מדוע פורטלי לוח הם הכלי העיקרי לבניית עבודת צוות ושיתוף פעולה?

בשלב זה, שום כלי שיתופי של צד שלישי לא יכול להשתוות להצעה היחידה של טוב ויציב פורטל לוח. זה הפך לטרנד של המאה ה-21 ברוב החברות הגדולות והקטנות. לא מפתיע, כי זו הדרך הקלה ביותר לתאם את התנועות של כל המשתתפים בתהליך הניהול: ממנהלי דרג ומנהלים ועד לדירקטוריון.

ההיסטוריה של פיתוח חדרי ישיבות

האינטרנט התפשט במהירות בסוף שנות ה-90. אנשים רכשו מחשבים, נרשמו לספקיות אינטרנט והתחברו לאינטרנט כדי לראות מה יש ל-World Wide Web להציע. למרות שהטכנולוגיה הייתה מוגבלת באותה תקופה, דירקטורים שחושבים קדימה שקלו דרכים להשתמש באינטרנט כדי להפוך את תהליך ישיבת הדירקטוריון לאוטומטי. עוד אלפי שנים יעברו עד שחדר ישיבות וירטואלי, גם השם וגם הטכנולוגיה, יהיה זמין בשוק באופן רשמי.

התקדמות הטכנולוגיות החדשות, כמו גם הופעתן של שערוריות תאגידיות, העלו את הצורך בהליך יעיל יותר של ישיבות דירקטוריון שהוא לא רק קל אלא גם תואם. BoardVantage היה אחד מספקי השירות הראשוניים ב-2002. יחד עם חברות אחרות המספקות שירותים דומים, החברה השיגה הון סיכון.

עם זאת, תעשיית הספרים האלקטרוניים נותרה מצומצמת. הוא היה זמין רק למנהלים בכירים, והשימוש בו הוגבל לצפייה בניירות פגישות במחשבים גדולים. לא היה הרבה שאתה יכול לעשות עם זה.

מחליף המשחק האמיתי, עם זאת, היה הופעת הבכורה של האייפד ב-2010. חברי מועצת המנהלים עשויים להשתמש בטאבלטים הניידים הללו במקום במחשבים כבדים במהלך ישיבות המועצה. בפעם הראשונה, חברי ההנהלה היו ניידים באמת, ואפשרו להם לשתף פעולה זה עם זה מכל מקום. עם פונקציונליות ריבוי המגע, משתמשים יכלו לכתוב ולצייר ישירות באייפד כאילו היה נייר, ולפרוץ עוד יותר גבולות.

תכונות אלו פתחו את הדלת לתכונות חדשות ששיפרו את התקשורת של חברי ההנהלה. לבסוף, הטכנולוגיה הדרושה לישיבות דירקטוריון מרוחקות כבר הייתה זמינה, כפי שגילו ספקים במהירות.

מדוע פורטל המועצה יוצא דופן בהקשר זה?

המגיפה ביססה מגמה זו, אך היא נמשכה מחוץ להסגר. זה הראה מספיק חוזקות כדי לסכם ברשימה זו.

יתרון גם במהלך הקמת האסיפה 

השימוש בתוכנת צד שלישי גוזל זמן ומעייף. ראשית, אתה אוסף את כל הקבצים לערימה אחת, מארגן אותם באופן ידני, מעלה אותם לשרת, ורק אז אתה יכול להפיץ אותם לפני הפגישה. זה הרבה יותר קל להשתמש בתוכנת לוח וירטואלי. אתה פשוט גורר קובץ לתבנית קיימת. אתה יכול:

• עדכן במהירות את חבילת המסמכים;
• פשוט בחר באפשרות הרלוונטית כדי לשנות את חבילת ההכרזה המלאה;
• השתמש בפורטל המועצה כדי להפוך את סדר היום לאוטומטי בעת הפקת חבילת מסמכים.

זה מקטין את הזמן המושקע במיון וסידור קבצי החבילות. אתה יכול גם לקבוע הגבלת זמן עבור כל נושא בסדר היום, שתעזור לשמור על מסלול הפגישה. מבחינת התראות, הן נוכחות גם כאן. זה פוטר מהצוות המנהלי של הדירקטוריון עוד מטלה שלוקחת זמן.

ההטבות במהלך הפגישות עצמן ישירות 

היתרון העיקרי של פורטל דירקטוריון הוא היכולת שלו ליצור ישיבת דירקטוריון מקוונת. כאילו זה נייר, אתה יכול לרשום הערות מיד על הדף של כל מסמך פגישה. בנוסף, הערות אלה יכולות להיות אישיות או משותפות, מה שמבטיח שהמפגשים שלך יהיו מלאי חיים ויעילים. פתרון מלא לפגישה, חלק מהפורטלים של מועצת המנהלים אפילו כוללים אפשרויות הצבעה וחתימה אלקטרונית. בפורטל מועצת המנהלים:

• מעקב אחר נוכחות מתבצע באופן אוטומטי;
• הפרוטוקולים של כל פגישה כוללים מידע על נוכחות, שניתן לעקוב גם באמצעות דוחות ביקורת;
• אין עוד צורך לקחת נוכחות ידנית במהלך פגישות, מה שמפשט את ההליך.

מכיוון שזמן הוא כסף, כדאי להפיק את המרב מזמן הפגישה שלך.

הטבות לאחר סיום הפגישה

תוכנת ניהול לוח כוללת גם כלים לניהול פרויקטים המסייעים בתהליך שלאחר הפגישה. ניתן לשמור מסמכי לוח מאובטחים בספריית המסמכים. זה מבטיח שכל מידע שיתקבל מהמועצה יהיה זמין באופן מיידי לביקורות. זה גם מרמז שלכל חברי דירקטוריון או מנכ"לים חדשים תהיה גישה למסמכי דירקטוריון היסטוריים.

מדוע סוגים אלה של יישומים משותפים הם חובה?

אפליקציות שיתוף פעולה שימושיות ביותר מסיבות רבות. עצם הרעיון מאחורי תוכנת פורטל Board הוא נהדר, מכיוון שסוגי יישומים אלה פשוט משולבים לכלי נוח אחד ששיפר את האבטחה.

אם כבר מדברים על אבטחה, חוקרים מתקדמים מבטיחים לנו כי רמת ההצפנה כמעט בכל אחד מהפופולריים פתרונות חדרי ישיבות מגיעים לרמה של הצפנה צבאית או מוסדות פיננסיים מובילים כמו המרכז בַּנק. כפי שניתן לצפות, להאקרים אין סיכוי אלא אם כן תיתן להם את הסיסמה שלך ודרך לבצע אימות דו-גורמי.

זהו כרגע סוג האפליקציה היחיד שמציע פתרון פגישות מלא ללא נייר. כפי שאומרים החוקרים, זה לוקח את העסק שלך לשלב הבא, ומאפשר לך לפרוץ את תקרת הצמיחה הזו שאתה כנראה נקלע אליה בשלב זה.