Top 10 zoomtips, trucs en functies om een ​​professional te worden in videoconferenties

Videoconferenties zijn in snel tempo aan het veranderen in het communicatiemedium met de meeste voorkeur in de moderne tijd. Of het nu een e-mail of een spraakoproep is, er gaat veel expressie en intentie verloren bij deze vormen van communicatie. Daarom worden er vaak persoonlijke ontmoetingen gevraagd voor zaken die van het allergrootste belang zijn.

Een persoonlijke ontmoeting kost echter veel middelen, tijd en energie om de beoogde partijen in dezelfde ruimte te krijgen. Het hele proces ruikt naar verouderde traditie en inefficiëntie. Videoconferenties kwamen naar voren als een efficiënt alternatief voor de dure face-to-face vergaderingen / conferenties.

Videoconferentie is een technologie die zichzelf volledig in ons leven zal integreren, net zoals mobiele telefoons en telefoons zijn geworden. Met videoconferenties kan de gebruiker de afstand negeren en het gevoel hebben dat u naast de deelnemers / bellers staat. Het stelt ons in staat te geven en te ontvangen; uitleggen en instrueren in realtime - zelfs als de bellers elk uit een ander land komen.

De Zoom-app is een opwindende en professionele oplossing voor videoconferenties die de gebruiker een uitzonderlijke videoconferentie-ervaring en nog veel meer biedt. Met de Zoom-app kan de gebruiker uw scherm delen met degenen die zijn verbonden met het gesprek. Hiermee kunt u de controle over de vergadering doorgeven aan een andere persoon en kunt u zelfs het gesprek opnemen als video.

De videoconferentie-oplossing van de Zoom-app heeft veel nuttige en functionele opties die verborgen zijn in hun geavanceerde menu. In de volgende lijst leer je over de functies, tips en trucs om het enorme potentieel van deze opwindende communicatie-app te ontdekken. Laten we eens diep ingaan op de geweldige opties waarmee u de app efficiënter kunt gebruiken, waardoor u een professional wordt in videoconferenties.

1. Automatische vergaderingsplanner

Met de Zoom-app hoeft u zich geen zorgen te maken dat u een assistent nodig heeft om uw vergadering te plannen. U kunt uw vergaderplanner-app rechtstreeks verbinden met Zoom, waardoor er een nieuwe Zoom-vergadering wordt gemaakt telkens wanneer een gebruiker een afspraak boekt. Het voegt ook de datums en tijden toe aan de persoonlijke kalender die is verbonden met Zoom. Op deze manier zijn uw vergaderingen volledig geautomatiseerd en efficiënt, zonder menselijke fouten.

U kunt zelfs teamvergaderingen automatiseren door een stap aan het bovenstaande toe te voegen, waardoor Zoom de vergaderlink kan delen met een teamchat-app, zoals Slack of iets dergelijks.

2. Maak eenvoudig terugkerende vergaderingen aan via opgeslagen instellingen en één URL

Terugkerende vergaderingen kunnen de wekelijkse en maandelijkse check-ins zijn of andere regelmatig geplande gesprekken die u met dezelfde groep mensen voert. Door een terugkerende vergadering in Zoom te maken, hoeft u de instellingen slechts één keer op te slaan en kunt u deze elke keer dat u belt, gebruiken. Een ander efficiënt punt bij de optie voor terugkerende vergaderingen is dat u dezelfde URL steeds opnieuw kunt gebruiken. Daarom hoeft u de deelnemers aan de vergadering niet elke keer dat er een vergadering is gepland een nieuwe URL te sturen.

Een andere handige truc die in de optie voor terugkerende vergaderingen zit, is ‘Geen vaste tijd’. U kunt deze optie gebruiken als u dezelfde groep mensen ontmoet tijdens een vast schema, maar niet op hetzelfde tijdstip, voor elk vergadering. Met ‘Geen vaste tijd’ kunt u dezelfde instellingen en vergader-ID keer op keer gebruiken en niets veranderen voor de tijden waarop u besluit verbinding te maken via een videoconferentie.

3. Controleer wie de vergadering heeft bijgewoond

Dit is een handige functie voor videoconferenties die verplicht van aard zijn - zoals een universitaire lezing of verplichte werktraining. Voor videoconferentiegebeurtenissen als zodanig, wilt u de informatie controleren van degenen die hebben bijgewoond en degenen die dat niet hebben gedaan. Zoom geeft u deze informatie zodra de vergadering is beëindigd.

Om de ‘deelnemerslijst’ te vinden, hoeft u alleen maar naar het gedeelte Zoom-accountbeheer> Rapport te gaan. In het rapportgedeelte hoeft u alleen maar de ‘Gebruiksrapporten’ te vinden en op ‘Vergadering’ te klikken om de vergadering te kiezen waarvoor u de informatie wilt vinden.

Zodra u uw vergadering heeft gevonden, kiest u het rapporttype en datumbereik voordat u op de optie Rapport genereren klikt.

Notitie: De deelnemerslijst kan alleen worden gegenereerd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

1. U moet de gastheer zijn van de geplande vergadering, met de rol van accountbeheerder of eigenaar.
2. De gebruiksrapporten moeten zijn ingeschakeld.

• Het Zoom-account moet een Pro- of API-partner of een Business- of Education-abonnement zijn.

4. Met de Zoom-app kun je informatie van de bezoekers verzamelen

Als u dacht dat het aanwezigheidsformulier een nuttige functie was, is de optie voor het verzamelen van informatie van de Zoom-app een functie die nog verfijnder is. Met Zoom kunt u informatie over de deelnemers van zichzelf verzamelen voordat ze deelnemen aan de vergadering.

Om informatie te verzamelen, moet u de registratieoptie inschakelen op het tabblad ‘Mijn vergaderingen’ van de Zoom-app. Zodra de functie is ingeschakeld, kunt u het formulier instellen dat de deelnemers moeten invullen voordat ze deelnemen aan de vergadering.

De Zoom-app wordt geleverd met een ingebouwd standaardformulier waarmee u de selectievakjes kunt aanvinken van de standaardinformatie die u mogelijk wilt verzamelen, zoals naam, bedrijfsrelatie, enz. Met Zoom kunt u echter ook uw aangepaste velden maken in de registratie via het tabblad ‘Aangepast Vragen. ’Op dit tabblad kunt u nieuwe vragen en velden maken die u aan de registratie wilt toevoegen het formulier.

‘Webinar’ is een term voor een webgebaseerd seminar. De Zoom-app is heel goed in staat om webinars uit te voeren waarmee u verbinding kunt maken met een overvloed aan deelnemers. Voor de registratie is het echter beter om een ​​formulier op de evenementenwebsite te gebruiken of om een ​​evenementenbeheer-app te gebruiken. Om degenen die zich hebben aangemeld voor uw evenement tegelijkertijd te laten registreren op Zoom, zijn automatiseringsapps aan te raden. Met de vooraf gebouwde apps van Zapier kun je de bezoekers synchroniseren met Zoom. Je kunt dat gebruiken of een andere automatiseringsapp gebruiken om Zoom efficiënt te gebruiken voor je webinars.

Notitie: Om de informatie van de bezoekers te verzamelen, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

1. U moet de gastheer van de vergadering zijn.
2. U moet een pro-account hebben.

• De vergadering kan niet uw ‘Persoonlijke vergadering-ID’ zijn.

5. Maak een video van een Zoom-oproep

Een andere slimme functie van Zoom is de mogelijkheid om uw videoconferentiegesprek als video op te nemen. Deze functie is erg handig om de vergadering te delen met degenen die deze hebben gemist. Voor het beoordelen van de bijeenkomst is deze functie van het grootste belang.

Met de Zoom-app kun je de video opnemen op de lokale schijf of in de cloud. Opgemerkt moet worden dat de optie voor cloudopslag alleen beschikbaar is voor betalende gebruikers. Een voordeel van het gebruik van de Cloud-opslagfunctie is de mogelijkheid om de vergadering onmiddellijk in een webbrowser te streamen, zodra de opname klaar is. De opslagcapaciteit van de cloud varieert met verschillende accounts / abonnementen.

Een andere factor waarmee u rekening moet houden bij het opnemen van videovergaderingen, is het vooraf optimaliseren van de instellingen. Dit preventieve initiatief zorgt ervoor dat u de beste kwaliteit kiest die geschikt is voor het type videoconferenties dat u voert. Bijvoorbeeld: voor een videoconferentie van het uitzendtype, waarbij alleen de host op de schermen verschijnt, is het veel efficiënter om alleen de audio en video van de host op te nemen. Terwijl u in een vergadering van het type samenwerking waarbij de gastheer en de aanwezigen met elkaar communiceren en informatie met elkaar uitwisselen, misschien iedereen wilt opnemen. Daarom is het ten zeerste aan te raden om, voordat u begint met het opnemen van videoconferenties, een paar minuten in het instellingenvenster door te brengen en het formaat te kiezen dat het beste aansluit bij uw vereisten.

Notitie: Om videoconferentie-opname mogelijk te maken, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

1. Om video's op te nemen, moet u Zoom uitvoeren op Windows of Linux of macOS.

Als u de opnamemogelijkheid niet ziet in uw videoconferenties, controleer dan uw instellingenpagina of laat de beheerder deze inschakelen.

6. Laat annotaties samenwerken

Met de optie Scherm delen van de Zoom kan de host alles wat er op zijn scherm staat aan alle deelnemers van het videogesprek weergeven. Met de annotatietool van de Zoom-app kunnen de deelnemers / deelnemers van de videoconferentie tekenen en markeren op het gedeelde scherm. Deze efficiëntie en de creativiteit van deze tool moeten worden geprezen. Als u visuele materialen zoals mock-ups, grafisch ontwerp, enz. Bespreekt, kan de betekenis van de annotatietool niet in woorden worden uitgelegd.

Als u een deelnemer aan het gesprek bent en annotaties moet maken op het gedeelde scherm van een ander, kunt u de optie Annoteren vinden in de ‘Weergaveoptie’ bovenaan het zoomvenster. Zodra u op de optie Annoteren klikt, verschijnt een werkbalk met annotatie-opties zoals ‘tekenen’, ‘tekst’, ‘pijl’, enz. Met de knop Opslaan op de werkbalk kunt u een screenshot maken van de volledige afbeelding met de annotaties. Als je de host bent, krijg je ook de optie om annotaties uit te schakelen voor alle aanwezigen.

7. Co-Host video-conferentiegesprekken

Wanneer u een professionele videogesprek / conferentie organiseert, kan er een tijd komen dat de vergadering moet worden geleid of gezamenlijk moet worden beheerd door meer dan één host. Er kunnen gevallen zijn waarin het PR-team de vergadering samen met de spreker of het onderwerp van het webinar / videoconferentie heeft twee mensen nodig om het benodigde materiaal uit te leggen of twee leidinggevenden moeten samen een presentatie. In dergelijke omstandigheden stelt Zoom u in staat om meer dan één persoon te kiezen om de videoconferentie te leiden in plaats van het proces van het kiezen van een van de andere hosts.

De procedure om de co-host-optie te gebruiken begint door eerst naar de instelling Zoom Meeting te gaan en deze in te schakelen de ‘Co-Host-optie’. Zodra dat is gebeurd, moet u wachten tot de .meeting begint en tot de co-host toetreden. Bij het begin van de vergadering kun je de persoon toevoegen door op de drie puntjes te klikken die over de video zweven.

De alternatieve methode om samen te hosten is door het Deelnemersvenster te openen en ‘Deelnemers beheren’ te selecteren. Zodra u de lijst met deelnemers, plaats de muisaanwijzer op de naam van de deelnemer die u samen wilt hosten, klik op ‘Meer’ en selecteer de optie ‘Co-verhuurder maken’.

Notitie: Om de optie Co-Host in te schakelen, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

1. Je hebt een Pro- of Business- of API Partner- of Education-account nodig.
2. U moet Zoom uitvoeren op macOS, Windows, Android of IOS (niet op Linus of web).

Als de optie Co-Host niet wordt weergegeven, vraagt ​​u uw accountbeheerder om co-hostingrechten in te schakelen op het tabblad Vergaderingen.

8. Gebruik vergaderruimte voor de aanwezigen

Zoom heeft een interessante optie om de deelnemers deel te laten nemen aan het videogesprek nog voordat de host verschijnt. Kleine groepen hebben een voorliefde voor deze optie, omdat ze hierdoor kleine gesprekken kunnen voeren voordat de gastheer verschijnt om de vergadering te leiden.

In sommige gevallen kan deze samenkomst van uw bezoekers in een virtuele ruimte echter worden toegeschreven aan een slechte weergave van uw merk of bedrijfsimago vanwege interactie begint zelfs al voordat de gastheer arriveert. Dit kan worden vermeden door een virtuele wachtkamer te creëren die de deelnemers in de wacht houdt totdat u, de gastheer, hen tegelijkertijd of een voor een aan de vergadering laat deelnemen.

De exacte optie om de virtuele wachtkamer in te schakelen, is afhankelijk van uw accounttype. Zodra u de optie echter inschakelt, kunt u aanpassen wat u de deelnemers wilt laten zien terwijl ze wachten op het begin van de vergadering.

9. Laat een derde partij of uw assistent uw vergadering plannen

Met Zoom kun je uitzonderlijke videogesprekken voeren, maar het is meer dan alleen een app voor een videogesprek. De overvloed aan functies en opties maken Zoom tot een krachtig bedrijfscommunicatietool. Zoom wordt vaak gebruikt door professionals en leidinggevenden op hoog niveau om via videoconferenties verbinding te maken met het verschillende personeel.

Daarom moet het communicatiemiddel in een zakelijke of zakelijke omgeving vaak worden afgehandeld door een assistent of door het PR-team of het marketingpersoneel. Met Zoom kunt u de planning van de vergadering delegeren aan uw assistent of aan een derde partij die uw agenda beheert.

Om de rechten van de planningsassistent in te schakelen, moet u inloggen op de Zoom en onder ‘Instellingen voor vergaderingen’ op ‘Overige’ klikken. vindt een plusteken naast de Scheduling Assistant, klik erop en typ de e-mail-ID van uw assistent en voltooi het proces door op te klikken Toewijzen.

Nadat u uw assistent heeft toegevoegd, moet het gekozen personeel uitloggen en weer inloggen op hun Zoom-account om de functie te laten werken. Nadat de Scheduling Assistant in werking is getreden, kan het toegewezen personeel vergaderingen voor u plannen. Volg Geavanceerde optie of Vergaderingsoptie (gebaseerd op de versie van uw Zoom) en maak nieuwe vergaderingen op basis van de prompts.

Notitie: Om uw assistent of een derde partij vergaderingen voor u te laten plannen, moet aan de volgende voorwaarden zijn voldaan:

1. Degenen die de planningsrechten hebben ontvangen en het primaire account dat de rechten heeft toegewezen, hebben beide een Pro- of Corp-licentie nodig.
2. Voor degenen die webinars willen houden, hebben de planner en de accounthouder allebei een webinarlicentie.

10. Toetsenbordbenodigdheden om efficiënt door de Zoom-app te navigeren

Voor degenen die Zoom vaak gebruiken: door een paar sneltoetsen te leren, kun je je videogesprekken behendig beheren. De sneltoetsen van Zoom zijn verstandig, functioneel en gemakkelijk te onthouden.

Ik sta voor ‘uitnodigen’. Voor macOS-gebruikers springt ‘Cmd + I’ naar het uitnodigingsvenster. Voor Windows-gebruikers: "Alt + i" brengt u naar het uitnodigingsvenster. Met deze snelkoppeling kunt u snel aan de slag met uw Zoom-activiteiten, aangezien u vanuit het uitnodigingsvenster links naar de vergadering kunt pakken of uitnodigingen via e-mail kunt verzenden.

M staat voor mute. Voor Mac-gebruikers, "Cmd + Ctrl + m" en voor Windows-gebruikers, "Alt + m" kunt u alle anderen in het gesprek dempen als u de host bent.

Scherm delen is een populaire functie in Zoom en zijn populariteit gaat niet verloren in Zoom, aangezien de functie zijn exclusieve snelkoppeling heeft.

S staat voor delen. Voor Mac-gebruikers, "Cmd + Shift + s" en voor Windows-gebruikers, "Alt + Shift + s" kunt u uw scherm delen met uw gesprekspartners.

Met deze sneltoetsen kunt u onmiddellijk wijzigingen aanbrengen wanneer u aan de slag gaat met Zoom voor een dag of midden in een videogesprek.

Hoe verhoudt Zoom zich tot zijn concurrenten? Wat maakt Zoom uniek?

Zoom is een complete tool voor videoconferenties waarmee u geavanceerde videogesprekken / conferenties en nog veel meer kunt voeren. De beste bedrijven of rivalen die vergelijkbare services als Zoom aanbieden, zijn WebEx, Skype en LogMeIn. Hoewel de drie bedrijven bieden vergelijkbare services, heeft Zoom meer nadruk gelegd op het video-aspect van hun product, omdat het een hogere framesnelheid biedt relatief.

Onder de drie concurrenten staat Skype algemeen bekend om zijn persoonlijk gebruik en is het niet erg populair voor zakelijke activiteiten in vergelijking met Zoom en de anderen. Hoewel de grafische interface en het ontwerp van Skype aantrekkelijker zijn voor het oog, schiet het tekort in de verschillende functies en opties die zijn gebaseerd op de andere oplossingen voor videoconferenties.

WebEx neemt het voortouw in het gratis abonnement zonder limieten voor vergaderlengtes in vergelijking met Zoom-limieten van 40 minuten. Zoom staat echter bovenaan de race met zijn mogelijkheid om niet alleen het scherm te delen door ook de hostaudio - een functie die uniek is voor Zoom.

De verschillende opties voor bedrijfscommunicatie en webinars zijn vaak betaalde privileges. De prijsklassen zijn bovendien onderling vergelijkbaar. Zoom biedt echter veel geavanceerde opties, zoals vergaderruimtes en meer.

Zoom is een professionele oplossing voor videoconferenties. Het is echter die korte zin en ook nog veel meer. Als je alle tips, trucs en functies van Zoom doorleest, kan je niet anders dan tot de conclusie komen dat Zoom een ​​complete virtuele communicatieoplossing is.

Met Zoom kunt u videogesprekken voeren van uitzonderlijke kwaliteit, en u kunt ook een scherm delen, aantekeningen maken, gesprekken opnemen als video, assistenten toevoegen, een vergaderruimte creëren, registratie-informatie verzamelen en meer. De opties die beschikbaar zijn met Zoom bieden u talloze mogelijkheden tijdens een videogesprek, die anders onmogelijk waren.

De mogelijkheden die Zoom inluidt, laat u, de gastheer, de efficiëntie van virtuele conferenties naar een hoger niveau tillen. Met Zoom is de communicatie dichterbij, persoonlijker en efficiënter; ondanks de afstand.

Met Zoom, laten we verbinding maken, laten we delen, laten we samenwerken en laten we creëren - over grenzen heen.