5 טיפים עיקריים שכדאי לדעת בעת בחירת תוכנת חדר ישיבות וירטואלי

חידושי היי-טק משנים את האופן שבו ואיפה אנחנו עושים עסקים. אחד הביטויים הבולטים של דפוס זה הוא אתר הדירקטוריון. עסקים ציבוריים ופרטיים מנצלים אותו לניהול הון ועסקים. אתה צריך את תוכנת ישיבות הדירקטוריון המתאימה במקום כדי שתוכל לנהל פגישה וירטואלית בהצלחה, יעילה ובטוחה. פלטפורמות אלו יכולות גם להאיץ את הליך ההשתתפות בפגישות בפועל או כאלו הכוללות נוכחות וירטואלית ופיזית כאחד. להלן נסקור מקרוב את 5 העצות המובילות שיש לקחת בחשבון בעת ​​בחירת תוכנת לוח וירטואלי.

מהי תוכנת ישיבות דירקטוריון?

כלי יחיד, מאובטח ושיתופי הנקרא תוכנת ישיבות דירקטוריון (הידועה גם בתור תוכנת פורטל לוח) מאפשרת לך לתכנן ישיבות דירקטוריון ללא נייר מההתחלה ועד הסוף. כלי רב תכליתי זה מאפשר ארגון פגישות ויצירת אווירה המטפחת עבודת צוות יעילה, תקשורת ואינטראקציה. אתה יכול לשתף אג'נדות וניירות חשובים אחרים באמצעות פורטל מועצת המנהלים, לשמור מסמכים עדכניים כך שלכולם תהיה גישה למידע העדכני ביותר, ולהוסיף הערות ושאלות למסמכים. פונקציות ותכונות מועילות אחרות עשויות להימצא גם בעת שימוש בתוכנת ישיבות דירקטוריון.

ההצלחה של שימוש בתוכנה זו מסבירה מדוע עסקים מכל הגדלים והמגזרים משתמשים בטכנולוגיות אלו. זה בתורו מעודד את היצע השוק, מה שמוצג בהופעתם המתמשכת של ספקים חדשים של תוכנות לחדרי ישיבות.

5 טיפים לבחירת תוכנת חדר ישיבות

עליך להיות בעל הבנה עסקית של המטרה הסופית שלך, לשקול את גודל החברה שלך וגורמים אחרים בעת בחירת אפליקציית חדר ישיבות וצפייה השוואת תוכנות פורטל לוח. ישנן 5 המלצות כלליות שעשויות לסייע לך בבחירה נבונה.

1. קחו בחשבון את האתר הפונה לציבור שלכם בעת קבלת החלטה

אחד הגורמים החשובים ביותר שאנשים לוקחים בחשבון בבחירת תוכנת חדר ישיבות הוא חווית המשתמש. זה מכסה את המיקום של לחצני הניווט, זרימה הגיונית של אירועים, היכולת לשנות תבניות ועוד. זה חשוב מכיוון שהעבודה שלך צריכה להיות אינטליגנטית ככל האפשר עם פתרון פגישות ללא נייר בנוסף להצלחתך.

2. קחו את אבטחת הסייבר ברצינות

אחד הנושאים העדכניים ביותר באבטחת סייבר. עסקים מפסידים מיליוני דולרים כתוצאה מתקיפות והונאה. לכן, שימו לב אם תוכנת חדר הישיבות מציעה הצפנת נתונים. נכון לעכשיו, הצפנה של 128 סיביות היא הצורה הנפוצה ביותר. הצפנה מלאה של 256 סיביות, הדומה לתקן הצבאי, יכולה להיות זמינה מספקים מתוחכמים יותר.

גלה היכן הנתונים שלך יישמרו. זה חיוני שזה יהיה בשרת ולא בענן, שבו להאקרים אולי יהיה קל יותר. אל תשכח לאבטח גם את הודעות ה-SMS שלך. תן תמיד עדיפות לספקים המבצעים בקביעות בדיקות חדירה ומשדרגים את המוצרים שלהם.

3. קבע את קלות הגישה למידע

למרות שזה עשוי להיראות ברור, התוכנה האידיאלית לפגישות של פורטל הלוח אמורה להקל עליך ולמשתתפים בפגישה לקבל את המידע שאתה צריך. המטרה של שימוש במערכת ללא נייר היא להחליף את תהליך הנייר המפותל והלא מאורגן בתהליך יעיל יותר, פשוט ומסודר יותר.

• היכולת לחפש. מסמכים חייבים להיות פשוטים לחיפוש ולנווט עבור חברי דירקטוריון. בנוסף, הם חייבים להיות מסוגלים לעשות זאת בכל מכשיר שהם רוצים. מכיוון שניתן להשתמש בכל שלוש הפלטפורמות הללו, מערכות ניהול הלוח הטובות ביותר מספקות גרסאות מותאמות למחשבים שולחניים, לטאבלטים ולניידים. אם התוכנה שתבחר מבוססת רק על שולחן העבודה, לא תוכל להגיע למטרה שלך להגביר את הנוכחות בפגישות.

• עיצוב מתאים להדפסה. תמיד יהיו משתמשים שירצו להדפיס עותקים, למרות שיצירת מקום עבודה ללא נייר היא אחת הסיבות העיקריות לכך שחברות רבות משתמשות בפורטלים של לוחות. זה יכול לנבוע ממגוון גורמים, כגון נוחות אישית או חוסר סובלנות לשימוש ממושך במסך. ודא שהעיצוב של ספר הלוח והניירות הנלווים מתאים להדפסה במצב ספציפי זה.

• נגישות לא מקוונת. האם אנשים יכולים לגשת לתוכן הן באופן מקוון והן במצב לא מקוון הוא גורם אחר שיש לקחת בחשבון. אם לא, חוסר גישה ל-Wi-Fi או 4G עלול להקשות עליהם להתכונן לפגישה.

4. בדוק את המחירון ב

ספקי ישיבות מועצות מקוונות רבים כוללים בדרך כלל עמלות נסתרות, שעשויות להפתיע אותך. הנה כמה מקרים:

• סיוע בהדרכה. עליך ללמוד כיצד להשתמש בתוכנית לאחר רכישתה. חשוב לדעת האם הכשרה זו תהיה בחינם או שיידרש יועץ בתשלום. ספקים רבים מארחים לעתים קרובות סמינרים מקוונים המכסים את התכונות של הפלטפורמות שלהם. עם זאת, לעתים קרובות נדרש תשלום זה או אחר.
• שירות לקוחות. למד איזה סטנדרט של שירות לצפות מראש. זה יכול להיות זמין כל הזמן, אבל רק בשעות קבועות תהיה עזרה חינם, למשל.
• נפח אחסון. אם אתה עובד עם הרבה נתונים, היבט זה חשוב מאוד. לעתים קרובות, קיבולת נוספת מוצעת במחיר גבוה.

5. קבע אם שיחות ועידה בווידאו נתמכות

היכולת לצפות במי שמשתתף באופן פעיל בפגישה חיונית להשגת החובה החוקית לזהות במהירות את כל מי שמשתתף. אתה עלול לאבד בטעות משתמש בשיחת ועידה. לכן, ועידת וידאו בתוכנת ניהול מועצת מועילה מאוד לשקיפות.

יתר על כן, היכולת לראות אחד את השני נראית אינטימית יותר והיא הדבר הקרוב ביותר למפגש פיזי שיכול להיות לך. יש פחות בעיה עם אנשים שמדברים אחד על השני, מכיוון שאתה יכול בקלות להתקין שיטת יד מורמת כדי לסייע ליושב ראש להציע לכל מי שרוצה הזדמנות להגיב. אתה יכול גם לקחת את האינדיקציות החזותיות שמישהו מוכן לדבר.

סיכום

שימוש בתוכנת פורטל לוח בעסק יפשט מאוד את העבודה ויהפוך אותה למובנת יותר עבור כולם. לכן, כל כך חשוב לגשת בצורה אחראית לבחירת התוכנה שתענה על כל הדרישות שלך. עקוב אחר העצות שלנו והגדל את העסק שלך עם תוכנת חדר ישיבות.