5 pagrindiniai patarimai, kuriuos turėtumėte žinoti renkantis virtualiosios stalo salės programinę įrangą

Aukštųjų technologijų naujovės keičia mūsų verslo būdą ir vietą. Viena ryškiausių šio modelio apraiškų yra direktorių tarybos svetainė. Tiek valstybinės, tiek privačios įmonės jį naudoja kapitalui ir verslo valdymui. Kad galėtumėte sėkmingai, efektyviai ir saugiai vesti virtualų posėdį, jums reikia tinkamos valdybos posėdžių programinės įrangos. Šios platformos taip pat gali pagreitinti dalyvavimo faktiniuose susitikimuose arba tuose susitikimuose, kuriuose dalyvauja ir virtualus, ir fizinis, procedūrą. Toliau apžvelgsime 5 geriausius patarimus, į kuriuos reikia atsižvelgti renkantis virtualios lentos programinę įrangą.

Kas yra valdybos posėdžių programinė įranga?

Vienintelis, saugus ir bendradarbiaujantis įrankis, vadinamas valdybos posėdžių programine įranga (taip pat žinomas kaip valdybos portalo programinė įranga), leidžia planuoti valdybos posėdžius nuo pradžios iki pabaigos be popieriaus. Šis daugiafunkcis įrankis leidžia organizuoti susitikimus ir sukurti atmosferą, kuri skatina efektyvų komandinį darbą, bendravimą ir sąveiką. Per valdybos portalą galite dalytis darbotvarkėmis ir kitais svarbiais dokumentais, nuolat atnaujinti dokumentus, kad visi turėtų prieigą prie naujausios informacijos, ir pridėti prie dokumentų pastabų bei klausimų. Naudodami valdybos posėdžių programinę įrangą taip pat galite rasti kitų naudingų funkcijų.

Šios programinės įrangos sėkmė paaiškina, kodėl visų dydžių ir sektorių įmonės naudoja šias technologijas. Tai savo ruožtu skatina rinkos pasiūlą, o tai rodo nuolatinis naujų posėdžių salės programinės įrangos pardavėjų atsiradimas.

5 patarimai, kaip pasirinkti posėdžių salės programinę įrangą

Turėtumėte turėti verslo supratimą apie savo galutinį tikslą, atsižvelgti į savo įmonės dydį ir kitus veiksnius rinkdamiesi posėdžių salės programą ir peržiūrėdami lentos portalo programinės įrangos palyginimas. Yra 5 bendros rekomendacijos, kurios gali padėti išmintingai pasirinkti.

1. Priimdami sprendimą atsižvelkite į savo svetainę

Vienas iš svarbiausių veiksnių, į kuriuos žmonės atsižvelgia rinkdamiesi posėdžių salės programinę įrangą, yra vartotojo patirtis. Tai apima naršymo mygtukų padėtį, logišką įvykių eigą, galimybę keisti šablonus ir kt. Tai svarbu, nes jūsų darbas turi būti kuo protingesnis ir ne tik sėkmingas, bet ir nepopierinis susitikimų sprendimas.

2. Į kibernetinį saugumą žiūrėkite rimtai

Viena iš aktualiausių kibernetinio saugumo problemų. Verslas dėl užpuolimų ir sukčiavimo praranda milijonus dolerių. Taigi, atkreipkite dėmesį, ar posėdžių salės programinė įranga siūlo duomenų šifravimą. Šiuo metu 128 bitų šifravimas yra dažniausiai naudojama forma. Visiškas 256 bitų šifravimas, panašus į karinį standartą, gali būti prieinamas iš sudėtingesnių tiekėjų.

Sužinokite, kur bus saugomi jūsų duomenys. Labai svarbu, kad jis būtų serveryje, o ne debesyje, kur įsilaužėliams gali būti lengviau. Nepamirškite apsaugoti ir savo SMS žinučių. Visada pirmenybę teikite pardavėjams, kurie reguliariai atlieka įsiskverbimo testus ir atnaujina savo produktus.

3. Nustatykite informacijos prieigos lengvumą

Nors gali atrodyti akivaizdu, ideali valdybos portalo posėdžių programinė įranga turėtų padėti jums ir posėdžio dalyviams lengvai gauti reikiamą informaciją. Nepopierinės sistemos naudojimo tikslas yra pakeisti sudėtingą ir netvarkingą popieriaus procesą supaprastintu, paprastesniu ir tvarkingesniu.

• Galimybė ieškoti. Valdybos nariams dokumentų turi būti paprasta ieškoti ir juos naršyti. Be to, jie turi turėti galimybę tai padaryti bet kuriame norimame įrenginyje. Kadangi gali būti naudojamos visos trys šios platformos, geriausios plokščių valdymo sistemos siūlo versijas, optimizuotas staliniams kompiuteriams, planšetiniams kompiuteriams ir mobiliesiems įrenginiams. Jei pasirinkta programinė įranga yra tik darbalaukio pagrindu, negalėsite pasiekti savo tikslo padidinti susitikimų skaičių.

• Formatavimas tinkamas spausdinti. Visada atsiras vartotojų, norinčių atsispausdinti kopijas, nors darbo vietos kūrimas be popieriaus yra viena iš pagrindinių priežasčių, kodėl daugelis firmų naudojasi lentų portalais. Tai gali lemti įvairūs veiksniai, pvz., asmeninis patogumas arba netoleravimas ilgalaikiam ekrano naudojimui. Įsitikinkite, kad lentos knygos ir pridedamų dokumentų formatas yra tinkamas spausdinti šioje konkrečioje situacijoje.

• Prieinamumas neprisijungus. Tai, ar žmonės gali pasiekti turinį tiek prisijungę, tiek neprisijungę, yra kitas veiksnys, į kurį reikia atsižvelgti. Jei ne, neturint prieigos prie „Wi-Fi“ ar 4G, jiems gali būti sunku pasiruošti susitikimui.

4. Patikrinkite kainoraštį

Daugelis internetinių valdybos posėdžių tiekėjų paprastai taiko paslėptus mokesčius, kurie gali jus nustebinti. Štai keli atvejai:

• Pagalba treniruotėse. Įsigiję programą, turite išmokti ją naudoti. Svarbu žinoti, ar šie mokymai bus nemokami, ar reikės apmokamo konsultanto. Daugybė paslaugų teikėjų dažnai rengia internetinius seminarus, kuriuose aptariamos jų platformų funkcijos. Tačiau dažnai reikalaujama vieno ar kito mokesčio.
• Pagalba klientams. Sužinokite, kokio lygio paslaugų tikėtis. Ji gali būti prieinama visą laiką, tačiau, pavyzdžiui, nemokama pagalba bus teikiama tik nustatytomis valandomis.
• Saugojimo talpa. Jei dirbate su daug duomenų, šis aspektas yra labai svarbus. Dažnai siūloma papildoma talpa už didelę kainą.

5. Nustatykite, ar vaizdo konferencijos palaikomos

Gebėjimas stebėti, kas aktyviai dalyvauja susirinkime, yra būtinas norint įvykdyti teisinę pareigą greitai identifikuoti visus dalyvaujančius. Konferencinio skambučio metu galite netyčia prarasti vartotoją. Todėl vaizdo konferencijos valdybos programinėje įrangoje yra nepaprastai naudingos skaidrumui.

Be to, galimybė matyti vienas kitą atrodo intymesnė ir yra arčiausiai fizinio susitikimo. Yra mažiau problemų, kai žmonės kalbasi vienas su kitu, nes galite lengvai įdiegti pakeltos rankos metodą, kuris padėtų pirmininkui pasiūlyti visiems norintiems komentuoti. Taip pat galite matyti vaizdinius požymius, kad kažkas yra pasirengęs kalbėti.

Išvada

Naudodami lentų portalo programinę įrangą versle, darbas bus labai supaprastintas ir visiems suprantamas. Todėl labai svarbu atsakingai žiūrėti į programinės įrangos pasirinkimą, kuris atitiktų visus jūsų reikalavimus. Vadovaukitės mūsų patarimais ir plėskite savo verslą naudodami posėdžių salės programinę įrangą.