Come archiviare automaticamente le email in Outlook

Non è raro trovare la tua casella di posta di Outlook piena. Questo può creare un ostacolo al normale funzionamento di Microsoft Outlook. I segni includono l'elaborazione lenta delle funzioni, in particolare le funzioni di invio e ricezione.

Ora, se non sei in grado di archiviare automaticamente le email in Outlook e scoprire come farlo, sei nel posto giusto. Quindi cerchiamo di essere senza perdere tempo.

Come archiviare automaticamente le email in Outlook

Prima di risolvere il problema, è necessario controllare la dimensione totale delle cartelle selezionate. In genere è possibile fare clic su File> Cartella> Proprietà> Archiviazione - oppure facendo clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi cartella e selezionando Proprietà.

C'è una funzionalità di archiviazione automatica in Outlook. Questa funzione esegue automaticamente il backup Posta eliminata, Posta inviata, e attività scadute ed elementi del calendario. Tuttavia, questa funzione funziona solo fintanto che non si ricevono molti messaggi. È necessario eliminare regolarmente i messaggi in eccesso o spostarli dalla posta in arrivo. Hai raggiunto il limite di 2 GB di memoria dati e non puoi superare questo limite senza problemi.

Tuttavia, se hai già incasinato la posta in arrivo di Outlook, ci sono modi per ordinarla. Di seguito sono riportati i passaggi che porterebbero a questa risoluzione. Questo sostanzialmente cambierà le impostazioni dell'archiviazione automatica.

Procedura per l'archiviazione automatica delle e-mail

1. Prima di tutto, crea una nuova cartella locale o .pst (cartelle personali). Ti servirà per conservare la posta archiviata. In fondo all'elenco delle cartelle troverai Sul mio computer Fare clic su questa intestazione.
2. Ora scegli una nuova cartella e assegnagli un nome. Ti suggeriamo di nominarlo Posta archiviata per poterlo riconoscere. Se disponi di una versione precedente di Outlook, puoi selezionare File> Archivia e modificare la data in Archivia elementi più vecchi di.
3. Ora che hai creato una nuova cartella, crea una nuova regola per l'archiviazione. Per questo, fai clic su Strumenti> Regole. Qui seleziona Scambio a partire dal Sul mio  Nella parte inferiore della finestra, vedrai un file + cartello. Fare clic su di esso e assegnare un nome alla nuova regola. Dovresti ancora fare attenzione che il nuovo nome sia facile da capire e ricordare.
4. Le email che desideri archiviare devono essere definite. Questo deve essere fatto sotto il "Quando arriva un nuovo messaggio. " 
5. Ora cambia il "Data Ricevuto" per impostarlo sulla posta più vecchia che desideri archiviare. Inoltre, cambia Fai quanto segue in modo tale che la nuova regola che si desidera creare venga adattata. Ad esempio, puoi aggiungere azioni come "Sposta messaggio + posta archiviata".
6. Infine, controlla Abilitato facendo clic sulla relativa casella di controllo e quindi su ok. Per fare lo stesso nelle versioni precedenti di Outlook, fare clic su Strumenti> Opzioni> Altro> Archivio automatico.

Ora arriva il momento di gestire un po 'le cose. Dopo aver eseguito la nuova regola, che definisce una certa età delle e-mail ricevute da archiviare, prenditi cura delle e-mail ricevute prima di implementare la regola.

Per archiviare le e-mail in una cartella selezionata, selezionare la cartella di posta preferita, fare clic su Messaggi> Regole> 180 giorni, Archiviazione automatica. Ora Outlook implementerà l'archivio sulle vecchie e-mail specifiche. La data della posta è decisa da "Data ultima modifica" e non da "Data di ricezione".

Ora arriva il momento di accedere a quelle e-mail che hai archiviato seguendo i quattro passaggi precedenti. È possibile accedere a tutti i messaggi archiviati in una cartella specifica da un elenco di file ".pst". Questo elenco è disponibile nella colonna di cartelle a sinistra. Ora che hai attivato l'archiviazione automatica, puoi accedervi quando vuoi, ma non occuperanno lo spazio della posta di Outlook.

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Anubhav Roy è uno studente di ingegneria informatica che ha un enorme interesse per il mondo dei computer, Android e altre cose che accadono nel mondo dell'informazione e della tecnologia. È formato in Machine Learning, Data Science ed è un programmatore in linguaggio Python con Django Framework.