Panduan Komprehensif untuk Memahami Biaya Board Portal dan Penggunaan yang Efektif
Miscellanea / / August 31, 2022
Semua vendor perangkat lunak papan virtual memiliki pendekatan mereka sendiri untuk menyusun solusi yang mereka tawarkan. Memahami faktor-faktor umum yang mempengaruhi biaya akhir sangat penting untuk memudahkan pengambilan keputusan sesuai anggaran Anda dan tanpa mengorbankan waktu.
Untuk menjelajahi perbandingan harga portal papan secara detail, Anda dapat meninjau artikel kami tentang topik ini.
Isi Halaman
- Frekuensi pembayaran
- Pendekatan pembentukan biaya
- Pengaya
- Langganan bulanan tetap
-
Biaya tersembunyi dalam harga portal papan
- Pengguna ekstra dan ruang penyimpanan
- Fitur lanjutan
- Peningkatan dan pemeliharaan perangkat lunak
- Pelatihan tambahan
-
Menerapkan perangkat lunak portal papan
- Pemilihan portal papan
- Adopsi
Frekuensi pembayaran
Tagihan yang harus Anda bayar untuk mengakses perangkat lunak dapat datang pada basis waktu yang berbeda: per bulan, triwulanan, dua kali setahun, atau per tahun. Berkonsentrasilah pada jangka waktu penggunaan dan jumlah papan yang akan Anda tangani dalam perangkat lunak portal papan untuk memperkirakan solusi yang paling sesuai untuk Anda. Pembayaran yang lebih sering cenderung lebih mahal.
Pendekatan pembentukan biaya
Penyedia perangkat lunak manajemen dewan yang mengadopsi sistem penetapan harga per pengguna dan per fitur membentuk final biaya sesuai dengan jumlah anggota portal dewan, ruang penyimpanan, dan instrumen perusahaan klien memerlukan. Dalam kasus ini, yang terbaik adalah membayangkan seluruh konfigurasi papan Anda dengan semua proses tersembunyi untuk membuat keputusan yang benar.
Pengaya
Banyak penyedia solusi pertemuan tanpa kertas mengusulkan perluasan fungsionalitas perangkat lunak dengan alat tambahan, seperti ruang penyimpanan tambahan. Metode menganalisis nilai uang dari perangkat lunak yang dimaksud ini optimal jika Anda memiliki bisnis besar atau a organisasi nirlaba dengan jumlah direktur dan komite yang bervariasi, karena penetapan harga akhir dapat melebihi harga yang ditetapkan anggaran.
Langganan bulanan tetap
Paket biaya tetap adalah cara paling transparan yang dapat ditawarkan oleh penyedia perangkat lunak rapat dewan online. Jenis sistem pembentukan harga ini menentukan alat yang disertakan di muka.
Untuk pengalaman manajemen papan online yang bermanfaat – ruang penyimpanan tak terbatas dan jumlah langganan pengguna adalah pilihan cerdas.
Iklan
Biaya tersembunyi dalam harga portal papan
Jika Anda tidak mengklarifikasi sistem penetapan harga penyedia pada tahap memperkenalkan diri Anda pada produk mereka, ada kemungkinan besar Anda akan menghadapi biaya tersembunyi. Ini dapat meningkatkan harga awal di atas batas anggaran Anda dan sangat memengaruhi proses kerja dewan. Di bawah ini, kami telah menulis biaya tersembunyi yang paling sering diabaikan.
Pengguna ekstra dan ruang penyimpanan
Semua dewan direksi bekerja dengan sejumlah besar data selama rapat dan mereka sendiri. Kapasitas penyimpanan yang terbatas dapat menyebabkan kebutuhan gigabyte tambahan. Hal ini, pada gilirannya, dapat memicu pelampauan anggaran yang telah ditetapkan.
- Wawasan. Kami menyarankan untuk memperkirakan kebutuhan ruang penyimpanan maksimum organisasi Anda saat membandingkan harga perangkat lunak manajemen papan. Kami juga menyarankan Anda meminta transparansi harga mutlak kepada penyedia.
Fitur lanjutan
Penyedia perangkat lunak pilihan harus terbuka dan jelas tentang alat yang akan dikenakan biaya, terlepas dari tingkat kerumitannya. Ini termasuk protokol keamanan yang ditingkatkan, dukungan kustom, konsultasi administrasi, manajemen entitas, dll.
Peningkatan dan pemeliharaan perangkat lunak
Pemeliharaan perangkat lunak manajemen papan dapat dikenakan biaya tambahan jika Anda memesan penempatan di tempat. Administrator mungkin ingin penyedia membantu mereka menginstal solusi mereka, mengonfigurasi pengaturan, atau membeli dan kemudian menginstal peralatan lain di dalam premis fasilitas organisasi.
Iklan
Pelatihan tambahan
Setiap anggota dewan yang bergabung setelah pelatihan awal mungkin memerlukan instruksi tentang cara menggunakan teknologi dengan sukses. Untuk menghindari biaya tambahan dari setiap sesi pendidikan, yang terbaik adalah mengklarifikasi pertanyaan ini dengan penyedia.
Bagaimana memilih sistem penetapan harga papan yang tepat untuk Anda?
Metode memilih platform dengan harga paling masuk akal melibatkan penilaian faktor-faktor berikut:
Iklan
- Jumlah admin, anggota dewan, dan jenis dewan yang akan mengoperasikan perangkat lunak.
- Prosedur akses sumber daya dan perlindungan adalah tipikal untuk industri Anda.
- Organisasi rapat dewan dan prosedur tata kelola institusi Anda.
- Anggaran yang dapat dibelanjakan organisasi Anda untuk perangkat lunak.
Setelah Anda benar-benar memahami kebutuhan papan Anda, dibutuhkan lebih sedikit upaya untuk membuat pilihan yang tepat dari pilihan perangkat lunak yang tersedia dan mendiskusikan pertanyaan yang tersisa dengan penyedia yang paling dapat memenuhi kebutuhan Anda.
Menerapkan perangkat lunak portal papan
Memilih solusi aman yang sesuai dengan kebutuhan Anda adalah proses yang memiliki beberapa langkah. Seseorang harus memahami bahwa proses ini tidak terbatas pada membandingkan harga opsi yang dimaksud. Untuk menemukan perangkat lunak yang tepat, Anda harus membandingkan berbagai solusi pertemuan online sesuai dengan fungsi yang akan memfasilitasi proses kerja organisasi Anda.
Ada dua tahap utama yang perlu dipertimbangkan saat menganalisis, dan masing-masing memiliki beberapa subtahap:
- Pilihan
- Adopsi
Pemilihan portal papan
Sangat penting untuk memilih opsi optimal dengan mengikuti sistem di bawah ini. Langkah-langkah ini sangat penting untuk membangun dasar bagi tata kelola yang lebih efisien.
- Menentukan kriteria penelitian
- Melakukan penelitian
- daftar pendek
- Perbandingan
Iklan
Adopsi
Setelah portal papan yang paling sesuai dipilih, sekarang saatnya untuk mulai beralih ke sistem rapat online.
- Pelatihan
- Instalasi dan penyebaran
- Kustomisasi
- Penerapan
Sebelum Anda mulai mengadakan sesi yang sebenarnya, Anda akan diinstruksikan oleh tim dukungan tentang cara mengatur semuanya.