10 geriausių mastelio keitimo patarimų, gudrybių ir funkcijų, kad taptumėte profesionalia vaizdo konferencijoje

Vaizdo konferencijos sparčiai keičiasi į labiausiai mėgstamą komunikacijos terpę šiais laikais. Nesvarbu, ar tai būtų el. Paštas, ar balso skambutis, per šiuos bendravimo būdus prarandama daug išraiškos ir ketinimų. Todėl dėl tiesioginių susitikimų dažnai prašoma ypač svarbių reikalų.

Tačiau tiesioginis susitikimas kainuoja daug išteklių, laiko ir energijos vien tam, kad numatyti vakarėliai patektų į tą patį kambarį. Visas procesas siekia pasenusios tradicijos ir neefektyvumo. Vaizdo konferencijos pasirodė kaip efektyvi alternatyva brangiems tiesioginiams susitikimams / konferencijoms.

Vaizdo konferencija yra technologija, kuri visiškai integruosis į mūsų gyvenimą, pavyzdžiui, kaip tapo mobilieji telefonai ir telefonai. Vaizdo konferencijos leidžia vartotojui nepaisyti atstumo ir jaustis taip, lyg būtum šalia dalyvių / skambinančiųjų. Tai leidžia mums duoti ir gauti; paaiškinkite ir nurodykite realiuoju laiku, net jei skambinantieji yra iš kitos šalies.

„Zoom“ programa yra įdomus ir profesionalus vaizdo konferencijų sprendimas, kuris vartotojui siūlo išskirtinę vaizdo konferencijų patirtį ir daug daugiau. „Zoom“ programa leidžia vartotojui dalytis jūsų ekranu su tais, kurie yra susiję su skambučiu. Tai leidžia perduoti susitikimo kontrolę kitam asmeniui ir netgi leidžia įrašyti skambutį kaip vaizdo įrašą.

„Zoom“ programos vaizdo konferencijų sprendimas turi daug naudingų ir funkcinių galimybių, kurios yra paslėptos jų išplėstiniame meniu. Šiame sąraše galite sužinoti apie funkcijas, patarimus ir gudrybes, kad atskleistumėte didžiulį šios įdomios komunikacijos programos potencialą. Pasinerkite į nuostabias galimybes, leidžiančias efektyviau naudotis programa - tapdami profesionalu vaizdo konferencijose.

1. Automatinis susitikimų planuoklis

„Zoom“ programa atleidžia jus nuo rūpesčio gauti asistentą, kuris planuoja susitikimą. Galite tiesiogiai prijungti savo susitikimų planavimo programą prie „Zoom“, kuri kiekvieną kartą, kai vartotojas užsisakys susitikimą, sukurs naują „Zoom“ susitikimą. Jis taip pat prideda datas ir laiką prie asmeninio kalendoriaus, kuris yra prijungtas prie mastelio keitimo. Tokiu būdu jūsų susitikimai yra visiškai automatizuoti ir efektyvūs, be žmogaus klaidų.

Jūs netgi galite automatizuoti komandos susitikimus pridėdami žingsnį prie aukščiau nurodytų sąlygų, leisdami „Zoom“ bendrinti susitikimo nuorodą su komandos pokalbių programa, pvz., „Slack“ ar panašia.

2. Lengvai sukurkite pasikartojančius susitikimus naudodami išsaugotus nustatymus ir vieną URL

Pasikartojantys susitikimai gali būti savaitiniai ir mėnesiniai registravimai ar kiti reguliariai planuojami skambučiai, kuriuos atliekate su tais pačiais žmonėmis. „Zoom“ sukurdami pasikartojantį susitikimą, jums tereikia išsaugoti nustatymus vieną kartą ir galėsite jais naudotis kiekvieną kartą skambindami. Kitas efektyvus pasikartojančio susitikimo pasirinkimo momentas yra tas, kad tą patį URL galite naudoti vėl ir vėl. Todėl jums nereikia siųsti susitikimo dalyviams naujo URL kiekvieną kartą, kai planuojamas susitikimas.

Kitas puikus triukas, supakuotas pasikartojančio susitikimo parinktyje, yra „Be fiksuoto laiko“. Galite naudoti šią parinktį jei susitinkate su tais pačiais žmonėmis pagal įprastą tvarkaraštį, bet ne tuo pačiu metu, kiekvienam susitikimas. Naudodami parinktį „Be fiksuoto laiko“ galite vėl ir vėl naudoti tuos pačius nustatymus ir susitikimo ID, nieko nekeisdami tiems laikams, kuriuos nusprendėte prisijungti per vaizdo konferenciją.

3. Patikrinkite, kas dalyvavo susitikime

Tai naudinga vaizdo konferencijų, kurios yra privalomos, pavyzdžiui, universiteto paskaitos ar privalomo darbo mokymo funkcija. Dėl vaizdo konferencijų renginių norėtumėte patikrinti dalyvavusių ir nedalyvavusių asmenų informaciją. „Zoom“ pateikia šią informaciją jums pasibaigus susitikimui.

Norėdami rasti „dalyvių sąrašą“, tereikia pereiti į skiltį „Keisti abonemento valdymą> Ataskaita“. Skyriuje „Ataskaita“ tiesiog reikia rasti „Naudojimo ataskaitas“ ir spustelėti „Susitikimas“, kad pasirinktumėte susitikimą, kurio informaciją norite rasti.

Radę susitikimą, prieš spustelėdami parinktį generuoti ataskaitą, pasirinkite ataskaitos tipą ir dienų seką.

Pastaba: Dalyvių sąrašas gali būti sudarytas tik tuo atveju, jei tenkinamos šios sąlygos:

1. Turite būti suplanuoto susitikimo vedėjas, turėdamas paskyros administratoriaus ar savininko vaidmenį.
2. Reikia įjungti naudojimo ataskaitas.

• „Zoom“ paskyra turi būti „Pro“ arba API partnerio arba verslo ar švietimo planas.

4. „Zoom“ programa leidžia rinkti informaciją iš dalyvių

Jei manėte, kad lankomumo lapas yra naudinga funkcija, „Zoom“ programos informacijos rinkimo parinktis yra dar puikesnė funkcija. Mastelis leidžia jums surinkti informaciją apie dalyvius iš jų pačių prieš jiems prisijungiant prie susitikimo.

Norėdami rinkti informaciją, turite įjungti registracijos parinktį, esančią „Zoom“ programos skirtuke „Mano susitikimai“. Kai funkcija įgalinta, galite nustatyti formą, kurią dalyviai turi užpildyti prieš prisijungdami prie susitikimo.

„Zoom“ programoje yra įmontuota numatytoji forma, leidžianti pažymėti standartinės informacijos, kurią galite rinkti, pvz., Pavadinimą, įmonės priklausomybę ir kt. Tačiau „Zoom“ taip pat leidžia sukurti pasirinktinius laukus registracijos skirtuke „Pasirinktinis Klausimai. ’Šiame skirtuke galite sukurti naujus klausimus ir laukus, kuriuos norite pridėti prie registracijos forma.

„Webinar“ yra internetinio seminaro terminas. „Zoom“ programa gali surengti internetinius seminarus, leidžiančius užmegzti ryšį su gausybe dalyvių. Tačiau norint užsiregistruoti geriau naudoti formą renginio svetainėje arba naudoti renginių valdymo programą. Norint, kad tie, kurie užsiregistravo į jūsų renginį, užsiregistruotų „Zoom“, patartina naudoti automatikos programas. Iš anksto sukurtos „Zapier“ programos leidžia sinchronizuoti dalyvius su „Zoom“, galite naudoti tai arba naudoti bet kurią kitą automatikos programą, kad efektyviai galėtumėte naudoti „Zoom“ savo internetiniuose seminaruose.

Pastaba: Norint surinkti informaciją iš dalyvių, turi būti laikomasi šių sąlygų:

1. Jūs turite būti susitikimo vedėjas.
2. Jūs turite turėti profesionalų sąskaitą.

• Susitikimas negali būti jūsų „asmeninio susitikimo ID“.

5. Padarykite vaizdo įrašą iš mastelio skambučio

Dar viena išmanioji „Zoom“ funkcija yra galimybė įrašyti vaizdo konferencijų skambutį kaip vaizdo įrašą. Ši funkcija yra gana naudinga norint pasidalinti susitikimu su tais, kurie jį praleido. Jei norite peržiūrėti susitikimą, ši funkcija yra svarbiausia.

„Zoom“ programa leidžia įrašyti vaizdo įrašą į vietinį diską arba į „Cloud“. Pažymėtina, kad debesies saugojimo parinktį gali naudoti tik mokami vartotojai. „Cloud storage“ funkcijos naudojimo pranašumas yra galimybė iškart perduoti susitikimą žiniatinklio naršyklėje, kai tik įrašas bus paruoštas. Debesies saugyklos talpa skiriasi priklausomai nuo skirtingų paskyrų / planų.

Kitas veiksnys, kurį reikia nepamiršti įrašant konferenciją, yra iš anksto optimizuoti nustatymus. Ši prevencinė iniciatyva verčia pasirinkti geriausią kokybę, tinkančią jūsų vedamų vaizdo konferencijų tipui. Pvz.: Transliacijos tipo vaizdo konferencijai, kai ekranuose rodomas tik pagrindinis kompiuteris, daug efektyviau įrašyti tik pagrindinio kompiuterio garso ir vaizdo įrašus. Bendro pobūdžio susitikime, kuriame priimantysis ir dalyviai bendrauja ir keičiasi informacija tarpusavyje, galbūt norėsite įrašyti visus. Todėl prieš pradedant vaizdo konferencijų įrašymą, labai patartina keletą minučių praleisti nustatymų srityje, pasirinkdami geriausią jūsų poreikiams pritaikytą formatą.

Pastaba: Norint įgalinti vaizdo konferencijų įrašymą, turi būti įvykdytos šios sąlygos:

1. Norėdami įrašyti vaizdo įrašus, turite paleisti „Zoom“ „Windows“, „Linux“ ar „MacOS“.

Jei vaizdo konferencijose nematote įrašymo parinkties, patikrinkite nustatymų puslapį arba paprašykite administratoriaus jį įgalinti.

6. Tegul anotacijos tampa bendradarbiaujančios

„Zoom“ parinktis „Ekrano bendrinimas“ leidžia pagrindiniam kompiuteriui rodyti viską, kas yra jų ekrane, visiems vaizdo skambučio dalyviams. „Zoom“ programos anotacijų įrankis leidžia vaizdo konferencijos dalyviams / dalyviams piešti ir paryškinti bendrame ekrane. Reikia pagirti šį efektyvumą ir šios priemonės kūrybiškumą. Jei diskutuojate apie vaizdinę medžiagą, pvz., Maketų grafinį dizainą ir kt., Anotacijos įrankio reikšmės negalima paaiškinti vien žodžiais.

Jei esate skambučio dalyvis ir jums reikia komentuoti kito bendrinamame ekrane, parinktį Anotuoti galite rasti „Mastelio“ lango viršuje esančioje parinktyje „Peržiūrėti parinktį“. Spustelėjus parinktį Komentuoti, įrankių juosta su komentavimo parinktimis, tokiomis kaip „piešti“, „tekstas“, „rodyklė“ ir kt. Įrankių juostos mygtukas Išsaugoti leidžia jums padaryti viso vaizdo su anotacijomis ekrano kopiją. Jei esate šeimininkas, taip pat galite išjungti visų dalyvių anotacijas.

7. Vaizdo konferencijos skambučių vedėjas

Kai rengiate profesionalų vaizdo skambutį / konferenciją, gali ateiti laikas, kai susitikimą turi valdyti ar bendradarbiauti daugiau nei vienas vedėjas. Gali būti atvejų, kai ryšių su visuomene komanda gali norėti kontroliuoti susitikimą kartu su pranešėju ar tema internetiniame seminare / Vaizdo konferencijoje reikalingi du žmonės, kurie paaiškins reikalingą medžiagą, arba du vadovai turi bendradarbiauti pristatymas. Tokiomis aplinkybėmis „Zoom“ leidžia pasirinkti daugiau nei vieną asmenį, kuris vadovaus vaizdo konferencijai, užuot pasirinkęs vieną šeimininką iš kitų

Bendro prieglobos parinkties naudojimo procedūra prasideda pirmiausia einant į „Mastelio susitikimo“ nustatymą ir įgalinant „Co-Host“ parinktis. Kai tai bus padaryta, turite palaukti, kol prasidės .meeting ir kol hostas prisijungti. Susitikimo pradžioje galite pridėti asmenį spustelėdami tris taškus, kurie užveda virš vaizdo įrašo.

Alternatyvus prieglobos būdas yra rasti dalyvio langą ir pasirinkti „Tvarkyti dalyvius“. Peržiūrėję sąrašą dalyviai, užveskite pelės žymeklį virš dalyvio vardo, kurį norite laikyti kartu, spustelėkite „Daugiau“ ir pasirinkite parinktį „Padaryti bendrą prieglobą“.

Pastaba: Norint įgalinti „Co-Host“ parinktį, turi būti įvykdytos šios sąlygos:

1. Jums reikia „Pro“ arba „Business“ arba API partnerio arba „Education“ paskyros.
2. „Zoom“ turite paleisti „MacOS“, „Windows“, „Android“ ar IOS (ne „Linus“ ar žiniatinklyje).

Jei „Host-Host“ parinktis nerodoma, paprašykite savo paskyros administratoriaus skirtuke „Susitikimai“ įgalinti bendrojo prieglobos teises.

8. Pasinaudokite susirinkimų sale dalyviams

„Zoom“ turi įdomią galimybę leisti dalyviams dalyvauti vaizdo skambutyje dar prieš pasirodant pagrindiniam kompiuteriui. Mažos grupės mėgaujasi šia galimybe, nes tai leidžia jiems tartis mažomis derybomis, kol šeimininkas pasirodo vadovaujantis susitikimui.

Tačiau kartais ši jūsų dalyvių virtualioje patalpoje esanti kongregacija gali būti priskirta a prastas jūsų prekės ženklo ar įmonės įvaizdžio rodymas dėl sąveikos prasideda dar prieš priimančiajam atvyksta. To galima išvengti sukūrus virtualią laukimo salę, kurioje dalyviai sulaikomi tol, kol jūs, šeimininkas, leidžiate jiems prisijungti prie susitikimo vienu metu arba po vieną.

Tiksli virtualaus laukimo salės įgalinimo parinktis priklauso nuo jūsų paskyros tipo. Tačiau įjungę parinktį galite pritaikyti tai, ką dalyviai turėtų matyti laukdami susitikimo pradžios.

9. Leiskite trečiajai šaliai arba jūsų padėjėjui planuoti susitikimą

„Zoom“ leidžia jums atlikti išskirtinius vaizdo skambučius, tačiau tai yra ne tik vaizdo skambučio programa. Dėl gausybės funkcijų ir parinkčių „Zoom“ tampa galingu įmonės komunikacijos įrankiu. „Zoom“ dažnai naudoja profesionalai ir aukšto lygio vadovai, norėdami bendrauti su įvairiais darbuotojais per vaizdo konferenciją.

Todėl įmonės ar verslo aplinkoje komunikacijos priemonę dažnai turi valdyti padėjėjas, ryšių su visuomene komanda arba rinkodaros personalas. „Mastelis“ leidžia deleguoti susitikimo planavimą savo padėjėjui arba trečiajai šaliai, kuri tvarko jūsų kalendorių.

Norėdami įgalinti planavimo asistento teises, turite prisijungti prie mastelio keitimo ir dalyje „Susitikimų nustatymai“ spustelėkite „Kiti“. šalia „Scheduling Assistant“ ras pliuso ženklą, spustelėkite jį ir įveskite savo padėjėjo el. pašto adresą ir pabaigite procesą spustelėdami Paskirkite.

Kai pridėsite savo padėjėją, pasirinktas personalas turi atsijungti ir vėl prisijungti prie savo „Zoom“ paskyros, kad ši funkcija pradėtų veikti. Įsigaliojus planavimo padėjėjui, paskirti darbuotojai gali suplanuoti susitikimus. Vykdykite Išankstinio pasirinkimo arba Susitikimų parinktį (atsižvelgiant į jūsų mastelio keitimo versiją) ir sukurkite naujus susitikimus, remdamiesi raginimais.

Pastaba: Kad jūsų padėjėjas ar trečioji šalis galėtų planuoti susitikimus už jus, turi būti įvykdytos šios sąlygos:

1. Tie, kurie gavo planavimo privilegijas ir pirminę paskyrą, kuriai buvo suteiktos privilegijos, turi turėti „Pro“ arba „Corp“ licenciją.
2. Tiems, kurie nori surengti internetinius seminarus, planuotojas ir paskyros savininkas turi internetinio seminaro licenciją.

10. Klaviatūros pagrindai norint efektyviai naršyti „Zoom“ programoje

Tiems, kurie dažnai naudoja „Zoom“, išmokę kelis sparčiuosius klavišus, galėsite vikriai valdyti vaizdo skambučius. „Zoom“ nuorodos yra protingos, funkcionalios ir lengvai įsimenamos.

Aš esu „pakviesti“. „MacOS“ vartotojams „Cmd + I“ pereina į kvietimo langą. „Windows“ vartotojams „Alt + i“ nukreipia jus į kvietimo langą. Šis spartusis klavišas leidžia greitai pradėti mastelio keitimo veiklą, nes kvietimo lange galite patraukti nuorodas į susitikimą arba siųsti kvietimus el. Paštu.

M reiškia nebylumą. „Mac“ vartotojams „Cmd + Ctrl + m“, o „Windows“ vartotojams „Alt + m“ leidžia nutildyti visus kitus skambučio dalyvius, kai esate pagrindinis kompiuteris.

Bendrinimo ekranas yra populiari „Zoom“ funkcija, o „Zoom“ nepraranda populiarumo, nes ši funkcija turi išskirtinį nuorodą.

S reiškia akciją. „Mac“ vartotojams „Cmd + Shift + s“, o „Windows“ vartotojams - „Alt + Shift + s“ leidžia bendrinti ekraną su skambučio dalyviais.

Šie spartieji klavišai leidžia akimirksniu atlikti pakeitimus, kai pradedate naudoti dienos mastelį arba vaizdo skambučio viduryje.

Kaip „Zoom“ palyginti su konkurentais? Kuo „Zoom“ yra išskirtinis?

„Zoom“ yra išsamus vaizdo konferencijų įrankis, leidžiantis atlikti sudėtingus vaizdo skambučius / konferencijas ir daug daugiau. Geriausios bendrovės ar konkurentai, siūlantys panašias „Zoom“ paslaugas, yra „WebEx“, „Skype“ ir „LogMeIn“. Nors trys bendrovės siūlo panašias paslaugas, „Zoom“ labiau pabrėžė vaizdo įrašo aspektą, nes siūlomas didesnis kadrų dažnis palyginti.

Tarp trijų konkurentų „Skype“ yra plačiai žinomas dėl asmeninio naudojimo ir nėra labai populiarus įmonių veiklai, palyginti su „Zoom“ ir kitais. Nors sąsajos grafika ir „Skype“ dizainas yra malonesnis akiai, trūksta įvairių funkcijų ir parinkčių, kurios yra pagrįstos kitais vaizdo konferencijų sprendimais.

„WebEx“ pirmauja įgyvendindama nemokamą planą, neribodama susitikimų trukmės, palyginti su 40 minučių mastelio keitimo riba. Tačiau „Zoom“ yra lenktynių viršūnė, nes ji gali dalytis ne tik ekranu, bet ir pagrindiniu garsu - tai funkcija, būdinga tik „Zoom“.

Įvairios korporatyvinės komunikacijos ir internetinio seminaro galimybės dažnai būna mokamos privilegijos. Be to, kainų intervalai yra panašūs. Tačiau „Zoom“ siūlo daugybę sudėtingų galimybių, tokių kaip konferencijų salės ir dar daugiau.

„Zoom“ yra profesionalus vaizdo konferencijų sprendimas. Tačiau tai yra ta trumpa frazė ir daug daugiau. Perskaičius visus „Zoom“ patarimus, gudrybes ir funkcijas, negalima atsistoti prie išvados, kad „Zoom“ yra visiškas virtualaus ryšio sprendimas.

Mastelis leidžia jums skambinti išskirtinės kokybės vaizdo skambučiais, taip pat galite bendrinti ekraną, kurti anotacijas, įrašyti skambučius kaip vaizdo įrašus, pridėti padėjėjų, sukurti konferencijų salę, rinkti registracijos informaciją ir daugiau. „Zoom“ galimos galimybės naudojasi nesuskaičiuojamais vaizdo skambučio galimybėmis, kurių kitaip buvo neįmanoma.

„Zoom“ įdiegimo galimybės leidžia jums, pagrindiniam kompiuteriui, pakelti virtualių konferencijų efektyvumą į kitą lygį. Su „Zoom“ ryšys yra artimesnis, asmeniškesnis ir efektyvesnis; nepaisant atstumo.

Naudodamiesi „Zoom“, susisiekime, dalinkimės, bendradarbiaukime ir kurkime - peržengsime ribas.