I 10 migliori suggerimenti, trucchi e funzionalità per lo zoom per diventare un professionista in videoconferenza
Altra Guida Utile / / August 05, 2021
La videoconferenza si sta rapidamente trasformando nel mezzo di comunicazione preferito nei tempi moderni. Che si tratti di un'e-mail o di una chiamata vocale, molte espressioni e intenzioni vengono perse su queste modalità di comunicazione. Ecco perché gli incontri faccia a faccia sono spesso richiesti per affari di fondamentale importanza.
Tuttavia, un incontro faccia a faccia costa molte risorse, tempo ed energia, solo per portare le parti previste nella stessa stanza. L'intero processo puzza di tradizione e inefficienza obsolete. La videoconferenza si è rivelata un'alternativa efficiente per le costose riunioni / conferenze faccia a faccia.
La videoconferenza è una tecnologia che si integrerà completamente nelle nostre vite, come sono diventati i cellulari e i telefoni. La videoconferenza consente all'utente di ignorare la distanza e di sentirsi come se fossi accanto ai partecipanti / chiamanti. Ci permette di dare e ricevere; spiegare e istruire in tempo reale, anche se i chiamanti provengono ciascuno da un paese diverso.
L'app Zoom è una soluzione di videoconferenza entusiasmante e professionale che offre all'utente un'eccezionale esperienza di videoconferenza e molto altro ancora. L'app Zoom consente all'utente di condividere lo schermo con coloro che sono connessi alla chiamata. Ti consente di trasferire il controllo della riunione a un'altra persona e ti consente persino di registrare la chiamata come video.
La soluzione per videoconferenze dell'app Zoom ha molte opzioni utili e funzionali che sono nascoste nel loro menu avanzato. Il seguente elenco ti consente di conoscere le funzionalità, i suggerimenti e i trucchi per scoprire l'immenso potenziale di questa entusiasmante app di comunicazione. Approfondiamo le meravigliose opzioni che ti consentono di utilizzare l'app in modo più efficiente, rendendoti un professionista delle videoconferenze.
Sommario
- 1 1. Utilità di pianificazione automatica delle riunioni
- 2 2. Crea facilmente riunioni ricorrenti tramite le impostazioni salvate e un URL
- 3 3. Controlla chi ha partecipato alla riunione
- 4 4. Zoom App ti consente di raccogliere informazioni dai partecipanti
- 5 5. Realizza un video da una chiamata Zoom
- 6 6. Consenti alle annotazioni di diventare collaborative
- 7 7. Co-host di videoconferenze
- 8 8. Avail sala riunioni per i partecipanti
- 9 9. Consenti a una terza parte o al tuo assistente di pianificare la riunione
- 10 10. Elementi essenziali della tastiera per navigare in modo efficiente nell'app Zoom
- 11 Come si confronta Zoom con i suoi concorrenti? Cosa rende Zoom unico?
1. Utilità di pianificazione automatica delle riunioni
L'app Zoom ti solleva dalla preoccupazione di avere un assistente per pianificare la tua riunione. Puoi connettere direttamente la tua app di pianificazione delle riunioni a Zoom, che creerà una nuova riunione Zoom ogni volta che un utente prenota un appuntamento. Inoltre aggiunge le date e le ore al calendario personale connesso a Zoom. In questo modo, le tue riunioni sono completamente automatizzate ed efficienti, prive di errori umani.
Puoi persino automatizzare le riunioni del team aggiungendo un passaggio a quanto sopra, consentendo a Zoom di condividere il collegamento della riunione a un'app di chat del team, come Slack o simili.
2. Crea facilmente riunioni ricorrenti tramite le impostazioni salvate e un URL
Le riunioni ricorrenti possono essere i check-in settimanali e mensili o altre chiamate regolarmente pianificate che hai con lo stesso gruppo di persone. Creando una riunione ricorrente in Zoom, devi solo salvare le impostazioni per una volta e sarai in grado di usarlo ogni volta che chiami. Un altro punto efficiente nell'opzione riunione ricorrente è che puoi utilizzare lo stesso URL ancora e ancora. Pertanto, non è necessario inviare ai partecipanti alla riunione un nuovo URL ogni volta che viene pianificata una riunione.
Un altro trucco ingegnoso racchiuso all'interno dell'opzione riunione ricorrente è "Nessun orario fisso". Puoi utilizzare questa opzione se incontri lo stesso gruppo di persone su un programma regolare ma non contemporaneamente, per ogni incontro. Con "Nessun orario fisso" puoi utilizzare le stesse impostazioni e l'ID riunione più e più volte, senza cambiare nulla per gli orari in cui decidi di connetterti tramite videoconferenza.
3. Controlla chi ha partecipato alla riunione
Questa è una funzione utile per le videoconferenze di natura obbligatoria, come una lezione universitaria o una formazione professionale obbligatoria. Per gli eventi di videoconferenza in quanto tali, ti consigliamo di verificare le informazioni di coloro che hanno partecipato e di coloro che non lo hanno fatto. Zoom ti fornisce queste informazioni una volta che la riunione è conclusa.
Per trovare la "lista dei partecipanti", tutto ciò che devi fare è andare alla sezione Gestione account Zoom> Report. Nella sezione Report, è sufficiente trovare i "Report di utilizzo" e fare clic su "Riunione" per scegliere la riunione per la quale si desidera trovare le informazioni.
Una volta trovata la riunione, scegli il tipo di rapporto e l'intervallo di date prima di fare clic sull'opzione di generazione del rapporto.
Nota: L'elenco dei partecipanti può essere generato solo se sono soddisfatte le seguenti condizioni:
- Devi essere l'ospite della riunione pianificata, con il ruolo di amministratore o proprietario dell'account.
- I rapporti sull'utilizzo devono essere abilitati.
- L'account Zoom deve essere un piano Pro o API Partner o Business o Education.
4. Zoom App ti consente di raccogliere informazioni dai partecipanti
Se hai pensato che il foglio delle presenze sia una funzionalità utile, l'opzione di raccolta delle informazioni dell'app Zoom è una funzionalità ancora più squisita. Zoom consente di raccogliere informazioni sui partecipanti da se stessi prima che si uniscano alla riunione.
Per raccogliere informazioni, è necessario abilitare l'opzione di registrazione che si trova nella scheda "I miei incontri" dell'app Zoom. Una volta abilitata la funzione, è possibile impostare il modulo che i partecipanti devono completare prima di partecipare alla riunione.
L'app Zoom viene fornita con un modulo predefinito integrato che ti consente di selezionare le caselle di controllo delle informazioni standard che potresti voler raccogliere, come nome, affiliazione aziendale, ecc. Tuttavia, Zoom ti consente anche di creare i tuoi campi personalizzati nella registrazione nella scheda "Personalizzato Domande. "In questa scheda, puoi creare nuove domande e campi che desideri aggiungere alla registrazione modulo.
"Webinar" è un termine per un seminario basato sul Web. L'app Zoom è abbastanza in grado di condurre webinar che ti consentono di connetterti con una pletora di partecipanti. Tuttavia, per la registrazione è meglio utilizzare un modulo sul sito dell'evento o utilizzare un'app per la gestione degli eventi. Per fare in modo che contemporaneamente chi si è iscritto al tuo evento si registri su Zoom, sono consigliate le app di automazione. Le app predefinite di Zapier ti consentono di sincronizzare i partecipanti con Zoom, puoi usarlo o utilizzare qualsiasi altra app di automazione per utilizzare in modo efficiente Zoom per i tuoi webinar.
Nota: Per raccogliere le informazioni dai partecipanti, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:
- Devi essere l'ospite della riunione.
- Devi avere un account pro.
- La riunione non può essere il tuo "ID riunione personale".
5. Realizza un video da una chiamata Zoom
Un'altra funzionalità intelligente di Zoom è la possibilità di registrare la chiamata in videoconferenza come video. Questa funzione è molto utile per condividere la riunione con coloro che l'hanno persa. Per rivedere la riunione questa caratteristica è fondamentale.
L'app Zoom ti consente di registrare il video nell'unità locale o nel Cloud. È da notare che l'opzione di archiviazione cloud è disponibile solo per gli utenti a pagamento. Un vantaggio dell'utilizzo della funzionalità di archiviazione nel cloud è la possibilità di eseguire immediatamente lo streaming della riunione in un browser Web, non appena la registrazione è pronta. La capacità di archiviazione nel cloud varia a seconda degli account / piani.
Un altro fattore da tenere a mente per la registrazione video della conferenza è ottimizzare le impostazioni in anticipo. Questa iniziativa preventiva ti fa scegliere la migliore qualità adatta al tipo di videoconferenza che stai conducendo. Ad esempio: per una videoconferenza di tipo broadcast, in cui sugli schermi viene visualizzato solo l'organizzatore, è molto efficiente registrare solo l'audio e il video dell'organizzatore. Mentre, in una riunione di tipo collaborativo in cui l'organizzatore ei partecipanti interagiscono e si scambiano informazioni tra loro, potresti voler registrare tutti. Pertanto, prima di avviare la registrazione della videoconferenza, è altamente consigliabile trascorrere alcuni minuti nel riquadro delle impostazioni, scegliendo il formato migliore per le proprie esigenze.
Nota: Per abilitare la registrazione in videoconferenza, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:
- Per registrare video è necessario eseguire Zoom su Windows o Linux o macOS.
Se non vedi l'opzione di registrazione nelle tue videoconferenze, controlla la pagina delle impostazioni o chiedi all'amministratore di abilitarla.
6. Consenti alle annotazioni di diventare collaborative
L'opzione Condivisione schermo dello Zoom consente all'organizzatore di visualizzare tutto ciò che è sul proprio schermo a tutti i partecipanti alla videochiamata. Lo strumento di annotazione dell'app Zoom consente ai partecipanti / partecipanti della videoconferenza di disegnare ed evidenziare sullo schermo condiviso. Questa efficienza e la creatività di questo strumento devono essere lodate. Se stai discutendo di materiali visivi come il design grafico di modelli, ecc., Il significato dello strumento di annotazione non può essere spiegato con semplici parole.
Se sei un partecipante alla chiamata e hai bisogno di annotare sullo schermo condiviso di un altro, puoi trovare l'opzione Annota dalla "Opzione di visualizzazione" nella parte superiore della finestra Zoom. Dopo aver fatto clic sull'opzione Annota, una barra degli strumenti con opzioni di annotazione come "disegno", "testo", "freccia", ecc. Il pulsante Salva sulla barra degli strumenti consente di acquisire uno screenshot dell'immagine completa con le annotazioni. Se sei l'ospite, hai anche la possibilità di disabilitare le annotazioni per tutti i partecipanti.
7. Co-host di videoconferenze
Quando si ospita una videochiamata / conferenza professionale, potrebbe arrivare un momento in cui la riunione deve essere diretta o controllata in modo cooperativo da più di un organizzatore. Potrebbero esserci casi in cui il team di PR potrebbe voler controllare la riunione insieme al relatore o all'argomento del webinar / videoconferenza ha bisogno di due persone per spiegare il materiale necessario o due dirigenti devono dare in collaborazione un file presentazione. In tali circostanze, Zoom ti consente di scegliere più di una persona per dirigere la videoconferenza piuttosto che passare attraverso il processo di selezione di un ospite tra gli altri
La procedura per utilizzare l'opzione co-host inizia andando prima all'impostazione Zoom Meeting e abilitandola l'opzione "Co-host". Una volta fatto, devi attendere l'inizio del .meeting e che il co-host aderire. Con l'inizio dell'incontro puoi aggiungere la persona cliccando sui tre puntini che passano sopra il video.
Il metodo alternativo per co-ospitare è trovare la finestra Partecipante e selezionare "Gestisci partecipanti". Una volta visualizzato l'elenco di partecipanti, passa con il mouse sul nome del partecipante che desideri co-ospitare e fai clic su "Altro" e seleziona l'opzione "Rendi co-organizzatore".
Nota: Per abilitare l'opzione Co-Host, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:
- Devi avere un account Pro o Business o Partner API o Education.
- Devi eseguire Zoom su macOS, Windows, Android o IOS (non su Linus o Web).
Nel caso in cui l'opzione Co-host non venga visualizzata, chiedi all'amministratore dell'account di abilitare i privilegi di co-hosting nella scheda Riunioni.
8. Avail sala riunioni per i partecipanti
Zoom ha un'opzione interessante per consentire ai partecipanti di partecipare alla videochiamata anche prima che l'ospite venga visualizzato. I piccoli gruppi hanno una predilezione per questa opzione in quanto consente loro di fare piccoli discorsi prima che l'ospite sembri officiare la riunione.
Tuttavia, a volte, questa congregazione dei tuoi partecipanti in una stanza virtuale può essere attribuita a un file scarsa visualizzazione del tuo marchio o dell'immagine aziendale a causa dell'interazione inizia prima ancora dell'host arriva. Ciò può essere evitato con la creazione di una sala d'attesa virtuale che mantiene i partecipanti in attesa fino a quando tu, l'ospite, non consenti loro di partecipare alla riunione contemporaneamente o uno per uno.
L'opzione esatta per abilitare la sala d'attesa virtuale varia a seconda del tipo di account. Tuttavia, una volta abilitata l'opzione, puoi personalizzare ciò che desideri che i partecipanti vedano mentre attendono l'inizio della riunione.
9. Consenti a una terza parte o al tuo assistente di pianificare la riunione
Zoom ti consente di effettuare videochiamate eccezionali, ma è più di una semplice app per una videochiamata. La pletora di funzionalità e opzioni rende Zoom un potente strumento di comunicazione aziendale. Lo zoom è spesso utilizzato da professionisti e dirigenti di alto livello per connettersi con i vari membri del personale in videoconferenza.
Pertanto, in un contesto aziendale o aziendale, lo strumento di comunicazione spesso deve essere gestito da un assistente o dal team di PR o dal personale di marketing. Zoom ti consente di delegare la pianificazione della riunione al tuo assistente oa una terza parte che gestisce il tuo calendario.
Per abilitare i privilegi dell'assistente di pianificazione, è necessario accedere a Zoom e in "Impostazioni riunioni" fare clic su "Altri". troverà un segno più accanto a Scheduling Assistant, fare clic su di esso e digitare l'ID email del tuo assistente e completare il processo facendo clic su Assegnare.
Dopo aver aggiunto il tuo assistente, il personale scelto deve disconnettersi e accedere nuovamente al proprio account Zoom affinché la funzione inizi a funzionare. Dopo che l'Assistente pianificazione diventa effettivo, il personale assegnato può pianificare le riunioni per te. Segui Advance Option o Meetings Option (in base alla versione del tuo Zoom) e crea nuove riunioni in base alle richieste.
Nota: Per consentire al tuo assistente oa una terza parte di programmare le riunioni per te, devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:
- Coloro che hanno ricevuto i privilegi di pianificazione e l'account principale che li ha assegnati, devono entrambi disporre della licenza Pro o Corp.
- Per coloro che desiderano condurre webinar, lo scheduler e il titolare dell'account hanno entrambi una licenza per webinar.
10. Elementi essenziali della tastiera per navigare in modo efficiente nell'app Zoom
Per coloro che usano spesso Zoom, imparare alcune scorciatoie da tastiera ti aiuterà a gestire abilmente le tue videochiamate. Le scorciatoie di Zoom sono sensibili, funzionali e facili da ricordare.
Sto per "invito". Per gli utenti macOS, "Cmd + I" salta alla finestra di invito. Per gli utenti Windows, "Alt + i" ti porta alla finestra di invito. Questa scorciatoia ti consente di avviare rapidamente le tue attività di Zoom, poiché dalla finestra di invito puoi prendere i link alla riunione o inviare inviti tramite e-mail.
M sta per muto. Per gli utenti Mac, "Cmd + Ctrl + m" e per gli utenti Windows, "Alt + m" consente di disattivare l'audio di tutti gli altri durante la chiamata quando sei l'host.
La condivisione dello schermo è una funzione popolare in Zoom e la sua popolarità non è persa in Zoom, poiché la funzione ha il suo collegamento esclusivo.
S sta per condivisione. Per gli utenti Mac, "Cmd + Maiusc + s" e per gli utenti Windows, "Alt + Maiusc + s" consente di condividere lo schermo con i partecipanti alla chiamata.
Queste scorciatoie ti consentono di apportare modifiche istantanee quando inizi a utilizzare Zoom per la giornata o nel mezzo di una videochiamata.
Come si confronta Zoom con i suoi concorrenti? Cosa rende Zoom unico?
Zoom è uno strumento di videoconferenza completo che ti consente di effettuare videochiamate / conferenze sofisticate e molto altro ancora. Le migliori aziende o rivali che offrono servizi simili a Zoom sono WebEx, Skype e LogMeIn. Sebbene le tre società offrano servizi simili, Zoom ha posto maggiormente l'accento sull'aspetto video del loro prodotto, in quanto offre un frame rate più elevato comparativamente.
Tra i tre concorrenti, Skype è ampiamente noto per il suo utilizzo personale e non è molto popolare per le attività aziendali rispetto a Zoom e agli altri. Sebbene la grafica dell'interfaccia e il design di Skype siano più piacevoli alla vista, non sono sufficienti le varie funzionalità e opzioni che si fondano nelle altre soluzioni di videoconferenza.
WebEx prende il comando del piano gratuito senza limiti alla durata delle riunioni rispetto al limite di Zoom a 40 minuti. Tuttavia, Zoom è in testa alla gara con la sua capacità di condividere non solo lo schermo anche l'audio dell'host, una caratteristica unica di Zoom.
Le varie opzioni di comunicazione aziendale e webinar spesso vengono fornite come privilegi a pagamento. Le fasce di prezzo sono inoltre simili tra loro. Tuttavia, Zoom offre molte opzioni sofisticate come sale conferenze e altro ancora.
Zoom è una soluzione di videoconferenza professionale. Tuttavia, è quella breve frase e anche molto di più. Leggendo tutti i suggerimenti, i trucchi e le funzionalità di Zoom, non si poteva fare a meno di arrivare alla conclusione che Zoom è una soluzione di comunicazione virtuale completa.
Zoom ti consente di effettuare videochiamate di qualità eccezionale e ti consente anche di condividere lo schermo, fare annotazioni, registrare le chiamate come video, aggiungere assistenti, creare una sala conferenze, raccogliere le informazioni di registrazione e Di Più. Le opzioni disponibili con Zoom ti offrono innumerevoli possibilità durante una videochiamata, altrimenti impossibili.
Le possibilità offerte da Zoom a te, host, portano l'efficienza della conferenza virtuale a un livello superiore. Con Zoom la comunicazione è più vicina, più personale e più efficiente; nonostante la distanza.
Con Zoom, mettiamoci in contatto, condividiamo, collaboriamo e creiamo, trascendendo i confini.
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