Hoe u ervoor kunt zorgen dat Outlook alle e-mails van de server downloadt

Deze tutorial beschrijft de stappen om al uw e-mails van de server naar Outlook te downloaden als een lokale kopie. Het e-mail-, agenda-, contact-, plannings- en samenwerkingsplatform van Microsoft, Exchange Server, wordt gebruikt door allerlei kleine, middelgrote of grote organisaties. En Outlook is de belangrijkste e-mailinterface. Direct gesynchroniseerd met de Exchange-servers, Outlook maakt het vrij gemakkelijk om e-mails te verzenden en ontvangen. Het maakt niet echt uit of u Gmail, Yahoo of Outlook als uw e-mailclient gebruikt, al deze e-mails kunnen zeer efficiënt worden afgehandeld. En als u een lokale kopie van al uw e-mails wilt krijgen, is Outlook er weer om u te redden. Er is echter een addertje onder het gras.

Je kunt niet alle e-mails downloaden die je tot nu toe hebt ontvangen. Op basis van het algoritme van Microsoft kunt u een lokale kopie krijgen van uw e-mails over een bepaalde periode. In de meeste gevallen is dit 12 maanden. E-mails na deze periode zullen er nog steeds zijn, maar ze zullen aanwezig zijn in de Microsoft Exchange-servers en u kunt deze niet echt downloaden zonder een kleine instelling in Outlook aan te passen. En vandaag zullen we precies dat delen. In deze tutorial laten we u zien hoe u ervoor kunt zorgen dat Outlook alle e-mails van de servers downloadt. Laten we dus zonder verder oponthoud de stappen bekijken.

Hoe werkt de downloadlimiet voor e-mail van Outlook?

Het maakt niet uit welke Outlook-versie u gebruikt, al uw e-mails worden veilig opgeslagen op de Microsoft Exchange-servers. Als het echter gaat om het downloaden van e-mails, kunt u niet echt alle e-mails als een lokale kopie in handen krijgen. Hieraan is een limiet verbonden en Microsoft beslist deze limiet. Hier is wat er gebeurt. Wanneer u installeert Microsoft Office op uw pc controleert het de hardwaremogelijkheden van het apparaat.

En met betrekking tot Outlook en zakelijke e-mails stelt het een downloadparameter in. Deze parameter bepaalt de tijdsperiode tot waar u de e-mails naar uw apparaat kunt downloaden. De berekening is eenvoudig. Meer gratis opslagruimte op uw apparaat, meer e-mails die u lokaal kunt opslaan. Dus als u 64 GB of meer vrije ruimte heeft, kunt u e-mails van maximaal 12 maanden oud downloaden. Met tussen de 32 GB en 64 GB aan opslagruimte kunt u tot drie maanden aan e-mails downloaden. En voor ruimte, minder dan 32 gigabyte, konden slechts een maand aan e-mails worden gedownload.

Maar waarom gebeurt het? In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, nemen e-mails veel opslagruimte in beslag. Hier hebben we het niet over slechts tientallen honderden e-mails. De e-mails waarmee deze organisaties te maken krijgen, zijn veel hoger. Outlook zorgt er dus voor dat u niet alle e-mails tot nu toe downloadt en daardoor uw volledige opslagruimte vult. Als gevolg hiervan plaatst het deze downloadlimiet. Maar als u wilt dat Outlook alle e-mails van de server downloadt, zijn hier de vereiste instructies om dit te doen.

Zorg ervoor dat Outlook alle e-mails van de server downloadt

Om alle e-mails van de Microsoft Exchange Server naar Outlook te downloaden, zullen we twee verschillende methoden met jullie delen. De eerste betreft het gebruik van de E-mailkoppeling optie terwijl de tweede handelt over de Mail om offline te houden functie van Outlook. Laten we beide methoden eens bekijken.

Methode 1: Gebruik de optie Meer link van Outlook

Outlook geeft standaard een bepaald vast aantal e-mails weer in alle mappen, of het nu inbox is of verzonden items. Maar je zou ervoor kunnen zorgen dat alle e-mails worden weergegeven en vervolgens gemakkelijk hetzelfde downloaden. Om het uit te proberen, gaat u naar de gewenste sectie, d.w.z. Inbox, Verzonden, enz. En scrolt u naar beneden tot u het einde van de pagina bereikt.

Daar ziet u onderaan dit bericht: Er zijn meer items in deze map op de server. Klik hier om meer e-mails op Microsoft Exchange te bekijken. Nou, dit verklaart heel veel de volgende stap. Klik gewoon op dit bericht en Microsoft zal alle e-mails uit die map naar uw computer downloaden. Deze e-mails worden gedownload van de Exchange Server.

Op dezelfde manier kunt u ook e-mails downloaden op basis van een bepaald trefwoord. Typ bijvoorbeeld het gewenste onderwerp in het zoekvak en druk op Enter. Outlook geeft dan alle e-mails weer die uw trefwoord bevatten. Scrol naar beneden totdat u het Recente resultaten weergeven ...Meer bericht. Klik vervolgens op Meer en al uw e-mails met het genoemde trefwoord worden naar uw pc gedownload.

Dit was dus een manier om al uw e-mails van Microsoft Exchange Server naar Outlook te downloaden als een lokale kopie. Laten we de volgende eens bekijken.

Methode 2: de e-mail wijzigen om offline instellingen te behouden

De Mail om offline te houden De optie van Outlook bepaalt de tijdsperiode tot waar u de e-mails lokaal op uw pc kunt downloaden. Zoals eerder vermeld, is deze tijdsperiode gebaseerd op de beschikbare opslagruimte. U kunt deze duur echter heel gemakkelijk wijzigen. Afhankelijk van de Outlook-versie die u gebruikt, kunt u elke duur kiezen, van 3 dagen tot Alles. Aangezien een ieder van jullie misschien geïnteresseerd is in het laatste (d.w.z. All), laten we de stappen bekijken om dit te doen.

1. Start het Outlookapplicatie en ga naar de het dossier tabblad.
2. Selecteer in het vervolgkeuzemenu Account instellingen.
3. Klik vervolgens op het E-mail keuze. Outlook geeft al uw e-mailaccount weer. Selecteer degene van waaruit u alle e-mails van de server naar Outlook moet downloaden.
4. Klik vervolgens op het Verandering knop om de Verander van account dialoog venster. Vink het Gebruik de Exchange-modus met cache keuze.
5. Verplaats nu het Mail om offline te houden schuifregelaar naar rechts om de gewenste tijdslimiet in jaren, maanden of dagen in te stellen.
6. Als u klaar bent, klikt u op het De volgende en klik in het bevestigingsvenster op OK.
7. Eindelijk raak Af hebben en start Outlook opnieuw. Het proces van het downloaden van al uw e-mails naar Outlook vanaf de server begint dan. Als het klaar is, zou u onderaan het bericht "Uw mappen zijn up-to-date" moeten zien.

Gevolgtrekking

Dit waren dus de vereiste instructies om Outlook alle e-mails van de server naar uw pc te laten downloaden als een lokale kopie. We hebben hiervoor drie verschillende methoden gedeeld. Deel voordat u zich afmeldt uw mening over de methode die de truc voor u heeft gedaan. Bekijk ook onze andere iPhone tips en trucs, PC tips en trucs en Android-tips en -trucs dat zal zeker van pas komen.