Het belang van het kiezen van de juiste dataroom voor u

Leidinggevenden, bestuursleden en bedrijfsleiders gebruiken virtuele dataroomdiensten voor veilige gegevensopslag en efficiënte samenwerking met derden.

Maar er zijn tegenwoordig tientallen aanbieders van virtuele datarooms, dus het kan een uitdaging zijn om de juiste leverancier voor uw bedrijf te kiezen. Toch is de juiste keuze cruciaal, aangezien deze de uitkomst van een deal kan beïnvloeden.

De onderstaande gids helpt je met de beste tips en belangrijkste stappen bij het zoeken naar een dataroom.

Wat is een virtuele dataroom?

Een virtuele dataroom, ook wel elektronische dataroom genoemd, is een beveiligde online repository die wordt gebruikt voor de opslag en distributie van digitale bestanden en documenten.

Online dataroomsoftware is vooral handig tijdens de volgende zakelijke transacties en processen:

• Fusies en overnames. Een verkopend en een overnemend bedrijf kan een VDR gebruiken als een veilige en gecontroleerde dealomgeving. De functies maken het mogelijk om snel en gemakkelijk vertrouwelijke due diligence-documenten te uploaden en te delen, te communiceren over M&A-vragen en de algehele transactie te versnellen.
• Fondsenwerving. Startups en bedrijven die kapitaal willen aantrekken, hebben een virtuele dataroom nodig om documenten met investeerders te delen en hun activiteiten te volgen om te begrijpen wie het meest betrokken en geïnteresseerd is.
• IPO's. Bedrijven die naar de beurs willen, hebben een dataroom nodig om meerdere externe partijen te kunnen voorzien accountants, verzekeraars en potentiële investeerders veilige en transparante toegang tot hun financiële gegevens IPO-gegevens.
• Communicatie van de raad. Bestuursleden gebruiken VDR's voor het beheren en houden van bestuurs- en commissievergaderingen, het veilig delen van bestuursmateriaal, het maken en toewijzen van taken en het bewaken van de prestaties. Jij kan kom meer te weten over dataroomoplossingen voor board directors.

5 redenen om dataroomsoftware te gebruiken

Naast het veilig opslaan en delen van vertrouwelijke bestanden, zijn er nog tal van andere voordelen van het gebruik van een virtuele dataroom.

1. Lagere kosten. Virtuele datarooms zijn veel betaalbaarder en kosteneffectiever in vergelijking met fysieke datarooms. Ten eerste zijn er geen reisgerelateerde kosten zoals tickets of accommodatie. Ten tweede betalen gebruikers niet voor de huur en het onderhoud van de dataroom. Samen kan het duizenden dollars per jaar besparen.
2. Efficiënte communicatie. Veel leveranciers van datarooms bieden verschillende samenwerkings- en communicatietools aan. Bijvoorbeeld live chats, threaddiscussies, opmerkingen, meldingen, toewijzen van experts, Q&A-secties, enz.
3. Snellere dealafronding. Met VDR's kunnen gebruikers snel belangrijke documenten uploaden, bijwerken en delen. Het helpt om partners, investeerders en teamleden up-to-date te houden. Het vergemakkelijkt op zijn beurt de besluitvorming en leidt tot een snellere dealsluiting.
4. Toegankelijkheid. Virtuele datarooms zijn altijd en overal toegankelijk. Bovendien kunnen honderden gebruikers tegelijkertijd documenten bekijken zonder elkaars werk te hinderen.
5. Milieuvriendelijkheid. Virtuele datarooms helpen voorkomen dat duizenden papieren documenten worden afgedrukt en opgeslagen. Bovendien voorkomt externe toegang tot een VDR dat gebruikers kunnen reizen, wat de uitstoot van kooldioxide vermindert. Het heeft allemaal een positieve impact op het milieu.

Criteria van de beste aanbieders van virtuele datarooms

Let bij het zoeken naar een virtuele dataroom op de volgende kenmerken.

Criteria	Beschrijving
1. Sterke gegevensbeveiliging	Kies een aanbieder die het volgende aanbiedt: Toegang tot beveiligingsfuncties zoals tweefactorauthenticatie, gedetailleerde gebruikersmachtigingen en IP-toegangsbeperkingen. Beveiligingsfuncties documenteren zoals redactie, dynamische watermerken en versnippering op afstand.
2. Geavanceerde functies	Zorg ervoor dat een dataroom beschikt over: Functies voor documentbeheer zoals het uploaden van bulkbestanden, slepen en neerzetten, automatische indexnummering en eenvoudig zoeken naar tekst. Communicatie kenmerken zoals threads, live chats, videoconferenties, opmerkingen en meldingen. Functies voor het volgen van gebruikersactiviteiten zoals rapportages en audit trails.
3. Professionele klantenondersteuning	Let op als een leverancier het volgende aanbiedt: 24/7/365 ondersteuning om een ​​ondersteuningsmedewerker te kunnen bereiken wanneer dat nodig is. Meertalige ondersteuning om te kunnen communiceren met een ondersteuningsspecialist in een taal van uw voorkeur. Ondersteuning voor meerdere kanalen om op verschillende manieren contact op te kunnen nemen met een ondersteuningsteam, zoals een telefoon, livechat of e-mail.
4. Andere criteria	Bekijk het volgende: Gratis proefperiode om het platform gratis te testen voordat u diensten koopt. Ervaring in uw branche om ervoor te zorgen dat een platform overeenkomt met uw zakelijke doeleinden. Tarief plannen om de meest geschikte prijsoptie te kiezen op basis van uw behoeften.

5 stappen die u moet nemen bij het kiezen van een aanbieder van virtuele datarooms

Hier volgt een korte instructie over wat u moet doen om een ​​dataroomleverancier te kiezen die het meest geschikt is voor uw project.

1. Identificeer de behoeften. Definieer waarvoor u een VDR nodig heeft, hoe lang een project duurt, hoeveel gebruikers toegang krijgen tot een ruimte en hoeveel opslagcapaciteit een dataruimte moet hebben.
2. Stel budgetlimieten in. Bepaal hoeveel u zich kunt veroorloven om aan een dataroom uit te geven, aangezien de prijzen beginnen bij $ 99 per maand en kunnen oplopen tot duizenden dollars per jaar.
3. Lees de recensies. Ontdek wat andere gebruikers vinden van providers op dataroombeoordelingssites.
4. Vergelijk virtuele datarooms. Kies 2-3 leveranciers en vergelijk ze op functionaliteit, ervaring en kosten.
5. Boek een demo. Neem contact op met een provider zodat een verkoper u kan laten zien hoe een dataroom werkt en wat de prijsopties voor uw project zijn.