5 belangrijkste tips die u moet weten bij het kiezen van software voor virtuele bestuurskamers

Hightech innovaties transformeren de manier waarop en waar we zaken doen. Een van de meest opvallende manifestaties van dit patroon is de site van de raad van bestuur. Zowel openbare als particuliere bedrijven gebruiken het voor kapitaal- en bedrijfsbeheer. U hebt de juiste software voor bestuursvergaderingen nodig om een ​​virtuele vergadering succesvol, effectief en veilig te kunnen houden. Deze platforms kunnen ook de procedure voor het bijwonen van daadwerkelijke vergaderingen of vergaderingen met zowel virtuele als fysieke aanwezigheid versnellen. Hieronder gaan we dieper in op de 5 beste tips om te overwegen bij het kiezen van virtuele bordsoftware.

Wat is software voor bestuursvergaderingen?

Een enkele, veilige en samenwerkingstool genaamd board meeting software (ook wel board portal software genoemd) stelt je in staat om papierloze board meetings van begin tot eind te plannen. Deze multifunctionele tool maakt het mogelijk vergaderingen te organiseren en een sfeer te creëren die effectief teamwerk, communicatie en interactie bevordert. Via een boardportal kun je agenda's en andere belangrijke stukken delen, documenten actueel houden zodat iedereen toegang heeft tot de meest recente informatie en notities en vragen toevoegen aan documenten. Andere nuttige functies en kenmerken kunnen ook worden gevonden tijdens het gebruik van software voor bestuursvergaderingen.

Het succes van het gebruik van deze software verklaart waarom bedrijven van elke omvang en uit elke sector deze technologieën gebruiken. Dit stimuleert op zijn beurt het marktaanbod, wat blijkt uit de voortdurende opkomst van nieuwe leveranciers van boardroomsoftware.

5 tips voor het kiezen van boardroomsoftware

U moet zakelijk inzicht hebben in uw einddoel, rekening houden met de grootte van uw bedrijf en andere factoren bij het selecteren en bekijken van een boardroom-app board portal software vergelijking. Er zijn 5 algemene aanbevelingen die u kunnen helpen bij het verstandig kiezen.

1. Overweeg uw openbare website bij het nemen van een beslissing

Een van de belangrijkste factoren waarmee mensen rekening houden bij het kiezen van boardroomsoftware is de gebruikerservaring. Dit omvat de positie van de navigatieknoppen, een logische reeks gebeurtenissen, de mogelijkheid om sjablonen aan te passen en meer. Dit is belangrijk omdat uw werk niet alleen succesvol moet zijn, maar ook zo intelligent mogelijk moet zijn met een papierloze vergaderoplossing.

2. Neem cyberbeveiliging serieus

Een van de meest actuele vraagstukken op het gebied van cybersecurity. Bedrijven verliezen miljoenen dollars als gevolg van aanvallen en fraude. Let dus goed op of de boardroomsoftware data-encryptie biedt. Momenteel is 128-bits encryptie de meest gebruikte vorm. Volledige 256-bits codering, vergelijkbaar met de militaire standaard, zou beschikbaar kunnen zijn bij meer geavanceerde leveranciers.

Zoek uit waar uw gegevens worden bewaard. Het is van cruciaal belang dat het zich op een server bevindt in plaats van in de cloud, waar hackers het gemakkelijker kunnen hebben. Vergeet ook niet je sms-berichten te beveiligen. Geef altijd voorrang aan leveranciers die regelmatig penetratietesten uitvoeren en hun producten upgraden.

3. Bepaal het gemak van toegang tot informatie

Hoewel het misschien voor de hand lijkt te liggen, zou de ideale vergadersoftware voor het bestuursportaal het voor jou en de deelnemers aan de vergadering eenvoudig moeten maken om de informatie te krijgen die je nodig hebt. Het doel van het gebruik van een papierloos systeem is om het ingewikkelde en ongeorganiseerde papierproces te vervangen door een meer gestroomlijnd, eenvoudig en ordelijk proces.

• Het vermogen om te zoeken. Documenten moeten eenvoudig te zoeken en te navigeren zijn voor bestuursleden. Bovendien moeten ze dit kunnen doen op elk gewenst apparaat. Aangezien alle drie deze platforms kunnen worden gebruikt, bieden de beste bestuursbeheersystemen versies die zijn geoptimaliseerd voor desktop, tablet en mobiel. Als de software die u selecteert alleen desktop-gebaseerd is, kunt u uw doel om het aantal bezoekers aan vergaderingen te verhogen niet bereiken.

• Opmaak geschikt voor afdrukken. Er zullen altijd gebruikers zijn die kopieën willen afdrukken, ook al is het creëren van een papierloze werkplek een van de belangrijkste redenen waarom veel bedrijven bestuursportalen gebruiken. Dit kan te wijten zijn aan verschillende factoren, zoals persoonlijk gemak of intolerantie voor langdurig schermgebruik. Zorg ervoor dat de opmaak van het kartonnen boek en de bijbehorende papieren in deze specifieke situatie geschikt is om af te drukken.

• Offline toegankelijkheid. Of mensen zowel online als offline toegang hebben tot de inhoud, is een andere factor om te overwegen. Als dat niet het geval is, kan het voor hen moeilijk zijn om zich op de vergadering voor te bereiden als ze geen toegang hebben tot wifi of 4G.

4. Controleer de prijslijst in

Veel aanbieders van online bestuursvergaderingen rekenen doorgaans verborgen kosten, die voor u misschien als een verrassing komen. Hier zijn een paar voorbeelden:

• Hulp bij het trainen. U moet leren hoe u het programma kunt gebruiken nadat u het hebt gekocht. Het is belangrijk om te weten of deze training gratis is of dat er een betaalde consultant nodig is. Talrijke providers organiseren vaak webinars die de kenmerken van hun platforms behandelen. Deze of gene lading is echter vaak vereist.
• Klantenservice. Ontdek op welke servicestandaard u kunt anticiperen. Het zou de hele tijd beschikbaar kunnen zijn, maar bijvoorbeeld alleen tijdens vaste uren zal er gratis hulp zijn.
• Opslagcapaciteit. Als je met veel data werkt, is dit aspect erg belangrijk. Vaak wordt extra capaciteit tegen een hoge prijs aangeboden.

5. Bepaal of videoconferenties worden ondersteund

Het kunnen waarnemen wie actief deelneemt aan de vergadering is essentieel om te voldoen aan de wettelijke verplichting om snel iedereen te identificeren die deelneemt. U kunt per ongeluk een gebruiker kwijtraken tijdens een telefonische vergadering. Videoconferencing in board management software is dan ook enorm bevorderlijk voor de transparantie.

Bovendien lijkt elkaar kunnen zien intiemer en komt het het dichtst in de buurt van een fysieke ontmoeting die je kunt hebben. Er is minder een probleem als mensen door elkaar heen praten, omdat je eenvoudig een methode met opgeheven hand kunt installeren om de voorzitter te helpen iedereen die er een wil de kans te geven om commentaar te geven. U kunt ook de visuele indicaties nemen dat iemand klaar is om te spreken.

Conclusie

Het gebruik van bestuursportaalsoftware in het bedrijfsleven zal het werk aanzienlijk vereenvoudigen en voor iedereen begrijpelijker maken. Daarom is het zo belangrijk om op verantwoorde wijze om te gaan met de keuze van software die aan al uw eisen voldoet. Volg ons advies en laat uw bedrijf groeien met boardroomsoftware.