Che cos'è una data room virtuale e in che modo aiuta nel processo di acquisto e vendita di immobili?

La tecnologia software della virtual data room è stata introdotta quasi due decenni fa, quando il settore aziendale ha iniziato a utilizzarla per la due diligence di fusioni e acquisizioni. Successivamente, aziende di diversi settori e paesi hanno iniziato a utilizzare data room virtuali in altri campi, tra cui raccolta fondi, gestione dei dati, raccolta di capitali e proprietà immobiliari.

Oggi, il settore immobiliare globale rappresenta uno dei maggiori casi d'uso della tecnologia della data room elettronica. Investitori, avvocati immobiliari, gestori patrimoniali, agenti immobiliari, broker, acquirenti, venditori e revisori dei conti nel settore immobiliare stanno rapidamente passando al software di data room per molte ragioni. In questo articolo imparerai cos'è il software di data room online e perché è così efficace nel settore immobiliare.

Che cos'è un software per data room immobiliare?

UN data room immobiliare è una piattaforma di archiviazione e gestione dei dati digitali in cui è possibile archiviare, organizzare, condividere, modificare, scambiare e gestire documenti riservati e altri documenti relativi alle trattative.

Le sale dati virtuali svolgono principalmente tre funzioni principali, tra cui;

• Archiviazione/condivisione/gestione dei dati
• Comunicazione intra e interorganizzativa
• Gestione di progetti o accordi

Nelle data room puoi caricare e organizzare i documenti per il tuo uso regolare. Puoi utilizzare gli strumenti di gestione dei documenti VDR per creare, modificare, annotare, condividere e visualizzare i documenti. Ancora più importante, i VDR consentono di archiviare i dati in quasi tutti i formati di file riconosciuti di immagini, documenti, video, audio, ecc.

Non solo gestione dei dati, le sale dati virtuali solitamente vantano un set completo dei più recenti strumenti di comunicazione, inclusi moduli di domande e risposte, strumenti di video/audioconferenza, messaggeri di chat, sondaggi dal vivo, strumenti di voto e chat di gruppo fili.

La terza e più importante funzione del software di data room online è la gestione delle trattative. I VDR semplificano diversi processi come la due diligence, la condivisione dei dati e le riunioni online durante fusioni, acquisizioni, consolidamenti, partnership e affari immobiliari. Puoi anche visita questo sito web per saperne di più sulle data room virtuali immobiliari.

Importanza delle data room virtuali e degli affari immobiliari

1-Gestisci tutti i tuoi documenti in un unico posto

Uno dei modi migliori per utilizzare le data room virtuali per gli immobili è renderle i tuoi repository di dati primari. Le società immobiliari gestiscono regolarmente tonnellate di dati importanti. Può includere il loro portafoglio di attività, informazioni sui clienti passati, attuali e potenziali e altri documenti legali.

Un archivio centralizzato per la gestione dei dati sarà utile, specialmente se l'azienda ha più uffici. I dati saranno aggiornati in tempo reale e tutti i dipendenti interessati avranno accesso alle ultime versioni dei documenti. Soprattutto, tutti sapranno dove cercare informazioni.

2-Gestisci facilmente tutti i tuoi progetti

Anche un'impresa immobiliare di piccole dimensioni tratta contemporaneamente decine o centinaia di clienti. La gestione di più progetti è stata resa molto più semplice dalle data room virtuali. A seconda dei servizi e dei pacchetti di data room che scegli, puoi creare più data room e gestire facilmente tutti i progetti.

A parte questo, puoi consentire ai tuoi broker o partner di trattare con i clienti nelle loro data room temporanee. Possono condividere documenti con loro, organizzare riunioni online, eseguire due diligence e persino farli firmare documenti all'interno della data room. Ancora più importante, tu (come amministratore VDR) puoi tenere traccia dell'avanzamento di tutti i progetti.

3-Garantire la massima sicurezza dei dati

Non è solo la gestione dei dati; Il software di virtual data room soddisfa anche l'esigenza più importante di un'azienda immobiliare: la protezione dei dati. Qualsiasi società immobiliare possiede informazioni altamente sensibili sui clienti che, se rese pubbliche o rubate da hacker, possono creare problemi legali all'azienda.

Inoltre, un sistema di gestione dei dati debole consente agli hacker di rubare dati sui progetti in corso, l'elenco dei clienti e altri documenti riservati. Questi hacker spesso vendono tali informazioni ai concorrenti e potresti finire per perdere il tuo vantaggio competitivo.

4-Comunicazione online e tour visivi

La comunicazione è una parte obbligatoria delle operazioni immobiliari, soprattutto nella due diligence. Una data room elettronica garantisce che tutte le persone coinvolte nell'affare possano comunicare in modo semplice e sicuro. I VDR possono aiutarti a organizzare riunioni online, sessioni di domande e risposte dal vivo per risolvere ambiguità e consentire chat individuali. Soprattutto, investitori e partner possono rimanere in contatto con l'azienda tramite data room.

Le ultime soluzioni di virtual data room dispongono di strumenti video HD o consentono l'integrazione con app simili di terze parti e ti aiutano a condurre tour visivi delle proprietà immobiliari. Gli acquirenti moderni, in particolare la generazione Z, sono più interessati ai video tour online piuttosto che a visitare fisicamente le proprietà.

Alcuni dei migliori fornitori di data room virtuali nel settore immobiliare includono;

• Data room virtuali iDeals
• Sale dati Ansarada
• DealRoom
• Stanze dati virtuali di SecureDocs
• Sale dati virtuali Firmex

Parole finali

Una data room immobiliare aiuta gli agenti immobiliari o le società immobiliari nella gestione del portafoglio, nella gestione dei documenti, nella condivisione dei dati, nella comunicazione online e nella gestione degli affari. Soprattutto, le data room virtuali sono sicure ed economiche.