למעלה 10 טיפים, טריקים ותכונות זום כדי להפוך למקצוענים בכנס וידאו

ועידות וידאו השתנו במהירות למדיום התקשורת המועדף ביותר בעידן המודרני. בין אם זה דואר אלקטרוני או שיחה קולית, הרבה ביטויים וכוונות הולכים לאיבוד בגלל אופני תקשורת אלה. מכאן מדוע לעתים קרובות מתבקשים פגישות פנים אל פנים לעניינים בעלי חשיבות עליונה.

עם זאת, פגישה פנים אל פנים עולה הרבה משאבים, זמן ואנרגיה, רק כדי להכניס את המסיבות המיועדות לאותו חדר. התהליך כולו מסדרת מסורת מיושנת וחוסר יעילות. ועידת וידאו יצאה כאלטרנטיבה יעילה לפגישות / כנס פנים-אל-פנים יקרות.

ועידת וידיאו היא טכנולוגיה שהולכת להשתלב באופן מלא בחיינו כמו איך הפכו הטלפונים הסלולריים והטלפונים. ועידת וידאו מאפשרת למשתמש להתעלם מהמרחק ולהרגיש כאילו אתה ליד המשתתפים / המתקשרים. זה מאפשר לנו לתת ולקבל; להסביר ולהדריך בזמן אמת - גם אם המתקשרים הם ממדינה אחרת.

אפליקציית הזום היא פיתרון לשיחות ועידה בווידיאו מרגש ומקצועי המציע למשתמש חווית ועידת וידאו יוצאת דופן ועוד ועוד. אפליקציית הזום מאפשרת למשתמש לשתף את המסך שלכם עם אלה המחוברים לשיחה. זה מאפשר לך להעביר את השליטה בפגישה לאדם אחר ואף מאפשר לך להקליט את השיחה כסרטון.

בפתרון ועידות הווידיאו של אפליקציית Zoom יש הרבה אפשרויות שימושיות ופונקציונליות שמוסתרות בתפריט המתקדם שלהם. הרשימה הבאה מאפשרת לך ללמוד על התכונות, הטיפים והטריקים כדי לחשוף את הפוטנציאל העצום של אפליקציית תקשורת מרגשת זו. תן לנו, לצלול לעומק, לתוך האפשרויות הנפלאות שמאפשרות לך להשתמש באפליקציה בצורה יעילה יותר - מה שהופך אותך למקצוען בכנס ועידות וידאו.

1. מתזמן פגישות אוטומטי

אפליקציית הזום פוטרת ממך את הדאגה לגרום לעוזר לתזמן את הפגישה שלך. באפשרותך לחבר ישירות את אפליקציית מתזמן הפגישות שלך אל זום, אשר תיצור פגישת זום חדשה בכל פעם שמשתמש מזמין פגישה. זה גם מוסיף את התאריכים והשעות ליומן האישי שמחובר לזום. באופן זה, הפגישות שלך הן אוטומטיות ויעילות לחלוטין, נקיות מטעויות אנוש.

אתה יכול אפילו להפוך פגישות צוות לאוטומטיות על ידי הוספת שלב לאמור לעיל, ומאפשרת לזום לשתף את קישור הפגישה לאפליקציית צ'אט קבוצתית, כמו Slack או דומה.

2. צור פגישות חוזרות בקלות באמצעות הגדרות שמורות וכתובת אתר אחת

פגישות חוזרות יכולות להיות צ'ק-אין שבועי וחודשי או שיחות אחרות המתוזמנות באופן קבוע שיש לך עם אותה קבוצה של אנשים. על ידי יצירת פגישה חוזרת ב- Zoom, אתה רק צריך לשמור את ההגדרות בפעם אחת ותוכל להשתמש בה בכל פעם שאתה מתקשר. נקודה יעילה נוספת באפשרות הפגישה החוזרת היא שתוכלו להשתמש באותה כתובת URL שוב ושוב. לכן, אינך צריך לשלוח למשתתפי הפגישה כתובת אתר חדשה בכל פעם שמתוכננת פגישה.

טריק נחמד נוסף שארוז בתוך אפשרות הפגישה החוזרת הוא 'אין זמן קבוע'. תוכלו להשתמש באפשרות זו אם אתה פוגש את אותה קבוצה של אנשים על פי לוח זמנים קבוע אך לא באותו זמן, לכל אחד פְּגִישָׁה. בעזרת 'אין זמן קבוע' תוכלו להשתמש באותן הגדרות ותעודת זהות שוב ושוב, ולא לשנות דבר עבור הפעמים בהן תחליטו להתחבר באמצעות ועידת וידאו.

3. בדקו מי השתתף בפגישה

זוהי תכונה שימושית עבור ועידות וידאו שהן חובה באופיין - כמו הרצאה באוניברסיטה או הכשרת עבודה חובה. לאירועי ועידת וידאו ככאלה, תרצו לבדוק את המידע של מי שהשתתף ואלה שלא הגיעו. זום מספק לך מידע זה לאחר סיום הפגישה.

על מנת למצוא את 'רשימת המשתתפים' כל שעליך לעשות הוא לעבור למקטע ניהול חשבון זום> דוח. בקטע דוח, אתה רק צריך למצוא את 'דוחות השימוש' ולחץ על 'פגישה' כדי לבחור את הפגישה שעבורה ברצונך למצוא את המידע.

לאחר שמצאת את הפגישה שלך, בחר את סוג הדוח וטווח התאריכים לפני שתלחץ על האפשרות צור דוח.

הערה: ניתן ליצור את רשימת המשתתפים רק בהתקיים התנאים הבאים:

1. עליך להיות מארח הפגישה המתוזמנת, בתפקיד מנהל החשבון או הבעלים.
2. יש לאפשר את דוחות השימוש.

• חשבון הזום צריך להיות שותף Pro או API או תוכנית עסקית או חינוך.

4. אפליקציית זום מאפשרת לכם לאסוף מידע מהמשתתפים

אם חשבתם שגיליון הנוכחות כתכונה שימושית, אפשרות איסוף המידע של אפליקציית Zoom היא תכונה מעודנת עוד יותר. זום מאפשר לך לאסוף מידע על המשתתפים מעצמם לפני שהם מצטרפים לפגישה.

על מנת לאסוף מידע, עליך להפעיל את אפשרות ההרשמה שנמצאת בכרטיסייה 'הפגישות שלי' באפליקציית הזום. לאחר הפעלת התכונה תוכלו להגדיר את הטופס שהמשתתפים צריכים למלא לפני שהם מצטרפים לפגישה.

אפליקציית הזום מגיעה עם טופס ברירת מחדל מובנה המאפשר לכם לסמן את תיבות הסימון של המידע הסטנדרטי שתרצו לאסוף, כמו שם, שיוך חברה וכו '. עם זאת, זום מאפשר לך גם ליצור את השדות המותאמים אישית שלך ברישום מעל הכרטיסייה 'מותאם אישית שאלות. ’בכרטיסייה זו תוכל ליצור שאלות ושדות חדשים שברצונך להוסיף לרישום טופס.

'וובינר' הוא מונח לסמינר מבוסס אינטרנט. אפליקציית זום מסוגלת לערוך סמינרים מקוונים המאפשרים לכם להתחבר לשפע של משתתפים. עם זאת, לצורך ההרשמה עדיף להשתמש בטופס באתר האירוע או להשתמש באפליקציה לניהול אירועים. על מנת לגרום לאלה שנרשמו לאירוע שלך להירשם ב- Zoom בו זמנית, מומלץ ליישם אוטומציות. היישומים שנבנו מראש של Zapier מאפשרים לך לסנכרן את המשתתפים עם זום, אתה יכול להשתמש בזה או להשתמש בכל אפליקציית אוטומציה אחרת כדי להשתמש ביעילות בזום לסמינרי האינטרנט שלך.

הערה: על מנת לאסוף את המידע מהמשתתפים, יש לעמוד בתנאים הבאים:

1. אתה חייב להיות מארח הפגישה.
2. אתה חייב להיות בעל חשבון מקצוען.

• הפגישה לא יכולה להיות 'מזהה הפגישה האישית שלך'.

5. צרו סרטון מתוך שיחת זום

תכונה חכמה נוספת ב- Zoom היא האפשרות להקליט את שיחת ועידת הווידאו שלך כווידאו. תכונה זו שימושית למדי לשיתוף הפגישה עם מי שהחמיץ אותה. לבדיקת הפגישה תכונה זו היא עליונה.

אפליקציית זום מאפשרת לכם להקליט את הווידיאו בכונן המקומי או בענן. יש לציין כי אפשרות אחסון הענן זמינה רק למשתמשים בתשלום. יתרון בשימוש בתכונת האחסון בענן הוא האפשרות להזרים את הפגישה באופן מיידי בדפדפן אינטרנט, ברגע שההקלטה מוכנה. קיבולת האחסון בענן משתנה בהתאם לחשבונות / תוכניות שונות.

גורם נוסף שיש לזכור לצורך הקלטת וידיאו בכנס הוא מיטוב ההגדרות מראש. יוזמה מקדימה זו גורמת לכם לבחור את האיכות הטובה ביותר המתאימה לסוג ועידות הווידיאו שאתם עורכים. לדוגמא: לוועידת וידאו מסוג שידור, בה רק המארח מופיע על המסכים, יעיל בהרבה להקליט רק את האודיו והווידיאו של המארח. בעוד שבפגישה מסוג שיתופי פעולה שבה המארח והמשתתפים מתקשרים ומחליפים מידע זה עם זה, ייתכן שתרצה להקליט את כולם. לכן, לפני שמתחילים בהקלטת ועידת וידאו, מומלץ מאוד להקדיש כמה דקות בחלונית ההגדרות, ולבחור את הפורמט המתאים ביותר לדרישותיך.

הערה: כדי לאפשר הקלטה של ​​ועידת וידאו יש לעמוד בתנאים הבאים:

1. כדי להקליט קטעי וידאו עליך להפעיל זום ב- Windows או Linux או macOS.

במקרה שלא תראה את אפשרות ההקלטה בכנסי הווידאו שלך, בדוק את דף ההגדרות שלך או שהמנהל יפעיל אותה.

6. תן להערות להיות שיתופיות

אפשרות שיתוף המסך של הזום מאפשרת למארח להציג את כל מה שנמצא על המסך בפני כל המשתתפים בשיחת הווידאו. כלי ההערות של אפליקציית Zoom מאפשר למשתתפי / משתתפי ועידת הווידיאו לצייר ולהדגיש על המסך המשותף. צריך לשבח את היעילות הזו ואת היצירתיות של כלי זה. אם אתה דן בחומרים חזותיים כגון עיצוב גרפי מדומה וכו ', לא ניתן להסביר את משמעותו של כלי ההערות במילים בלבד.

אם אתה משתתף בשיחה ואתה צריך להוסיף הערות על המסך המשותף של אחר, אתה יכול למצוא את אפשרות ההערה מ'אופציית התצוגה 'בחלק העליון של חלון הזום. לאחר שתלחץ על אפשרות ההערה, סרגל כלים עם אפשרויות הערה כגון 'ציור', 'טקסט', 'חץ' וכו '. כפתור השמירה בסרגל הכלים מאפשר לך לצלם צילום מסך של התמונה המלאה עם ההערות. אם אתה המארח, תקבל גם אפשרות להשבית הערות לכל המשתתפים.

7. מארח שיחות ועידת וידאו

כאשר אתה מארח שיחת וידאו / ועידה מקצועית, ייתכן שיגיע הזמן בו יש לנהל את הפגישה או לשלוט בשיתוף פעולה על ידי יותר ממארח ​​אחד. יתכנו מקרים בהם צוות יחסי הציבור ירצה לשלוט בפגישה יחד עם הדובר או נושא הנושא וובינר / ועידת וידאו זקוקים לשני אנשים שיסבירו את החומר הדרוש, או ששני מנהלים צריכים לתת שיתוף פעולה הַצָגָה. בנסיבות כאלה, זום מאפשר לך לבחור יותר מאדם אחד שינהל את ועידת הווידיאו במקום לעבור על תהליך בחירת מארח אחד בין היתר.

ההליך לשימוש באפשרות המארח המשותף מתחיל עם תחילה מעבר להגדרת פגישה זום והפעלתו לאחר 'האפשרות' מארח משותף '. לאחר שתסיים, עליך להמתין להפעלת הפגישה וכדי שהמארח המשותף יתחיל לְהִצְטַרֵף. עם תחילת הפגישה תוכלו להוסיף את האדם על ידי לחיצה על שלוש הנקודות המרחפות מעל הסרטון.

השיטה האלטרנטיבית לאירוח משותף היא למצוא את חלון המשתתף ולבחור 'נהל משתתפים'. ברגע שתציג את רשימת משתתפים, רחף מעל שם המשתתף שברצונך לארח במשותף ולחץ על 'עוד' ובחר באפשרות 'הפוך מארח משותף'.

הערה: על מנת לאפשר את אפשרות המארח המשותף, יש לעמוד בתנאים הבאים:

1. עליך להזדקק לחשבון מקצוען או עסקי או API או חשבון חינוך.
2. עליך להפעיל את Zoom ב- macOS, Windows, Android או IOS (לא ב- Linus או באינטרנט).

במקרה שאופציית המארח המשותף לא מופיעה, בקש ממנהל החשבון שלך לאפשר הרשאות אירוח משותף בכרטיסיה פגישות.

8. היעזרו בחדר ישיבות למשתתפים

ל- Zoom יש אפשרות מעניינת להכניס את המשתתפים לשיחת הווידאו עוד לפני שהמארח מופיע. לקבוצות קטנות יש חיבה לאופציה זו מכיוון שהיא מאפשרת להם לקיים שיחות קטנות לפני שהמארח נראה לנהל את הפגישה.

עם זאת, במקרים, ניתן לייחס את הקהילה הזו של משתתפיכם בחדר וירטואלי ל- תצוגה לקויה של המותג או התדמית הארגונית שלך בגלל האינטראקציה שמתחילה לפני שהמארח אפילו מגיע. ניתן להימנע מכך עם יצירת חדר המתנה וירטואלי שמחזיק את המשתתפים בהמתנה עד שאתה, המארח, מאפשר להם להצטרף לפגישה באותו זמן או אחד אחד.

האפשרות המדויקת להפעלת חדר ההמתנה הווירטואלי משתנה בהתאם לסוג החשבון שלך. עם זאת, לאחר שתפעיל את האפשרות תוכל להתאים אישית את מה שאתה רוצה שהמשתתפים יראו כשהם ממתינים לתחילת הפגישה.

9. אפשר לצד שלישי או לעוזר שלך לקבוע את הפגישה שלך

זום מאפשר לך לבצע שיחות וידיאו יוצאות דופן, אך זהו יותר מסתם אפליקציה לשיחת וידאו. שפע התכונות והאפשרויות הופכים את זום לכלי תקשורת ארגוני רב עוצמה. זום משמש לעתים קרובות על ידי אנשי מקצוע ומנהלים ברמה גבוהה לצורך חיבור לאנשי הצוות השונים במהלך ועידת וידיאו.

לכן, במסגרת ארגונית או עסקית, כלי התקשורת לרוב צריך להיות מטופל על ידי עוזר או על ידי צוות יחסי הציבור או אנשי השיווק. זום מאפשר לך להעביר את תזמון הפגישה לעוזר שלך או לצד שלישי שמנהל את לוח השנה שלך.

על מנת לאפשר את הרשאות עוזר התזמון, עליך להיכנס לזום ומתחת 'הגדרות פגישות' לחץ על 'אחרים'. שם אתה ימצא סימן פלוס ליד עוזר התזמון, לחץ עליו והקלד את מזהה הדוא"ל של העוזר שלך וסיים את התהליך בלחיצה על לְהַקְצוֹת.

לאחר שהוספת את העוזר שלך, על הצוות הנבחר להתנתק ולהיכנס חזרה לחשבון הזום שלהם כדי שהתכונה תתחיל לפעול. לאחר כניסת עוזר התזמון לתוקף, הצוות המוקצה יכול לקבוע פגישות עבורך. עקוב אחר אפשרות מראש או אפשרות פגישות (בהתבסס על גרסת הזום שלך) וצור פגישות חדשות על סמך ההנחיות.

הערה: על מנת לאפשר לעוזר שלך או לצד שלישי לקבוע פגישות עבורך, יש לעמוד בתנאים הבאים:

1. מי שקיבל את הרשאות התזמון ואת החשבון הראשי שהקצה את ההרשאות, שניהם צריכים להיות בעלי רישיון Pro או Corp.
2. למי שרוצה לערוך סמינרים מקוונים, למתזמן ולמחזיק החשבון יש רישיון וובינר.

10. יסודות המקלדת לנווט ביעילות באפליקציית הזום

למי שמשתמש לעתים קרובות ב- Zoom, לימוד מספר קיצורי מקשים יעזור לך לנהל בזריזות את שיחות הווידאו שלך. קיצורי הדרך של זום הם הגיוניים, פונקציונליים וקל לזכור.

אני עומד על 'הזמנה'. עבור משתמשי macOS, "Cmd + I" קופץ לחלון ההזמנה. עבור משתמשי Windows, "Alt + i" מביא אותך לחלון ההזמנה. קיצור דרך זה מאפשר לך להתחיל מהיר בפעילויות הזום שלך, שכן מחלון ההזמנה תוכל לתפוס קישורים לפגישה או לשלוח הזמנות בדוא"ל.

M מייצג אילם. עבור משתמשי מקינטוש, "Cmd + Ctrl + m" ולמשתמשי Windows, "Alt + m" מאפשר לך להשתיק את כולם בשיחה כאשר אתה המארח.

מסך השיתוף הוא תכונה פופולרית בזום והפופולריות שלו לא הולכת לאיבוד בזום, מכיוון שהתכונה כוללת את קיצור הדרך הבלעדי שלה.

S מייצג מניות. עבור משתמשי מקינטוש, "Cmd + Shift + s" ולמשתמשי Windows, "Alt + Shift + s" מאפשר לך לשתף את המסך שלך עם משתתפי השיחה שלך.

קיצורי דרך אלה מאפשרים לך לבצע שינויים מיידיים כאשר אתה מתחיל לבצע זום במשך היום או באמצע שיחת וידאו.

איך זום בהשוואה למתחרותיה? מה מייחד את זום?

זום הוא כלי ועידת וידאו שלם המאפשר לבצע שיחות וידאו / ועידות מתוחכמות ועוד ועוד. החברות או המתחרות המובילות המציעות שירותים דומים ל- Zoom הן WebEx, Skype ו- LogMeIn. אם כי שלוש החברות מציעות בשירותים דומים, זום שם דגש רב יותר על היבט הוידאו של המוצר שלהם, מכיוון שהוא מציע קצב פריימים גבוה יותר יַחֲסִית.

בקרב שלושת המתחרים, סקייפ ידועה בשימוש האישי שלה ואינה פופולרית למדי עבור פעילויות ארגוניות בהשוואה לזום ואחרות. אמנם הגרפיקה והממשק והעיצוב של סקייפ נעימים יותר לעין, אך הם נופלים מהפיצ'רים והאפשרויות השונות שמבססות בפתרונות ועידת הווידיאו האחרים.

WebEx לוקח את ההובלה בתכנית החינמית ללא מגבלות על אורך הפגישה בהשוואה למכסת זום בת 40 דקות. עם זאת, זום בראש המירוץ ביכולתו לשתף לא רק את המסך גם באמצעות השמע המארח - תכונה ייחודית לזום.

אפשרויות התקשורת הארגונית והסמינרים האינטרנטיים השונים לרוב מגיעות כהרשאות בתשלום. בנוסף, טווחי התמחור דומים זה לזה. עם זאת, זום מציעה אפשרויות מתוחכמות רבות כגון חדרי ישיבות ועוד.

זום הוא פתרון מקצועי לוועידות וידאו. עם זאת, זה הביטוי הקצר הזה וגם הרבה יותר. בקריאת כל הטיפים, הטריקים והתכונות של זום, אי אפשר היה שלא להגיע למסקנה שזום הוא פיתרון תקשורת וירטואלי שלם.

זום מאפשר לך לבצע שיחות וידאו באיכות יוצאת דופן, וגם מאפשר לך לשתף את המסך, לבצע הערות, להקליט שיחות כווידיאו, להוסיף עוזרים, ליצור חדר ישיבות, לאסוף פרטי רישום ו יותר. האפשרויות הזמינות באמצעות זום מאפשרות לך אינספור אפשרויות בשיחת וידאו, שהיו בלתי אפשריות אחרת.

האפשרויות ש- Zoom מאפשר לכם, המארח, לקחת את יעילות הוועידה הווירטואלית לשלב הבא. באמצעות זום התקשורת קרובה יותר, אישית ויעילה יותר; למרות המרחק.

עם זום, תן לנו להתחבר, תן לנו לשתף, תן לנו לשתף פעולה ולתת לנו ליצור - מעבר לגבולות.