Kodėl valdybos portalai yra pagrindinis komandinio darbo ir bendradarbiavimo įrankis?

Šiuo metu joks trečiosios šalies bendradarbiavimo įrankis negali prilygti vienam gero ir stabilaus pasiūlymo lentos portalas. Tai tapo XXI amžiaus tendencija daugumoje didelių ir mažų įmonių. Nenuostabu, nes taip lengviausia koordinuoti visų valdymo proceso dalyvių judesius: nuo eilinių vadovų ir administratorių iki direktorių tarybos.

Posėdžių salių plėtros istorija

Dešimtojo dešimtmečio pabaigoje internetas sparčiai plito. Žmonės pirko kompiuterius, prisiregistravo prie IPT ir prisijungė prie interneto, kad pamatytų, ką gali pasiūlyti pasaulinis internetas. Nors technologija tuo metu buvo apribota, į ateitį mąstantys direktoriai svarstė būdus, kaip naudoti internetą valdybos posėdžių procesui automatizuoti. Praeis dar daug tūkstantmečių, kol virtuali posėdžių salė – tiek pavadinimas, tiek technologija – oficialiai atsiras rinkoje.

Naujų technologijų pažanga, taip pat įmonių skandalų atsiradimas iškėlė poreikį efektyviau vykdyti valdybos posėdžių procedūrą, kuri būtų ne tik paprasta, bet ir atitinkanti reikalavimus. „BoardVantage“ buvo vienas iš pirmųjų paslaugų teikėjų 2002 m. Kartu su kitomis panašias paslaugas teikiančiomis įmonėmis įmonė įsigijo rizikos kapitalo.

Tačiau elektroninių knygų pramonė tebėra ribota. Jis buvo prieinamas tik vyresniems vadovams, o jo naudingumas apsiribojo susitikimų dokumentų peržiūra dideliuose kompiuteriuose. Nebuvo daug ką su tuo padaryti.

Tačiau tikrasis žaidimo keitiklis buvo „iPad“ debiutas 2010 m. Valdybos nariai per valdybos sesijas gali naudoti šiuos nešiojamus planšetinius kompiuterius, o ne sunkius kompiuterius. Pirmą kartą valdybos nariai buvo tikrai mobilūs, todėl jie galėjo bendradarbiauti vieni su kitais iš bet kurios vietos. Naudodamiesi kelių prisilietimų funkcija, vartotojai galėjo rašyti ir piešti tiesiai ant iPad, tarsi jis būtų popieriuje, suardydami dar daugiau ribų.

Šios funkcijos atvėrė duris naujoms funkcijoms, kurios pagerino valdybos narių bendravimą. Galiausiai, kaip greitai atrado pardavėjai, nuotoliniams valdybos posėdžiams reikalingos technologijos jau buvo prieinamos.

Kodėl valdybos portalas šiuo atžvilgiu yra išskirtinis?

Pandemija nustatė šią tendenciją, tačiau ji tęsėsi ir už karantino ribų. Jis parodė pakankamai stipriųjų pusių, kad būtų apibendrintas šiame sąraše.

Privalumas net Susirinkimo steigimo metu 

Trečiųjų šalių programinės įrangos naudojimas užima daug laiko ir vargina. Pirmiausia surenkate visus failus į vieną krūvą, rankiniu būdu tvarkote juos, įkeliate į serverį ir tik tada galite juos platinti prieš susitikimą. Daug lengviau naudoti virtualios lentos programinę įrangą. Jūs tiesiog vilkite failą į esamą šabloną. Tu gali:

• greitai atnaujinti dokumentų paketą;
• tiesiog pasirinkite atitinkamą parinktį, kad pakeistumėte visą pranešimų paketą;
• naudokite valdybos portalą darbotvarkei automatizuoti rengdami dokumentų paketą.

Tai sumažina paketinių failų rūšiavimo ir išdėstymo laiką. Taip pat galite nustatyti laiko apribojimą kiekvienam darbotvarkės klausimui, kuris padės išlaikyti susitikimą. Kalbant apie įspėjimus, jie taip pat yra čia. Taip valdybos administraciniai darbuotojai atleidžiami nuo dar vieno daug laiko reikalaujančio darbo.

Nauda per pačius susitikimus tiesiogiai 

Pagrindinis valdybos portalo pranašumas yra galimybė sukurti valdybos posėdį internetu. Tarsi tai būtų popierinis, galite iš karto užsirašyti pastabas bet kurio susitikimo dokumento puslapyje. Be to, šie užrašai gali būti asmeniniai arba bendrinami, užtikrinant, kad jūsų užsiėmimai būtų gyvi ir veiksmingi. Visiškas susitikimų sprendimas, kai kuriuose valdybos portaluose netgi yra balsavimo ir el. pasirašymo parinkčių. Valdybos portale:

• lankomumas sekamas automatiškai;
• į kiekvieno posėdžio protokolą įtraukiama informacija apie dalyvavimą, kurią taip pat galima stebėti audito ataskaitose;
• nebereikia rankiniu būdu dalyvauti susirinkimuose, o tai supaprastina procedūrą.

Kadangi laikas yra pinigai, turėtumėte kuo geriau išnaudoti susitikimų laiką.

Privalumai pasibaigus susitikimui

Valdybos valdymo programinė įranga taip pat apima projektų valdymo įrankius, kurie padeda procese po susirinkimo. Saugius lentos dokumentus galima laikyti Dokumentų bibliotekoje. Tai garantuoja, kad bet kokia iš valdybos gauta informacija bus nedelsiant prieinama auditui. Tai taip pat reiškia, kad visi nauji valdybos nariai ar generaliniai direktoriai turės prieigą prie istorinių valdybos dokumentų.

Kodėl tokios bendradarbiavimo programos yra privalomos?

Bendradarbiavimo programos yra labai naudingos dėl daugelio priežasčių. Pati Board portalo programinės įrangos idėja yra puiki, nes tokios programos tiesiog sujungiamos į vieną patogų įrankį, kuris padidina saugumą.

Kalbėdami apie saugumą, pažangūs tyrinėtojai patikina mus, kad šifravimo lygis beveik visose populiariose posėdžių salės sprendimai pasiekia karinio šifravimo arba aukščiausių finansinių institucijų, tokių kaip centrinė, lygį bankas. Kaip ir galima tikėtis, įsilaužėliai neturi jokių šansų, nebent duosite jiems savo slaptažodį ir būdą atlikti dviejų veiksnių autentifikavimą.

Šiuo metu tai yra vienintelė programa, siūlanti visą nepopierinį susitikimų sprendimą. Kaip sako tyrėjai, tai perkelia jūsų verslą į kitą lygį, leisdamas peržengti augimo ribas, į kurias šiuo metu tikriausiai suklumpate.