Top 10 tālummaiņas padomi, triki un funkcijas, lai kļūtu par profesionāli video konferencē

Videokonferences mūsdienās ir strauji mainījušās par vēlamāko saziņas līdzekli. Vai tas būtu e-pasts vai balss zvans, šajos saziņas veidos tiek zaudēta daudz izteiksmes un nodomu. Tāpēc bieži tiek prasītas tikšanās klātienē ārkārtīgi svarīgu lietu risināšanai.

Tomēr klātienes tikšanās prasa daudz resursu, laika un enerģijas, lai tikai iecerētās ballītes nokļūtu vienā telpā. Viss process ir saistīts ar novecojušām tradīcijām un neefektivitāti. Videokonferences parādījās kā efektīva alternatīva dārgajām klātienes sanāksmēm / konferencēm.

Videokonference ir tehnoloģija, kas pilnībā iekļausies mūsu dzīvē, piemēram, kā ir kļuvuši mobilie tālruņi un tālruņi. Videokonferences ļauj lietotājam ignorēt attālumu un justies kā blakus dalībniekiem / zvanītājiem. Tas ļauj mums dot un saņemt; paskaidrojiet un norādiet reāllaikā - pat ja katrs zvanītājs ir no citas valsts.

Zoom App ir aizraujošs un profesionāls videokonferenču risinājums, kas lietotājam piedāvā ārkārtas video konferenču pieredzi un daudz ko citu. Lietotne Tālummaiņa ļauj lietotājam koplietot jūsu ekrānu ar tiem, kas ir saistīti ar zvanu. Tas ļauj nodot sapulces kontroli citai personai un pat ļauj ierakstīt zvanu kā video.

Tālummaiņas lietotnes videokonferenču risinājumā ir daudz noderīgu un funkcionālu iespēju, kas ir paslēptas to izvērstajā izvēlnē. Šis saraksts ļauj uzzināt par funkcijām, padomiem un ieteikumiem, lai atklātu šīs aizraujošās saziņas lietotnes milzīgo potenciālu. Ļaujiet mums padziļināti izpētīt brīnišķīgās iespējas, kas ļauj efektīvāk izmantot lietotni - padarot jūs par profesionāli videokonferencēs.

1. Automātisks sapulču plānotājs

Lietotne Zoom atbrīvo jūs no raizēm par palīga plānošanu sapulces plānošanai. Sapulču plānotāja lietotni var tieši savienot ar Tālummaiņa, kas katru reizi, kad lietotājs rezervē tikšanos, izveidos jaunu Tālummaiņas sapulci. Tas arī pievieno datumus un laikus personīgajam kalendāram, kas ir savienots ar Tālummaiņa. Tādā veidā jūsu sapulces ir pilnībā automatizētas un efektīvas, bez cilvēku kļūdām.

Jūs pat varat automatizēt komandas sapulces, pievienojot iepriekš norādīto darbību, ļaujot Zoom koplietot sapulces saiti ar komandas tērzēšanas lietotni, piemēram, Slack vai tamlīdzīgu.

2. Izmantojot saglabātos iestatījumus un vienu URL, viegli izveidojiet atkārtotas sapulces

Atkārtotas sapulces var būt iknedēļas un ikmēneša reģistrēšanās vai citas regulāri plānotas sarunas, kuras veicat ar vieniem un tiem pašiem cilvēkiem. Izveidojot atkārtotu sapulci tālummaiņā, jums vienkārši vienreiz jāsaglabā iestatījumi un varēsit tos izmantot katru reizi, kad zvanīsit. Vēl viens efektīvs punkts atkārtotās sapulces opcijā ir tas, ka to pašu URL varat izmantot atkal un atkal. Tāpēc katru reizi, kad sapulce ir ieplānota, sapulces dalībniekiem nav jānosūta jauns URL.

Vēl viens izveicīgs triks, kas iesaiņots atkārtotās sanāksmes opcijā, ir “Nav fiksēta laika.” Jūs varat izmantot šo opciju ja jūs satiekat vienu un to pašu cilvēku kopu pēc regulāra grafika, bet ne vienlaicīgi, katram sapulce. Izmantojot ‘Bez fiksēta laika’, jūs varat atkal un atkal izmantot tos pašus iestatījumus un sapulces ID, neko nemainot laikos, kurus izlemjat izveidot savienojumu, izmantojot video konferenci.

3. Pārbaudiet, kas apmeklēja sapulci

Šī ir noderīga funkcija videokonferencēm, kurām ir obligāts raksturs, piemēram, universitātes lekcija vai obligāta darba apmācība. Attiecībā uz videokonferenču pasākumiem kā tādiem jūs vēlaties pārbaudīt informāciju par tiem, kuri ir apmeklējuši, un tiem, kuri to nav apmeklējuši. Kad sapulce ir pabeigta, tālummaiņa sniedz jums šo informāciju.

Lai atrastu dalībnieku sarakstu, jums jādodas tikai uz sadaļu Tālummaiņas konta pārvaldība> Pārskats. Sadaļā Pārskats jums vienkārši jāatrod ‘Lietošanas pārskati’ un jānoklikšķina uz ‘Sapulce’, lai izvēlētos sapulci, par kuru vēlaties atrast informāciju.

Kad esat atradis sapulci, pirms noklikšķināt uz ģenerēt pārskatu, izvēlieties pārskata veidu un datumu diapazonu.

Piezīme: Dalībnieku sarakstu var izveidot tikai tad, ja ir izpildīti šādi nosacījumi:

1. Jums jābūt plānotās sapulces vadītājam ar konta administratora vai īpašnieka lomu.
2. Jāiespējo lietošanas pārskati.

• Tālummaiņas kontam ir jābūt Pro vai API partnerim vai biznesa vai izglītības plānam.

4. Tālummaiņas lietotne ļauj jums apkopot informāciju no dalībniekiem

Ja esat domājis, ka apmeklējuma lapa ir noderīga funkcija, lietotnes Zoom informācijas apkopošanas iespēja ir vēl izsmalcinātāka funkcija. Tālummaiņa ļauj jums savākt informāciju par dalībniekiem no sevis, pirms viņi pievienojas sapulcei.

Lai apkopotu informāciju, jums jāiespējo reģistrācijas opcija, kas atrodama lietotnes Zoom cilnē ‘Manas sapulces’. Kad šī funkcija ir iespējota, varat iestatīt veidlapu, kas dalībniekiem jāaizpilda, pirms viņi pievienojas sapulcei.

Lietotnei Zoom ir iebūvēta noklusējuma veidlapa, kas ļauj atzīmēt izvēles rūtiņas tai standarta informācijai, kuru, iespējams, vēlēsities apkopot, piemēram, nosaukums, uzņēmuma piederība utt. Tomēr tālummaiņa ļauj arī izveidot pielāgotus laukus reģistrācijas cilnē ‘Pielāgots Jautājumi. ’Šajā cilnē varat izveidot jaunus jautājumus un laukus, kurus vēlaties pievienot reģistrācijai formā.

‘Vebinārs’ ir termins tīmekļa semināram. Zoom lietotne ir diezgan spējīga vadīt vebinārus, kas ļauj sazināties ar pārpilnību dalībnieku. Tomēr reģistrācijai labāk izmantot veidlapu pasākuma vietnē vai izmantot notikumu pārvaldības lietotni. Lai vienlaicīgi liktu tiem, kas reģistrējušies jūsu pasākumam, reģistrēties tālummaiņā, ieteicams izmantot automatizācijas lietotnes. Zapier iepriekš izveidotās lietotnes ļauj sinhronizēt dalībniekus ar Zoom, jūs varat to izmantot vai izmantot jebkuru citu automatizācijas lietotni, lai efektīvi izmantotu tālummaiņu savos tīmekļa semināros.

Piezīme: Lai apkopotu informāciju no dalībniekiem, ir jāievēro šādi nosacījumi:

1. Jums jābūt sapulces vadītājam.
2. Jums ir jābūt pro kontam.

• Sapulce nevar būt jūsu personiskās sapulces ID.

5. Izveidojiet videoklipu no tālummaiņas zvana

Vēl viena viedā funkcija Zoom ir iespēja ierakstīt videokonferences zvanu kā video. Šī funkcija ir diezgan noderīga, lai dalītos sapulcē ar tiem, kuri to nokavēja. Lai pārskatītu sapulci, šī funkcija ir vissvarīgākā.

Tālummaiņas lietotne ļauj ierakstīt video vai nu lokālajā diskā, vai mākonī. Jāatzīmē, ka mākoņkrātuves opcija ir pieejama tikai apmaksātiem lietotājiem. Mākoņa krātuves funkcijas izmantošanas priekšrocība ir iespēja nekavējoties straumēt sapulci tīmekļa pārlūkprogrammā, tiklīdz ieraksts ir gatavs. Mākoņa krātuves jauda atšķiras atkarībā no dažādiem kontiem / plāniem.

Vēl viens faktors, kas jāpatur prātā konferences video ierakstīšanai, ir iepriekš optimizēt iestatījumus. Šī preventīvā iniciatīva liek jums izvēlēties vislabāko kvalitāti, kas piemērota jūsu vadīto videokonferenču veidam. Piemēram: Apraides veida video konferencei, kur ekrānos parādās tikai resursdators, ir daudz efektīvāk ierakstīt tikai resursdatora audio un video. Tā kā sadarbības tipa sanāksmē, kurā uzņēmēja un dalībnieki mijiedarbojas un apmainās ar informāciju, jūs varētu vēlēties visus ierakstīt. Tāpēc pirms videokonferenču ierakstīšanas uzsākšanas ir ļoti ieteicams dažas minūtes pavadīt iestatījumu rūtī, izvēloties piemērotāko formātu savām vajadzībām.

Piezīme: Lai iespējotu video konferences ierakstīšanu, ir jāievēro šādi nosacījumi:

1. Lai ierakstītu videoklipus, Windows vai Linux vai MacOS ir jāpalaiž tālummaiņa.

Ja videokonferencēs neredzat iespēju ierakstīt, pārbaudiet iestatījumu lapu vai lūdziet administratoram to iespējot.

6. Ļaujiet anotācijām kļūt kopīgām

Tālummaiņas opcija Ekrāna kopīgošana ļauj resursdatoram visu videozvana dalībnieku attēlot visu, kas atrodas ekrānā. Lietotnes Zoom anotācijas rīks ļauj video konferences dalībniekiem / dalībniekiem zīmēt un izcelt koplietotajā ekrānā. Šī efektivitāte un šī rīka radošums ir jāuzslavē. Ja jūs apspriežat tādus vizuālos materiālus kā maketu grafiskais dizains utt., Anotācijas rīka nozīmi nevar izskaidrot tikai ar vārdiem.

Ja esat zvana dalībnieks un jums ir nepieciešams veikt piezīmes cita lietotāja kopīgotajā ekrānā, piezīmes opciju varat atrast loga Tālummaiņa augšdaļā esošajā ‘Skatīt opciju’. Noklikšķinot uz opcijas Anotēt, rīkjosla ar anotēšanas iespējām, piemēram, “zīmēt”, “teksts”, “bulta” utt. Rīkjoslas poga Saglabāt ļauj veikt visa attēla ekrānuzņēmumu ar anotācijām. Ja esat saimnieks, jūs saņemat arī iespēju atspējot anotācijas visiem dalībniekiem.

7. Video konferences zvanu kopraģēšana

Kad jūs rīkojat profesionālu videozvanu / konferenci, var pienākt brīdis, kad sapulci vadīs vai kopīgi kontrolēs vairāk nekā viens saimnieks. Var būt gadījumi, kad PR komanda varētu vēlēties kontrolēt sapulci kopā ar runātāju vai sarunu tēmu vebināram / video konferencei nepieciešami divi cilvēki, lai izskaidrotu nepieciešamo materiālu, vai arī diviem vadītājiem ir jāsadarbojas prezentācija. Šādos apstākļos tālummaiņa ļauj izvēlēties vairāk nekā vienu personu, kas vadīs videokonferenci, nevis iziet procesu, kurā tiek izvēlēts viens saimnieks.

Kooperatora opcijas izmantošanas procedūra vispirms sākas ar iestatījumu Tālummaiņas sapulce un iespējošanu opcija “Co-Host.” Kad tas ir izdarīts, jums jāgaida, kamēr sāksies .meeting, un līdz pievienoties. Sākot sapulces sākumu, varat pievienot personu, noklikšķinot uz trim punktiem, kas atrodas virs videoklipa.

Alternatīva koprades metode ir atrast dalībnieka logu un atlasīt ‘Pārvaldīt dalībniekus’. Kad esat apskatījis sarakstu dalībnieki, virziet kursoru virs tā dalībnieka vārda, kuru vēlaties kopīgi mitināt, un noklikšķiniet uz “Vairāk” un atlasiet opciju “Padarīt kopēju mitinātāju”.

Piezīme: Lai iespējotu iespēju Co-Host, ir jāievēro šādi nosacījumi:

1. Jums ir nepieciešams Pro vai Business vai API Partner vai Education konts.
2. Jums jāpalaiž tālummaiņa MacOS, Windows, Android vai IOS (nav Linus vai Web).

Ja opcija Co-Host netiek parādīta, cilnē sapulces lūdziet konta administratoram iespējot kopmītnes privilēģijas.

8. Izmantojiet sanāksmju telpu apmeklētājiem

Tālummaiņai ir interesanta iespēja ļaut dalībniekiem piedalīties videozvanā pat pirms saimnieka parādīšanās. Mazām grupām ir patīkama attieksme pret šo iespēju, jo tas ļauj tām sarunāties maz, pirms saimnieks šķiet sapulces vadītājs.

Tomēr dažkārt šo jūsu apmeklētāju draudzi virtuālajā telpā var attiecināt uz a slikta zīmola vai uzņēmuma tēla parādīšana mijiedarbības dēļ sākas vēl pirms resursdatora pienāk. No tā var izvairīties, izveidojot virtuālu uzgaidāmo zāli, kas dalībniekus tur aiztur, līdz jūs, uzņēmēja, ļaujiet viņiem pievienoties sapulcei vienlaikus vai pa vienam.

Precīzā iespēja virtuālās uzgaidāmās telpas iespējošanai atšķiras atkarībā no jūsu konta veida. Tomēr, iespējojot šo opciju, varat pielāgot to, ko dalībniekiem vajadzētu redzēt, gaidot sapulces sākumu.

9. Ļaujiet trešajai pusei vai jūsu palīgam ieplānot sapulci

Tālummaiņa ļauj veikt ārkārtas videozvanus, taču tas ir vairāk nekā tikai videozvana lietotne. Funkciju un iespēju pārpilnība padara Zoom par spēcīgu korporatīvās komunikācijas rīku. Tālummaiņu bieži izmanto profesionāļi un augsta līmeņa vadītāji, lai sazinātos ar dažādiem darbiniekiem videokonferences laikā.

Tāpēc korporatīvajā vai biznesa vidē ar komunikācijas rīku bieži jārīkojas asistentam, PR komandai vai mārketinga personālam. Tālummaiņa ļauj deleģēt sapulces plānošanu savam asistentam vai trešajai pusei, kas pārvalda jūsu kalendāru.

Lai iespējotu plānošanas asistenta privilēģijas, jums jāpiesakās tālummaiņā un sadaļā ‘Sapulču iestatījumi’ noklikšķiniet uz ‘Citi’. Tur jūs blakus plānotāja palīgam atradīs plus zīmi, noklikšķiniet uz tā un ierakstiet sava palīga e-pasta ID un pabeidziet procesu, noklikšķinot uz Piešķirt.

Kad esat pievienojis savu palīgu, izvēlētajam personālam ir jāpiesakās un jāpiesakās savā tālummaiņas kontā, lai funkcija sāktu darboties. Pēc tam, kad plānošanas palīgs stājas spēkā, norīkotais personāls var jums ieplānot sapulces. Izpildiet iepriekšēju vai sapulču iespēju (pamatojoties uz jūsu tālummaiņas versiju) un izveidojiet jaunas sapulces, pamatojoties uz uzvednēm.

Piezīme: Lai jūsu asistents vai trešā persona varētu ieplānot sapulces jums, ir jāievēro šādi nosacījumi:

1. Tiem, kas saņēma plānošanas privilēģijas un Primārajam kontam, kurš piešķīra privilēģijas, abiem jābūt Pro vai Corp licencei.
2. Tiem, kas vēlas rīkot vebinārus, plānotājam un konta īpašniekam ir vebināra licence.

10. Tastatūras pamatinformācija, lai efektīvi pārvietotos lietotnē Tālummaiņa

Tiem, kas bieži izmanto tālummaiņu, iemācoties dažus īsinājumtaustiņus, varēsiet veikli pārvaldīt savus videozvanus. Tālummaiņas īsinājumtaustiņi ir saprātīgi, funkcionāli un viegli iegaumējami.

Es iestājos kā uzaicinājums. MacOS lietotājiem “Cmd + I” pāriet uz ielūguma logu. Windows lietotājiem “Alt + i” novirza jūs uz ielūguma logu. Šis saīsne ļauj ātri sākt tālummaiņas darbības, jo no ielūgumu loga varat paķert saites uz sapulci vai nosūtīt uzaicinājumus pa e-pastu.

M apzīmē mēms. Mac lietotājiem “Cmd + Ctrl + m” un Windows lietotājiem “Alt + m” ļauj izslēgt visus pārējos zvanus, kad esat resursdators.

Ekrāna kopīgošana ir populāra Zoom funkcija, un Zoom tā nezaudē popularitāti, jo šai funkcijai ir ekskluzīvs saīsne.

S apzīmē daļu. Mac lietotājiem “Cmd + Shift + s” un Windows lietotājiem “Alt + Shift + s” ļauj kopīgot ekrānu ar zvana dalībniekiem.

Šie īsinājumtaustiņi ļauj veikt tūlītējas izmaiņas, kad sākat lietot Zoom dienā vai videozvana vidū.

Kā Zoom salīdzina ar konkurentiem? Kas padara Zoom unikālu?

Tālummaiņa ir pilnīgs videokonferenču rīks, kas ļauj veikt sarežģītus video zvanus / konferences un daudz ko citu. Labākie uzņēmumi vai konkurenti, kas piedāvā līdzīgus pakalpojumus Zoom, ir WebEx, Skype un LogMeIn. Lai arī trīs uzņēmumi piedāvā līdzīgi pakalpojumi, Zoom ir vairāk uzsvēris sava produkta video aspektu, jo tas piedāvā lielāku kadru ātrumu salīdzinoši.

Starp trim konkurentiem Skype ir plaši pazīstama ar savu personīgo lietojumu, un korporatīvajām aktivitātēm tā nav tik populāra, salīdzinot ar Zoom un citiem. Kaut arī saskarnes grafika un Skype dizains ir patīkamāki acīm, tas neatbilst dažādām funkcijām un opcijām, kas ir pamatotas citos videokonferenču risinājumos.

WebEx uzņemas vadošo lomu bezmaksas plānā bez sapulces ilguma ierobežojumiem, salīdzinot ar tālummaiņas ierobežošanu 40 minūtēs. Tomēr Zoom ir sacensību virsotne ar spēju kopīgot ne tikai ekrānu, bet arī resursdatora audio - funkcija, kas ir unikāla tālummaiņai.

Dažādas korporatīvās komunikācijas un vebināru iespējas bieži vien ir kā apmaksātas privilēģijas. Cenu diapazoni turklāt ir līdzīgi viens otram. Tomēr Zoom piedāvā daudz sarežģītu iespēju, piemēram, konferenču zāles un daudz ko citu.

Zoom ir profesionāls videokonferenču risinājums. Tomēr tā ir šī īsa frāze un arī daudz kas cits. Izlasot visus Zoom padomus, ieteikumus un iespējas, nevarēja nepieļaut secinājumu, ka Zoom ir pilnīgs virtuālās komunikācijas risinājums.

Tālummaiņa ļauj veikt ārkārtas kvalitātes videozvanus, kā arī ļauj kopīgot ekrānu, veikt piezīmes, ierakstiet zvanus kā video, pievienojiet asistentus, izveidojiet konferenču zāli, vāciet reģistrācijas informāciju un vairāk. Izmantojot Zoom pieejamās iespējas, videozvana laikā tiek izmantotas neskaitāmas iespējas, kuras citādi nebija iespējams.

Iespējas, ko Zoom ieviesējs ļauj jums, resursdatoram, pacelt virtuālās konferences efektivitāti uz nākamo līmeni. Izmantojot tālummaiņu, saziņa ir tuvāka, personiskāka un efektīvāka; neskatoties uz attālumu.

Izmantojot tālummaiņu, savienosimies, dalīsimies, sadarbosimies un radīsim - pārvarot robežas.