Jums tinkamo duomenų kambario pasirinkimo reikšmė

Vadovai, valdybos nariai ir verslo vadovai naudoja virtualių duomenų kambario paslaugas saugiam duomenų saugojimui ir efektyviam bendradarbiavimui su trečiosiomis šalimis.

Tačiau šiandien yra daugybė virtualių duomenų kambario teikėjų, todėl gali būti sudėtinga pasirinkti tinkamą tiekėją jūsų įmonei. Vis dėlto teisingas pasirinkimas yra labai svarbus, nes jis gali turėti įtakos sandorio rezultatui.

Toliau pateiktame vadove rasite svarbiausių patarimų ir svarbiausių žingsnių ieškant duomenų kambario.

Kas yra virtualus duomenų kambarys?

Virtualus duomenų kambarys, dar žinomas kaip elektroninių duomenų kambarys, yra saugi internetinė saugykla, naudojama skaitmeniniams failams ir dokumentams saugoti ir platinti.

Internetinė duomenų kambario programinė įranga yra ypač naudinga atliekant šias verslo operacijas ir procesus:

• Susijungimai ir įsigijimai. Parduodanti ir įsigyjanti bendrovė gali naudoti VDR kaip saugią ir kontroliuojamą sandorio aplinką. Jo funkcijos leidžia greitai ir lengvai įkelti ir dalytis konfidencialiais deramo patikrinimo dokumentais, bendrauti susijungimų ir įsigijimų klausimais bei pagreitinti bendrą operaciją.
• Lėšų rinkimas. Startuoliams ir verslui, siekiantiems pritraukti kapitalą, reikalinga virtuali duomenų patalpa, skirta dalytis dokumentais su investuotojais ir sekti jų veiklą, kad suprastų, kas labiausiai užsiima ir domisi.
• IPO. Įmonėms, norinčioms viešai paskelbti, reikia duomenų kambario, kad galėtų teikti kelias išorines šalis, pvz auditoriai, draudikai ir potencialūs investuotojai, turintys saugią ir skaidrią prieigą prie savo finansų IPO duomenys.
• Valdybos komunikacijos. Valdybos nariai naudoja VDR valdybos ir komitetų posėdžiams valdyti ir vesti, saugiai dalytis valdybos medžiaga, kurti ir priskirti užduotis bei stebėti veiklos rezultatus. Tu gali Sužinokite daugiau apie duomenų kambario sprendimus valdybos direktoriams.

5 priežastys, kodėl verta naudoti duomenų kambario programinę įrangą

Be saugaus konfidencialių failų saugojimo ir dalijimosi, yra daug kitų privalumų naudojant virtualų duomenų kambarį.

1. Sumažėjusi kaina. Virtualios duomenų patalpos yra daug pigesnės ir ekonomiškesnės, palyginti su fizinėmis duomenų patalpomis. Pirma, nėra su kelionėmis susijusių išlaidų, tokių kaip bilietai ar apgyvendinimas. Antra, vartotojai nemoka už duomenų kambario nuomą ir priežiūrą. Kartu tai gali sutaupyti tūkstančius dolerių per metus.
2. Efektyvus bendravimas. Daugelis duomenų kambario pardavėjų siūlo įvairius bendradarbiavimo ir komunikacijos įrankius. Pavyzdžiui, tiesioginiai pokalbiai, diskusijos gijomis, komentarai, pranešimai, ekspertų paskyrimas, klausimų ir atsakymų skyriai ir kt.
3. Greitesnis sandorio užbaigimas. VDR leidžia vartotojams greitai įkelti, atnaujinti ir bendrinti svarbius dokumentus. Tai padeda nuolat atnaujinti partnerius, investuotojus ir komandos narius. Savo ruožtu tai palengvina sprendimų priėmimą ir leidžia greičiau užbaigti sandorį.
4. Prieinamumas. Virtualios duomenų patalpos gali būti pasiekiamos bet kada ir bet kur. Be to, šimtai vartotojų vienu metu gali peržiūrėti dokumentus netrukdydami vienas kito darbui.
5. Ekologiškumas. Virtualios duomenų patalpos padeda išvengti tūkstančių popierinių dokumentų spausdinimo ir saugojimo. Be to, nuotolinė prieiga prie VDR neleidžia vartotojams keliauti, o tai sumažina anglies dvideginio išmetimą. Visa tai daro teigiamą poveikį aplinkai.

Geriausių virtualių duomenų kambario teikėjų kriterijai

Ieškodami virtualios duomenų patalpos, sutelkite dėmesį į šias charakteristikas.

Kriterijai	apibūdinimas
1. Stiprus duomenų saugumas	Pasirinkite tiekėją, kuris siūlo: Pasiekite saugos funkcijas kaip dviejų veiksnių autentifikavimas, smulkūs vartotojo leidimai ir IP prieigos apribojimai. Dokumentų apsaugos priemonės kaip redagavimas, dinaminiai vandens ženklai ir nuotolinis smulkinimas.
2. Pažangios funkcijos	Įsitikinkite, kad duomenų patalpoje yra: Dokumentų valdymo funkcijos kaip masinis failų įkėlimas, vilkimas ir nuleidimas, automatinis indeksų numeravimas ir paprasta teksto paieška. Bendravimo ypatybės pvz., gijos, tiesioginiai pokalbiai, vaizdo konferencijos, komentarai ir pranešimai. Vartotojo veiklos stebėjimo funkcijos kaip ataskaitos ir audito sekos.
3. Profesionalus klientų aptarnavimas	Atkreipkite dėmesį, jei pardavėjas siūlo: 24/7/365 palaikymas kad bet kada prireikus galėtumėte susisiekti su palaikymo atstovu. Daugiakalbis palaikymas kad galėtumėte bendrauti su pagalbos specialistu norima kalba. Daugiakanalis palaikymas kad galėtumėte susisiekti su palaikymo komanda įvairiomis priemonėmis, pvz., telefonu, tiesioginiu pokalbiu ar el. paštu.
4. Kiti kriterijai	Patikrinkite šiuos dalykus: Nemokamas bandymas nemokamai išbandyti platformą prieš perkant bet kokias paslaugas. Patirtis savo pramonėje kad įsitikintumėte, jog platforma atitinka jūsų verslo tikslus. Tarifų planai pasirinkti tinkamiausią kainodaros variantą pagal savo poreikius.

5 žingsniai, kurių reikia imtis renkantis virtualaus duomenų kambario teikėją

Štai trumpa instrukcija, ką daryti, norint pasirinkti tinkamiausią jūsų projektui duomenų patalpos tiekėją.

1. Nustatyti poreikius. Apibrėžkite, kam reikalingas VDR, kiek ilgai truks projektas, kiek vartotojų galės pasiekti patalpą ir kiek turi būti duomenų saugojimo vietos.
2. Nustatykite biudžeto ribas. Apibrėžkite, kiek galite sau leisti išleisti duomenų kambariui, nes kainos prasideda nuo 99 USD per mėnesį ir gali siekti tūkstančius dolerių per metus.
3. Skaitykite atsiliepimus. Sužinokite, ką kiti naudotojai mano apie teikėjus duomenų kambario apžvalgų svetainėse.
4. Palyginkite virtualius duomenų kambarius. Pasirinkite 2–3 pardavėjus ir palyginkite juos pagal funkcionalumą, patirtį ir kainą.
5. Užsisakykite demonstracinę versiją. Susisiekite su paslaugų teikėju, kad pardavimo atstovas parodytų, kaip veikia duomenų kambarys ir kokios yra jūsų projekto kainodaros galimybės.