indah. Zoom memungkinkan Anda mengumpulkan informasi tentang peserta dari mereka sendiri sebelum mereka bergabung dalam rapat.

Untuk mengumpulkan informasi, Anda perlu mengaktifkan opsi Pendaftaran yang ditemukan di bawah tab 'Rapat Saya' di aplikasi Zoom. Setelah fitur diaktifkan, Anda dapat menyiapkan formulir yang harus diisi oleh para peserta sebelum mereka bergabung dalam rapat.

Aplikasi Zoom hadir dengan formulir default bawaan yang memungkinkan Anda mencentang kotak informasi standar yang mungkin ingin Anda kumpulkan, seperti nama, afiliasi perusahaan, dll. Namun, Zoom juga memungkinkan Anda untuk membuat bidang kustom Anda dalam registrasi melalui tab 'Kustom Pertanyaan. ’Pada tab ini, Anda dapat membuat pertanyaan dan bidang baru yang ingin Anda tambahkan ke pendaftaran bentuk.

'Webinar' adalah sebutan untuk seminar berbasis web. Aplikasi Zoom cukup mampu melakukan webinar yang memungkinkan Anda terhubung dengan sebagian besar peserta. Namun, untuk pendaftaran lebih baik menggunakan formulir di situs web acara atau menggunakan aplikasi manajemen acara. Untuk secara bersamaan membuat mereka yang mendaftar ke acara Anda mendaftar di Zoom, disarankan aplikasi otomatisasi. Aplikasi Zapier yang dibuat sebelumnya memungkinkan Anda untuk menyinkronkan peserta dengan Zoom, Anda dapat menggunakannya atau menggunakan aplikasi otomatisasi lainnya untuk menggunakan Zoom secara efisien untuk Webinar Anda.

catatan: Untuk mengumpulkan informasi dari para peserta, persyaratan berikut harus dipenuhi:

1. Anda harus menjadi tuan rumah pertemuan.
2. Anda harus memiliki akun pro.

• Rapat tidak boleh menjadi 'Personal Meeting ID' Anda.

5. Buat video dari panggilan Zoom

Fitur pintar lainnya di Zoom adalah kemampuan untuk merekam panggilan konferensi video Anda sebagai video. Fitur ini cukup berguna untuk berbagi pertemuan dengan mereka yang melewatkannya. Untuk meninjau rapat, fitur ini adalah yang terpenting.

Aplikasi Zoom memungkinkan Anda merekam video baik di drive lokal atau di Cloud. Perlu dicatat bahwa opsi penyimpanan cloud hanya tersedia untuk pengguna berbayar. Keuntungan menggunakan fitur penyimpanan Cloud adalah kemampuan untuk segera melakukan streaming rapat di browser web, segera setelah perekaman siap. Kapasitas penyimpanan Cloud bervariasi dengan akun / paket yang berbeda.

Faktor lain yang perlu diingat untuk perekaman video konferensi adalah mengoptimalkan pengaturan sebelumnya. Inisiatif preemptive ini membuat Anda memilih kualitas terbaik yang sesuai dengan jenis konferensi video yang Anda selenggarakan. Misalnya: Untuk konferensi video jenis siaran, di mana hanya pembawa acara yang muncul di layar, akan lebih efisien jika hanya merekam audio dan video pembawa acara. Sedangkan, dalam tipe pertemuan kolaboratif di mana tuan rumah dan peserta berinteraksi dan bertukar informasi satu sama lain, Anda mungkin ingin merekam semua orang. Oleh karena itu, sebelum memulai perekaman konferensi video, sangat disarankan untuk meluangkan beberapa menit di panel pengaturan, memilih format terbaik untuk kebutuhan Anda.

catatan: Untuk mengaktifkan perekaman konferensi video, kondisi berikut harus dipenuhi:

1. Untuk merekam video, Anda perlu menjalankan Zoom di Windows atau Linux atau macOS.

Jika Anda tidak melihat opsi rekam dalam konferensi video Anda, periksa halaman pengaturan Anda atau minta administrator mengaktifkannya.

6. Biarkan anotasi menjadi kolaboratif

Opsi Berbagi Layar dari Zoom memungkinkan penyelenggara untuk menampilkan apa pun yang ada di layar mereka kepada semua peserta di panggilan video. Alat anotasi dari aplikasi Zoom memungkinkan peserta / peserta konferensi video menggambar dan menyorot pada layar bersama. Efisiensi dan kreativitas alat ini perlu dipuji. Jika Anda membahas materi visual seperti desain grafis mock-up, dll., Arti penting alat anotasi tidak dapat dijelaskan dengan kata-kata belaka.

Jika Anda adalah peserta panggilan dan perlu membuat anotasi di layar bersama orang lain, Anda dapat menemukan opsi Anotasi dari 'Opsi Tampilan' di bagian atas jendela Zoom. Setelah Anda mengeklik opsi Anotasi, bilah alat dengan opsi anotasi seperti 'gambar', 'teks', 'panah', dll. Tombol simpan pada bilah alat memungkinkan Anda mengambil tangkapan layar dari gambar lengkap dengan anotasi. Jika Anda adalah tuan rumah, Anda juga mendapatkan opsi untuk menonaktifkan anotasi untuk semua peserta.

7. Panggilan konferensi video Co-Host

Saat Anda menyelenggarakan video call / konferensi profesional, mungkin ada saatnya rapat harus dipimpin atau dikendalikan secara kooperatif oleh lebih dari satu host. Mungkin ada contoh di mana tim PR mungkin ingin mengontrol pertemuan bersama dengan pembicara atau subjek dari webinar / Konferensi video membutuhkan dua orang untuk menjelaskan materi yang diperlukan atau dua eksekutif harus secara kolaboratif memberikan presentasi. Dalam keadaan seperti itu, Zoom memungkinkan Anda memilih lebih dari satu orang untuk memimpin konferensi video daripada melalui proses memilih satu host di antara yang lain.

Prosedur untuk menggunakan opsi co-host dimulai dengan pertama-tama masuk ke pengaturan Zoom Rapat dan mengaktifkan opsi 'Co-Host.' Setelah selesai, Anda harus menunggu .meeting dimulai dan co-host Ikuti. Dengan permulaan rapat, Anda dapat menambahkan orang tersebut dengan mengklik tiga titik yang mengarahkan kursor ke video.

Metode alternatif untuk menjadi tuan rumah bersama adalah dengan menemukan jendela Peserta dan pilih 'Kelola peserta'. Setelah Anda melihat daftar peserta, arahkan kursor ke nama peserta yang ingin Anda selenggarakan bersama dan klik 'Lainnya' dan pilih 'Jadikan opsi Tuan Rumah Bersama'.

catatan: Untuk mengaktifkan opsi Co-Host, kondisi berikut harus dipenuhi:

1. Anda harus memerlukan akun Pro atau Bisnis atau Mitra API atau Pendidikan.
2. Anda perlu menjalankan Zoom di macOS, Windows, Android atau IOS (Bukan di Linus atau Web).

Jika opsi Co-Host tidak muncul, minta Administrator Akun Anda untuk mengaktifkan hak istimewa co-host di tab Rapat.

8. Tersedia ruang pertemuan untuk para peserta

Zoom memiliki opsi menarik untuk membiarkan peserta melakukan panggilan video bahkan sebelum pembawa acara muncul. Kelompok kecil menyukai pilihan ini karena memungkinkan mereka untuk melakukan pembicaraan kecil sebelum tuan rumah tampak memimpin pertemuan.

Namun, dalam kasus tertentu, kumpulan peserta Anda di ruang virtual ini dapat dikaitkan dengan a tampilan yang buruk dari merek atau citra perusahaan Anda karena interaksi dimulai bahkan sebelum tuan rumah tiba. Hal ini dapat dihindari dengan membuat ruang tunggu virtual yang menahan peserta hingga Anda, sebagai tuan rumah, mengizinkan mereka untuk bergabung dalam rapat baik pada waktu yang sama atau satu per satu.

Opsi yang tepat untuk mengaktifkan ruang tunggu virtual bervariasi dengan jenis akun Anda. Namun, setelah Anda mengaktifkan opsi, Anda bisa mengkustomisasi apa yang Anda ingin peserta lihat saat mereka menunggu dimulainya rapat.

9. Izinkan pihak ketiga atau asisten Anda untuk menjadwalkan rapat Anda

Zoom memungkinkan Anda melakukan panggilan video yang luar biasa, tetapi ini lebih dari sekadar aplikasi untuk panggilan video. Banyaknya fitur dan opsi menjadikan Zoom sebagai alat komunikasi perusahaan yang andal. Zoom sering digunakan oleh para profesional dan eksekutif tingkat tinggi untuk berhubungan dengan berbagai personel melalui konferensi video.

Oleh karena itu, dalam pengaturan perusahaan atau bisnis, alat komunikasi sering kali perlu ditangani oleh asisten atau oleh tim PR atau personel pemasaran. Zoom memungkinkan Anda mendelegasikan penjadwalan rapat ke asisten Anda atau dengan pihak ketiga yang mengelola kalender Anda.

Untuk mengaktifkan hak istimewa asisten penjadwalan, Anda perlu masuk ke Zoom dan di bawah 'Pengaturan Rapat' klik 'Lainnya.' Di sana Anda akan menemukan tanda plus di sebelah Asisten Penjadwalan, klik di atasnya dan ketik ID email asisten Anda dan selesaikan proses dengan mengklik Menetapkan.

Setelah Anda menambahkan asisten Anda, personel yang dipilih harus keluar dan masuk kembali ke akun Zoom mereka agar fitur tersebut mulai berfungsi. Setelah Asisten Penjadwalan berlaku, personel yang ditugaskan dapat menjadwalkan rapat untuk Anda. Ikuti Opsi Lanjutan atau Opsi Rapat (Berdasarkan versi Zoom Anda) dan buat rapat baru berdasarkan petunjuknya.

catatan: Untuk mengizinkan asisten Anda atau pihak ketiga menjadwalkan rapat untuk Anda, persyaratan berikut harus dipenuhi:

1. Mereka yang menerima hak istimewa Penjadwalan dan Akun Utama yang telah menetapkan hak istimewa tersebut, keduanya harus memiliki lisensi Pro atau Corp.
2. Bagi mereka yang ingin mengadakan webinar, penjadwal dan pemilik akun memiliki lisensi Webinar.

10. Dasar-dasar keyboard untuk menavigasi aplikasi Zoom secara efisien

Bagi mereka yang sering menggunakan Zoom, mempelajari beberapa pintasan keyboard akan membantu Anda mengelola video call dengan cekatan. Pintasan Zoom masuk akal, fungsional dan mudah diingat.

Saya mewakili 'invite.' Untuk pengguna macOS, "Cmd + I" melompat ke jendela invite. Untuk pengguna Windows, "Alt + i" membawa Anda ke jendela undangan. Pintasan ini memungkinkan Anda memulai aktivitas Zoom dengan cepat, karena dari jendela undangan Anda dapat mengambil tautan ke rapat atau mengirim undangan melalui email.

M adalah singkatan dari bisu. Untuk pengguna Mac, “Cmd + Ctrl + m” dan untuk pengguna Windows, “Alt + m” memungkinkan Anda untuk membungkam semua orang lain di panggilan saat Anda menjadi tuan rumah.

Berbagi layar adalah fitur populer di Zoom dan popularitasnya tidak hilang di Zoom, karena fitur tersebut memiliki pintasan eksklusifnya.

S adalah singkatan dari share. Untuk pengguna Mac, "Cmd + Shift + s" dan untuk pengguna Windows, "Alt + Shift + s" memungkinkan Anda berbagi layar dengan peserta panggilan Anda.

Pintasan ini memungkinkan Anda membuat perubahan seketika saat Anda memulai Zoom untuk hari itu atau di tengah panggilan video.

Bagaimana Zoom dibandingkan dengan pesaingnya? Apa yang membuat Zoom unik?

Zoom adalah alat konferensi video lengkap yang memungkinkan Anda melakukan panggilan / konferensi video canggih dan banyak lagi. Perusahaan atau pesaing teratas yang menawarkan layanan serupa dengan Zoom adalah WebEx, Skype, dan LogMeIn. Padahal ketiga perusahaan itu menawarkan layanan serupa, Zoom lebih menekankan pada aspek video dari produk mereka, karena menawarkan kecepatan bingkai yang lebih tinggi relatif.

Di antara ketiga pesaing tersebut, Skype dikenal luas karena penggunaan pribadinya dan kurang populer untuk aktivitas korporat dibandingkan Zoom dan lainnya. Meskipun grafis dan desain antarmuka Skype lebih enak dipandang, fitur dan opsi ini tidak memenuhi berbagai fitur dan opsi yang terdapat dalam solusi konferensi video lainnya.

WebEx memimpin dalam paket gratis tanpa batasan durasi rapat dibandingkan dengan pembatasan Zoom pada 40 menit. Namun, Zoom memuncaki perlombaan dengan kemampuannya untuk tidak hanya berbagi layar dengan audio host - sebuah fitur yang unik untuk Zoom.

Berbagai komunikasi perusahaan dan pilihan webinar sering kali datang sebagai hak istimewa berbayar. Kisaran harga juga mirip satu sama lain. Namun, Zoom menawarkan banyak pilihan canggih seperti ruang konferensi dan banyak lagi.

Zoom adalah solusi konferensi video profesional. Namun, frasa pendek itu dan juga banyak lagi. Membaca semua tip, trik, dan fitur Zoom, pasti akan sampai pada kesimpulan bahwa Zoom adalah solusi komunikasi virtual yang lengkap.

Zoom memungkinkan Anda melakukan panggilan video dengan kualitas luar biasa, dan juga memungkinkan Anda berbagi layar, membuat anotasi, merekam panggilan sebagai video, menambah asisten, membuat ruang konferensi, mengumpulkan informasi pendaftaran dan lebih. Opsi yang tersedia dengan Zoom memberi Anda kemungkinan yang tak terhitung banyaknya melalui panggilan video, yang tidak mungkin terjadi sebaliknya.

Kemungkinan yang memungkinkan usher Zoom memungkinkan Anda, sebagai tuan rumah, meningkatkan efisiensi konferensi virtual ke tingkat berikutnya. Dengan Zoom, komunikasi menjadi lebih dekat, lebih pribadi, dan lebih efisien; terlepas dari jarak.

Dengan Zoom, mari kita terhubung, mari kita berbagi, mari kita berkolaborasi dan biarkan kita berkreasi - melampaui batas.