Waarom zijn bestuursportalen de primaire tool voor het opbouwen van teamwerk en samenwerking?

Op dit moment kan geen enkele samenwerkingstool van derden het enige aanbod van een goed en stabiel evenaren bord portaal. Dit is een trend van de 21e eeuw geworden in de meeste grote en kleine bedrijven. Niet verwonderlijk, want het is de gemakkelijkste manier om de bewegingen van alle deelnemers aan het beheerproces te coördineren: van gewone managers en bestuurders tot de raad van bestuur.

De geschiedenis van de ontwikkeling van directiekamers

Internet was eind jaren negentig snel wijdverbreid. Mensen kochten computers, schreven zich in bij ISP's en gingen online om te zien wat het World Wide Web te bieden had. Hoewel de technologie destijds beperkt was, overwogen vooruitstrevende directeuren manieren om internet te gebruiken om het proces van bestuursvergaderingen te automatiseren. Er zouden nog vele millennia verstrijken voordat een virtuele bestuurskamer, zowel de naam als de technologie, formeel op de markt kwam.

Door de vooruitgang van nieuwe technologieën en de opkomst van bedrijfsschandalen is er behoefte ontstaan ​​aan een efficiëntere procedure voor bestuursvergaderingen die niet alleen gemakkelijk is, maar ook compliant is. BoardVantage was in 2002 een van de eerste dienstverleners. Samen met andere firma's die vergelijkbare diensten verlenen, verwierf het bedrijf durfkapitaal.

De elektronische boekenindustrie blijft echter beperkt. Het was alleen beschikbaar voor senior executives en het nut ervan was beperkt tot het bekijken van vergaderstukken op grote computers. Je kon er niet veel mee.

De echte game-wisselaar was echter het debuut van de iPad in 2010. Bestuursleden zouden deze draagbare tablets kunnen gebruiken in plaats van zware computers tijdens bestuursvergaderingen. Voor het eerst waren bestuursleden echt mobiel, waardoor ze overal met elkaar konden samenwerken. Met de multi-touch-functionaliteit konden gebruikers rechtstreeks op de iPad schrijven en tekenen alsof het papier was, waardoor nog meer grenzen werden verlegd.

Deze functies openden de deur voor nieuwe functies die de communicatie met bestuursleden verbeterden. Ten slotte was de technologie die nodig was voor bestuursvergaderingen op afstand al beschikbaar, zoals leveranciers al snel ontdekten.

Waarom is de Board Portal in dit opzicht uitzonderlijk?

De pandemie zette deze trend in gang, maar ging door buiten de quarantaine. Het toonde genoeg sterke punten om in deze lijst te worden samengevat.

Voordeel zelfs tijdens de oprichting van de vergadering 

Het gebruik van software van derden is tijdrovend en vermoeiend. Eerst verzamel je alle bestanden op één stapel, organiseer je ze handmatig, upload je ze naar de server en pas daarna kun je ze voor de vergadering verspreiden. Het is veel gemakkelijker om virtuele bordsoftware te gebruiken. U sleept gewoon een bestand naar een bestaande sjabloon. Je kan:

• update snel de documentenbundel;
• selecteer gewoon de relevante optie om het volledige aankondigingspakket te wijzigen;
• gebruik de Board Portal om de agenda te automatiseren bij het maken van een documentenpakket.

Dit vermindert de tijd die wordt besteed aan het sorteren en rangschikken van de pakketbestanden. U kunt ook een tijdslimiet instellen voor elk agendapunt, wat helpt om de vergadering op schema te houden. Qua alerts zijn ze hier ook aanwezig. Dit verlost de administratieve staf van het bestuur van weer een tijdrovend karwei.

Direct voordeel tijdens de Meetings zelf 

Het belangrijkste voordeel van een bestuursportaal is de mogelijkheid om een ​​online bestuursvergadering te creëren. Alsof het papier is, kunt u direct aantekeningen maken op de pagina van elk vergaderdocument. Bovendien kunnen deze aantekeningen persoonlijk of gedeeld zijn, zodat uw sessies levendig en effectief zijn. Een volledige oplossing voor vergaderingen, sommige Board Portals bevatten zelfs opties voor stemmen en e-signing. In een bestuursportaal:

• aanwezigheid wordt automatisch bijgehouden;
• de notulen van elke vergadering bevatten informatie over de aanwezigheid, die ook kan worden gevolgd via auditrapporten;
• het is niet langer nodig om handmatig aanwezig te zijn tijdens vergaderingen, wat de procedure vereenvoudigt.

Omdat tijd geld is, moet u uw vergadertijd optimaal benutten.

Voordelen nadat de vergadering voorbij was

Software voor bestuursbeheer bevat ook tools voor projectbeheer die helpen bij het proces na de vergadering. Beveiligde boorddocumenten kunnen worden bewaard in de Documentenbibliotheek. Dit garandeert dat alle informatie verkregen van de Raad direct beschikbaar is voor audits. Dit houdt ook in dat nieuwe bestuursleden of CEO's toegang hebben tot historische bestuursdocumenten.

Waarom zijn dit soort samenwerkingstoepassingen verplicht?

Samenwerkings-apps zijn om vele redenen buitengewoon handig. Het idee achter Board-portaalsoftware is geweldig, omdat dit soort applicaties eenvoudig worden gecombineerd tot één handige tool met verbeterde beveiliging.

Over beveiliging gesproken, geavanceerde onderzoekers verzekeren ons dat het coderingsniveau in bijna alle populaire boardroom-oplossingen bereiken het niveau van militaire codering of financiële topinstellingen zoals de centrale bank. Zoals je zou verwachten, hebben hackers geen kans tenzij je ze je wachtwoord geeft en een manier om tweefactorauthenticatie uit te voeren.

Dit is momenteel de enige soort applicatie die een volledige papierloze vergaderoplossing biedt. Zoals de onderzoekers zeggen, brengt het je bedrijf naar een hoger niveau, waardoor je door dat groeiplafond heen kunt breken waar je op dit moment waarschijnlijk tegenaan loopt.