Jums piemērotas datu telpas izvēles nozīme

Vadītāji, valdes locekļi un uzņēmumu vadītāji izmanto virtuālās datu telpas pakalpojumus drošai datu glabāšanai un efektīvai sadarbībai ar trešajām pusēm.

Taču šodien ir vairāki desmiti virtuālo datu telpu nodrošinātāju, tāpēc var būt grūti izvēlēties pareizo pārdevēju savam uzņēmumam. Tomēr pareizā izvēle ir ļoti svarīga, jo tā var ietekmēt darījuma iznākumu.

Tālāk sniegtā rokasgrāmata palīdzēs sniegt galvenos padomus un svarīgākās darbības, meklējot datu telpu.

Kas ir virtuālā datu telpa?

Virtuālā datu telpa, kas pazīstama arī kā elektroniskā datu telpa, ir droša tiešsaistes repozitorijs, ko izmanto digitālo failu un dokumentu glabāšanai un izplatīšanai.

Tiešsaistes datu telpas programmatūra ir īpaši noderīga šādos biznesa darījumos un procesos:

• Apvienošanās un pārņemšanas
  instagram viewer
  . Pārdošanas un iegūšanas uzņēmums var izmantot VDR kā drošu un kontrolētu darījumu vidi. Tās funkcijas ļauj ātri un viegli augšupielādēt un kopīgot konfidenciālus uzticamības pārbaudes dokumentus, sazināties par M&A jautājumiem un paātrināt kopējo darījumu.
• Līdzekļu vākšana. Jaunuzņēmumiem un uzņēmumiem, kuru mērķis ir piesaistīt kapitālu, ir nepieciešama virtuāla datu telpa, lai kopīgotu dokumentus ar investoriem un izsekotu viņu darbībai, lai saprastu, kurš ir visvairāk iesaistīts un ieinteresēts.
• IPO. Uzņēmumiem, kas vēlas kļūt publiski pieejami, ir nepieciešama datu telpa, lai nodrošinātu vairākas ārējās puses, piemēram auditoriem, parakstītājiem un potenciālajiem investoriem ar drošu un pārredzamu piekļuvi saviem finanšu līdzekļiem IPO dati.
• Valdes sakari. Valdes locekļi izmanto VDR, lai vadītu un vadītu valdes un komiteju sanāksmes, droši koplietotu padomes materiālus, izveidotu un piešķirtu uzdevumus un uzraudzītu sniegumu. Jūs varat Uzzināt vairāk par datu telpas risinājumiem valdes direktoriem.

5 iemesli, lai izmantotu datu telpas programmatūru

Papildus drošai konfidenciālu failu glabāšanai un kopīgošanai, virtuālās datu telpas izmantošanai ir arī daudzas citas priekšrocības.

1. Samazinātas izmaksas. Virtuālās datu telpas ir daudz pieejamākas un rentablākas salīdzinājumā ar fiziskajām datu telpām. Pirmkārt, nav ar ceļošanu saistītu izdevumu, piemēram, biļetes vai naktsmītnes. Otrkārt, lietotāji nemaksā par datu telpas īri un uzturēšanu. Kopā tas var ietaupīt tūkstošiem dolāru gadā.
2. Efektīva komunikācija. Daudzi datu telpu pārdevēji piedāvā dažādus sadarbības un saziņas rīkus. Piemēram, tiešraides tērzēšana, pavedienu diskusijas, komentāri, paziņojumi, ekspertu piešķiršana, jautājumu un atbilžu sadaļas utt.
3. Ātrāka darījuma pabeigšana. VDR ļauj lietotājiem ātri augšupielādēt, atjaunināt un koplietot svarīgus dokumentus. Tas palīdz informēt partnerus, investorus un komandas locekļus. Savukārt tas atvieglo lēmumu pieņemšanu un nodrošina ātrāku darījumu slēgšanu.
4. Pieejamība. Virtuālajām datu telpām var piekļūt jebkurā laikā un vietā. Turklāt simtiem lietotāju vienlaikus var skatīt dokumentus, netraucējot viens otra darbam.
5. Videi draudzīgums. Virtuālās datu telpas palīdz izvairīties no tūkstošiem papīra dokumentu drukāšanas un uzglabāšanas. Turklāt attālā piekļuve VDR neļauj lietotājiem ceļot, tādējādi samazinot oglekļa dioksīda emisijas. Tam visam ir pozitīva ietekme uz vidi.

Labāko virtuālās datu telpas nodrošinātāju kritēriji

Meklējot virtuālo datu telpu, koncentrējieties uz tālāk norādītajām īpašībām.

Kritēriji	Apraksts
1. Spēcīga datu drošība	Izvēlieties pakalpojumu sniedzēju, kas piedāvā: Piekļūstiet drošības funkcijām piemēram, divu faktoru autentifikācija, detalizētas lietotāju atļaujas un IP piekļuves ierobežojumi. Dokumentu drošības līdzekļi piemēram, rediģēšana, dinamiskas ūdenszīmes un attālā sasmalcināšana.
2. Uzlabotas funkcijas	Pārliecinieties, vai datu telpā ir: Dokumentu pārvaldības funkcijas piemēram, lielapjoma failu augšupielāde, vilkšana un nomešana, automātiska indeksa numerācija un vienkārša teksta meklēšana. Komunikācijas iespējas piemēram, pavedieni, tiešsaistes tērzēšana, videokonferences, komentāri un paziņojumi. Lietotāju aktivitāšu izsekošanas funkcijas piemēram, ziņojumi un revīzijas pēdas.
3. Profesionāls klientu atbalsts	Pievērsiet uzmanību, ja pārdevējs piedāvā: 24/7/365 atbalsts lai jebkurā laikā varētu sazināties ar atbalsta pārstāvi. Daudzvalodu atbalsts lai varētu sazināties ar atbalsta speciālistu sev vēlamajā valodā. Daudzkanālu atbalsts lai varētu sazināties ar atbalsta komandu, izmantojot dažādus līdzekļus, piemēram, tālruni, tiešsaistes tērzēšanu vai e-pastu.
4. Citi kritēriji	Apskatiet tālāk norādīto. Bezmaksas izmēģinājuma versija lai bez maksas pārbaudītu platformu pirms jebkādu pakalpojumu iegādes. Pieredze savā nozarē lai pārliecinātos, ka platforma atbilst jūsu uzņēmējdarbības mērķiem. Tarifu plāni lai izvēlētos piemērotāko cenu variantu atbilstoši savām vajadzībām.

5 darbības, kas jāveic, izvēloties virtuālās datu telpas nodrošinātāju

Šeit ir sniegta īsa instrukcija par to, kas jādara, lai izvēlētos savam projektam vispiemērotāko datu telpas pārdevēju.

1. Identificējiet vajadzības. Definējiet, kam nepieciešams VDR, cik ilgi projekts darbosies, cik lietotāju piekļūs telpai un kādai datu telpai jābūt krātuves ietilpībai.
2. Nosakiet budžeta ierobežojumus. Nosakiet, cik daudz varat atļauties tērēt datu telpai, jo cenas sākas no 99 USD mēnesī un var sasniegt tūkstošiem dolāru gadā.
3. Lasiet atsauksmes. Uzziniet, ko citi lietotāji domā par pakalpojumu sniedzējiem datu telpas pārskatīšanas vietnēs.
4. Salīdziniet virtuālās datu telpas. Izvēlieties 2–3 pārdevējus un salīdziniet tos funkcionalitātes, pieredzes un izmaksu ziņā.
5. Rezervējiet demonstrāciju. Sazinieties ar pakalpojumu sniedzēju, lai tirdzniecības pārstāvis varētu parādīt, kā darbojas datu telpa un kādas ir jūsu projekta cenu iespējas.