המשמעות של בחירת חדר הנתונים המתאים לך

מנהלים, חברי דירקטוריון ומנהיגים עסקיים משתמשים בשירותי חדרי נתונים וירטואליים לאחסון נתונים מאובטח ושיתוף פעולה יעיל עם צדדים שלישיים.

אבל יש היום עשרות ספקי חדרי נתונים וירטואליים, אז זה עשוי להיות מאתגר לבחור את הספק המתאים לחברה שלך. ובכל זאת, הבחירה הנכונה היא קריטית, מכיוון שהיא עשויה להשפיע על תוצאות העסקה.

המדריך להלן יעזור עם הטיפים המובילים והצעדים החשובים ביותר בעת חיפוש חדר נתונים.

מהו חדר נתונים וירטואלי?

חדר נתונים וירטואלי, המכונה גם חדר נתונים אלקטרוני, הוא מאגר מקוון מאובטח המשמש לאחסון והפצה של קבצים ומסמכים דיגיטליים.

תוכנת חדר נתונים מקוונת מועילה במיוחד במהלך העסקאות והתהליכים העסקיים הבאים:

• מיזוגים ורכישות. חברה מוכרת ורוכשת יכולה להשתמש ב-VDR כסביבת עסקה מאובטחת ומבוקרת. התכונות שלו מאפשרות העלאה ושיתוף של מסמכי בדיקת נאותות חסויים במהירות ובקלות, לתקשר בשאלות מיזוגים ורכישות, ולהאיץ את העסקה הכוללת.
instagram viewer
• גיוס כספים. סטארטאפים ועסקים שמטרתם גיוס הון זקוקים לחדר נתונים וירטואלי לשיתוף מסמכים עם משקיעים ומעקב אחר פעילותם כדי להבין מי הכי מעורב ומתעניין.
• הנפקות. חברות שרוצות לצאת לציבור זקוקות לחדר נתונים כדי לספק מספר גורמים חיצוניים כמו רואי חשבון, חתמים ומשקיעים פוטנציאליים עם גישה בטוחה ושקופה לכספים שלהם נתוני הנפקה.
• תקשורת מועצת המנהלים. חברי דירקטוריון משתמשים ב-VDR לניהול וניהול ישיבות דירקטוריון וועדות, שיתוף חומרי דירקטוריון בבטחה, יצירה והקצאה של משימות ומעקב אחר ביצועים. אתה יכול למד עוד על פתרונות חדר נתונים לדירקטוריונים.

5 סיבות להשתמש בתוכנת חדר נתונים

מלבד אחסון מאובטח ושיתוף של קבצים חסויים, ישנם יתרונות רבים נוספים של שימוש בחדר נתונים וירטואלי.

1. עלות מופחתת. חדרי נתונים וירטואליים הם הרבה יותר סבירים וחסכוניים בהשוואה לחדרי נתונים פיזיים. ראשית, אין הוצאות הקשורות לנסיעות כמו כרטיסים או לינה. שנית, המשתמשים לא משלמים עבור השכירות והתחזוקה של חדר הנתונים. יחד, זה יכול לחסוך אלפי דולרים בשנה.
2. תקשורת יעילה. ספקי חדרי נתונים רבים מציעים מגוון כלי שיתוף פעולה ותקשורת. לדוגמה, צ'אטים חיים, דיונים בשרשור, הערות, התראות, הקצאת מומחים, קטעי שאלות ותשובות וכו'.
3. השלמת עסקה מהירה יותר. VDRs מאפשרים למשתמשים להעלות במהירות, לעדכן ולשתף מסמכים חשובים. זה עוזר לשמור על שותפים, משקיעים וחברי צוות מעודכנים. בתורו, היא מאפשרת קבלת החלטות ומובילה לסגירת עסקה מהירה יותר.
4. נְגִישׁוּת. ניתן לגשת לחדרי נתונים וירטואליים בכל זמן ובכל מקום. יתרה מכך, מאות משתמשים יכולים לצפות במסמכים בו-זמנית מבלי להפריע זה לעבודה של זה.
5. ידידותיות לסביבה. חדרי נתונים וירטואליים עוזרים להימנע מהדפסה ואחסון של אלפי מסמכי נייר. יתר על כן, גישה מרחוק ל-VDR מונעת מהמשתמשים לנסוע, מה שמפחית את פליטת הפחמן הדו חמצני. לכל זה יש השפעה חיובית על הסביבה.

קריטריונים של ספקי חדרי הנתונים הווירטואליים הטובים ביותר

כאשר מחפשים חדר נתונים וירטואלי, התמקדו במאפיינים הבאים.

קריטריונים	תיאור
1. אבטחת מידע חזקה	בחר ספק שמציע: גישה לתכונות אבטחה כמו אימות דו-גורמי, הרשאות משתמש מפורטות והגבלות גישה ל-IP. תכונות אבטחת מסמכים כמו עריכה, סימני מים דינמיים וגריסה מרחוק.
2. מאפיינים מתקדמים	ודא שלחדר נתונים יש: תכונות ניהול מסמכים כמו העלאת קבצים בכמות גדולה, גרירה ושחרור, מספור אינדקס אוטומטי וחיפוש טקסט קל. תכונות תקשורת כמו שרשורים, צ'אטים חיים, שיחות ועידה בווידאו, הערות והתראות. תכונות מעקב אחר פעילות משתמש כמו דוחות ומסלולי ביקורת.
3. תמיכת לקוחות מקצועית	שימו לב אם ספק מציע: תמיכה 24/7/365 כדי להיות מסוגל להגיע לנציג תמיכה בכל עת שיש צורך. תמיכה רב לשונית כדי להיות מסוגל לתקשר עם מומחה תמיכה בשפה שאתה מעדיף. תמיכה רב ערוצית כדי ליצור קשר עם צוות תמיכה באמצעים שונים כמו טלפון, צ'אט חי או דואר אלקטרוני.
4. קריטריונים אחרים	בדוק את הדברים הבאים: ניסיון חינם כדי לבדוק את הפלטפורמה בחינם לפני קניית שירותים כלשהם. ניסיון בתעשייה שלך כדי לוודא שפלטפורמה מתאימה למטרות העסקיות שלך. תוכניות תעריפים לבחור את אפשרות התמחור המתאימה ביותר בהתאם לצרכים שלך.

5 שלבים שיש לנקוט בבחירת ספק חדר נתונים וירטואלי

הנה הדרכה קצרה על מה לעשות כדי לבחור ספק חדר נתונים המתאים ביותר לפרויקט שלך.

1. זהה את הצרכים. הגדר עבור מה אתה צריך VDR, כמה זמן יימשך הפרויקט, כמה משתמשים יגשו לחדר וכמה נפח אחסון צריך להיות בחדר נתונים.
2. הגדר מגבלות תקציב. הגדירו כמה אתם יכולים להרשות לעצמכם להוציא על חדר נתונים, שכן המחירים מתחילים מ-$99 לחודש ויכולים להגיע לאלפי דולרים בשנה.
3. קרא את הביקורות. למד מה משתמשים אחרים חושבים על ספקים באתרי סקירת חדרי נתונים.
4. השווה חדרי נתונים וירטואליים. בחרו 2-3 ספקים והשוו ביניהם מבחינת פונקציונליות, ניסיון ועלות.
5. הזמינו הדגמה. צור קשר עם ספק כדי שנציג מכירות יוכל להראות לך כיצד פועל חדר נתונים ומהן אפשרויות התמחור עבור הפרויקט שלך.