Visaptveroša rokasgrāmata, lai izprastu dēļa portāla izmaksas un efektīvu izmantošanu

Visiem virtuālo dēļu programmatūras pārdevējiem ir sava pieeja piedāvāto risinājumu strukturēšanai. Izpratne par vispārīgajiem faktoriem, kas ietekmē galīgās izmaksas, ir ļoti svarīga, lai atvieglotu lēmumu pieņemšanu atbilstoši jūsu budžetam un nezaudējot laiku.

Lai izpētītu a dēļu portāla cenu salīdzinājums sīkāk varat pārskatīt mūsu rakstu par šo tēmu.

Maksājumu biežums

Rēķini, kas jums jāmaksā, lai piekļūtu programmatūrai, var tikt aprēķināti dažādos laika periodos: mēnesī, ceturksnī, divas reizes gadā vai gadā. Koncentrējieties uz lietošanas termiņu un dēļu skaitu, ko apstrādāsiet dēļu portāla programmatūrā, lai novērtētu jums piemērotāko risinājumu. Biežāki maksājumi, visticamāk, būs dārgāki.

Izmaksu veidošanas pieejas

Galīgo veido dēļu pārvaldības programmatūras nodrošinātāji, kas izmanto cenu noteikšanas sistēmas katram lietotājam un funkcijām maksa atbilstoši portāla valdes locekļu skaitam, noliktavas telpai un klienta uzņēmumu instrumentiem pieprasīt. Šādos gadījumos vislabāk ir attēlot visu dēļa konfigurāciju ar visiem slēptajiem procesiem, lai pieņemtu pareizo lēmumu.

Papildinājumi

Daudzi elektronisko sapulču risinājumu nodrošinātāji piedāvā paplašināt programmatūras funkcionalitāti ar papildu rīkiem, piemēram, papildu krātuves vietu. Šī attiecīgās programmatūras cenas un vērtības attiecību analīzes metode ir optimāla, ja jums ir liels uzņēmums vai a bezpeļņas organizācija ar atšķirīgu direktoru un komiteju skaitu, jo galīgā cena var pārspēt noteikto budžetu.

Fiksētie ikmēneša abonementi

Fiksēto izmaksu plāns ir viscaurskatāmākais veids, ko tiešsaistes valdes sanāksmju programmatūras nodrošinātāji var piedāvāt. Šāda veida cenu veidošanas sistēma nosaka iepriekš iekļautos rīkus.

Auglīgai tiešsaistes dēļu pārvaldības pieredzei — neierobežota krātuves vieta un lietotāju skaita abonementi ir gudra izvēle.

Slēptās maksas dēļu portāla izcenojumos

Ja jūs nenoskaidrosiet pakalpojumu sniedzēja cenu sistēmu, iepazīstoties ar viņu produktu, pastāv liela iespēja, ka saskarsities ar slēptām izmaksām. Tie var palielināt sākotnējo cenu virs jūsu budžeta ierobežojumiem un slikti ietekmēt padomes darba procesu. Zemāk mēs esam uzrakstījuši slēptās maksas, kuras visbiežāk tiek ignorētas.

Papildu lietotāji un krātuves vieta 

Visas direktoru padomes sanāksmju laikā un patstāvīgi strādā ar lielu datu apjomu. Ierobežotas atmiņas ietilpības dēļ var būt nepieciešami papildu gigabaiti. Tas savukārt var izraisīt noteiktā budžeta pārsniegšanu.

• Ieskats. Salīdzinot dēļu pārvaldības programmatūras cenas, iesakām novērtēt jūsu organizācijas maksimālās uzglabāšanas vietas prasības. Mēs arī iesakām lūgt pakalpojumu sniedzējiem absolūtu cenu pārredzamību.

Uzlabotas funkcijas

Neraugoties uz sarežģītības līmeni, vēlamajam programmatūras nodrošinātājam jau iepriekš ir jābūt skaidram par rīkiem, par kuriem jums būs jāmaksā. Tas ietver uzlabotus drošības protokolus, pielāgotu atbalstu, administrācijas konsultācijas, uzņēmuma pārvaldību utt.

Programmatūras jauninājumi un apkope 

Valdes pārvaldības programmatūras uzturēšana var radīt papildu izmaksas, ja pasūtāt izvietošanu uz vietas. Administratori varētu vēlēties, lai pakalpojumu sniedzēji palīdzētu viņiem instalēt risinājumu, konfigurēt iestatījumus vai iegādāties un pēc tam instalēt citu aprīkojumu organizācijas telpā.

Papildu apmācība

Ikvienam valdes loceklim, kas pievienosies pēc sākotnējās apmācības, iespējams, būs nepieciešami norādījumi, kā veiksmīgi izmantot tehnoloģiju. Lai izvairītos no papildu izmaksām par katru mācību sesiju, vislabāk ir noskaidrot šo jautājumu ar pakalpojumu sniedzēju.

Kā izvēlēties sev piemērotu dēļu cenu sistēmu?

Platformas izvēles metode ar vispiemērotāko cenu ietver šādu faktoru novērtēšanu:

1. Administratoru, valdes locekļu skaits un to dēļu veids, kas pārvaldīs programmatūru.
2. Resursi un aizsardzības piekļuves procedūras ir raksturīgas jūsu nozarei.
3. Jūsu iestādes valdes sēdes organizācija un pārvaldības procedūras.
4. Budžets, ko jūsu organizācija var tērēt programmatūrai.

Tiklīdz jūs precīzi sapratīsit sava dēļa vajadzības, būs jāpieliek daudz mazāk pūļu, lai izdarītu pareizo izvēli pieejamās programmatūras opcijas un pārrunājiet atlikušos jautājumus ar pakalpojumu sniedzējiem, kas vislabāk atbilst jūsu prasībām.

Valdes portāla programmatūras ieviešana

Droša risinājuma izvēle, kas atbilst jūsu prasībām, ir process, kas sastāv no dažām darbībām. Ir jāsaprot, ka šis process neaprobežojas tikai ar attiecīgo opciju cenu salīdzināšanu. Lai atrastu piemērotu programmatūru, jums ir jāsalīdzina daudzi tiešsaistes sapulču risinājumi atbilstoši funkcionalitātei, kas atvieglos jūsu organizācijas darba procesu.

Analizējot ir jāņem vērā divi galvenie posmi, un katrā no tiem ir daži apakšposmi.

1. Atlase
2. Adopcija

Dēļu portāla izvēle

Ir svarīgi izvēlēties optimālo variantu, ievērojot tālāk norādīto sistēmu. Šie pasākumi ir ļoti svarīgi, lai izveidotu pamatu efektīvākai pārvaldībai.

• Pētījuma kritēriju noteikšana
• Pētījuma veikšana
• Izlases saraksts
• Salīdzinot

Adopcija

Kad ir atlasīts vispiemērotākais padomes portāls, ir pienācis laiks sākt pāreju uz tiešsaistes sapulču sistēmu.

• Apmācība
• Uzstādīšana un izvietošana
• Pielāgošana
• Īstenošana

Pirms sākat rīkot faktiskās sesijas, atbalsta komanda jūs saņems norādījumus, kā visu iestatīt.