Perché i portali del consiglio di amministrazione sono lo strumento principale per creare lavoro di squadra e collaborazione?

A questo punto, nessuno strumento di collaborazione di terze parti può eguagliare l'unica offerta di un prodotto valido e stabile portale di bordo. Questa è diventata una tendenza del 21° secolo nella maggior parte delle aziende grandi e piccole. Non a caso, perché è il modo più semplice per coordinare i movimenti di tutti i partecipanti al processo di gestione: dai dirigenti e amministratori di base, al consiglio di amministrazione.

La storia dello sviluppo delle sale riunioni

Internet si stava rapidamente diffondendo alla fine degli anni '90. Le persone acquistavano computer, si iscrivevano a ISP e si collegavano online per vedere cosa aveva da offrire il World Wide Web. Anche se all'epoca la tecnologia era limitata, i direttori lungimiranti stavano valutando modi per utilizzare Internet per automatizzare il processo di riunione del consiglio di amministrazione. Sarebbero passati molti altri millenni prima che una sala riunioni virtuale, sia il nome che la tecnologia, fosse formalmente disponibile sul mercato.

L'avanzamento delle nuove tecnologie, così come l'emergere di scandali societari, hanno sollevato la necessità di una procedura di riunione del consiglio più efficiente che sia non solo facile ma anche conforme. BoardVantage è stato uno dei primi fornitori di servizi nel 2002. Insieme ad altre aziende che forniscono servizi comparabili, la società ha ottenuto capitale di rischio.

Tuttavia, l'industria del libro elettronico rimane limitata. Era disponibile solo per i dirigenti senior e la sua utilità era limitata alla visualizzazione dei documenti delle riunioni su computer di grandi dimensioni. Non c'era molto che potevi farci.

Il vero punto di svolta, tuttavia, è stato il debutto dell'iPad nel 2010. I membri del consiglio potrebbero utilizzare questi tablet portatili invece di computer pesanti durante le sessioni del consiglio. Per la prima volta, i membri del consiglio erano veramente mobili, consentendo loro di collaborare tra loro da qualsiasi luogo. Con la funzionalità multi-touch, gli utenti potevano scrivere e disegnare direttamente sull'iPad come se fosse carta, abbattendo ancora più confini.

Queste funzionalità hanno aperto la porta a nuove funzionalità che hanno migliorato la comunicazione tra i membri del consiglio di amministrazione. Infine, la tecnologia necessaria per le riunioni remote del consiglio di amministrazione era già disponibile, come hanno scoperto rapidamente i fornitori.

Perché il Board Portal è eccezionale in questo senso?

La pandemia ha stabilito questa tendenza, ma è continuata al di fuori della quarantena. Ha mostrato abbastanza punti di forza per essere riassunto in questo elenco.

Vantaggio anche in fase di Costituzione dell'Assemblea 

L'utilizzo di software di terze parti richiede tempo e faticoso. Innanzitutto, raccogli tutti i file in una pila, li organizzi manualmente, li carichi sul server e solo allora puoi distribuirli prima della riunione. È molto più facile usare il software della scheda virtuale. Basta trascinare un file in un modello esistente. Potresti:

• aggiornare rapidamente il pacchetto di documenti;
• è sufficiente selezionare l'opzione pertinente per modificare l'intero pacchetto di annunci;
• utilizzare il portale del consiglio di amministrazione per automatizzare l'agenda durante la produzione di un pacchetto di documenti.

Ciò riduce il tempo impiegato per ordinare e organizzare i file del pacchetto. È inoltre possibile stabilire un limite di tempo per ogni punto dell'ordine del giorno, che contribuirà a mantenere la riunione in pista. In termini di avvisi, sono presenti anche qui. Ciò solleva il personale amministrativo del consiglio da un altro compito che richiede tempo.

Vantaggi durante le riunioni stesse direttamente 

Il vantaggio principale di un portale del consiglio è la sua capacità di creare una riunione del consiglio online. Come se fosse carta, puoi prendere appunti immediatamente sulla pagina di qualsiasi documento della riunione. Inoltre, queste note possono essere personali o condivise, assicurando che le tue sessioni siano vivaci ed efficaci. Una soluzione completa per le riunioni, alcuni portali del consiglio di amministrazione includono anche opzioni di voto e firma elettronica. In un portale del consiglio di amministrazione:

• le presenze vengono tracciate automaticamente;
• nel verbale di ogni riunione sono riportate le informazioni sulle presenze, tracciabili anche attraverso i verbali di audit;
• non è più necessario prendere manualmente la presenza durante le riunioni, il che semplifica la procedura.

Poiché il tempo è denaro, dovresti sfruttare al massimo il tuo tempo per le riunioni.

Benefici dopo che la riunione era finita

Un software di gestione del consiglio include anche strumenti di gestione del progetto che aiutano nel processo post-riunione. I documenti protetti del consiglio di amministrazione possono essere conservati nella Libreria documenti. Ciò garantisce che qualsiasi informazione ottenuta dal Consiglio sia immediatamente disponibile per le verifiche. Ciò implica anche che eventuali nuovi membri del consiglio o amministratori delegati avranno accesso ai documenti storici del consiglio.

Perché questi tipi di applicazioni collaborative sono obbligatori?

Le app di collaborazione sono estremamente utili per molte ragioni. L'idea alla base del software del portale Board è fantastica, perché questi tipi di applicazioni sono semplicemente combinati in un unico strumento conveniente che ha una sicurezza migliorata.

A proposito di sicurezza, i ricercatori avanzati ci assicurano che il livello di crittografia in quasi tutti è popolare le soluzioni per sale riunioni raggiungono il livello di crittografia militare o le migliori istituzioni finanziarie come la centrale banca. Come ci si potrebbe aspettare, gli hacker non hanno alcuna possibilità a meno che tu non fornisca loro la tua password e un modo per eseguire l'autenticazione a due fattori.

Questo è attualmente l'unico tipo di applicazione che offre una soluzione completa per riunioni senza carta. Come affermano i ricercatori, porta la tua attività al livello successivo, permettendoti di superare quel tetto di crescita in cui probabilmente ti stai imbattendo a questo punto.