Hvorfor styreportaler er det primære verktøyet for å bygge teamarbeid og samarbeid?

På dette tidspunktet kan ingen tredjeparts samarbeidsverktøy matche enkelttilbudet om en god og stabil styreportal. Dette har blitt en trend i det 21. århundre i de fleste store og små bedrifter. Ikke overraskende, fordi det er den enkleste måten å koordinere bevegelsene til alle deltakerne i ledelsesprosessen: fra menige ledere og administratorer, til styret.

Historien om styreromsutvikling

Internett ble raskt utbredt på slutten av 1990-tallet. Folk kjøpte datamaskiner, registrerte seg for Internett-leverandører og kom seg på nett for å se hva World Wide Web hadde å tilby. Selv om teknologien var begrenset på den tiden, vurderte fremtidsrettede direktører måter å bruke Internett for å automatisere styremøteprosessen. Mange flere årtusener skulle gå før et virtuelt styrerom, både navnet og teknologien, formelt ble tilgjengelig på markedet.

Fremme av ny teknologi, samt fremveksten av bedriftsskandaler, har økt behovet for en mer effektiv styremøteprosedyre som ikke bare er enkel, men også kompatibel. BoardVantage var en av de første tjenesteleverandørene i 2002. Sammen med andre firmaer som tilbyr sammenlignbare tjenester, skaffet selskapet risikokapital.

Imidlertid er den elektroniske bokbransjen fortsatt begrenset. Den var bare tilgjengelig for toppledere, og dens nytte var begrenset til å se møtepapirer på store datamaskiner. Det var ikke mye du kunne gjøre med det.

Den sanne spillveksleren var imidlertid debuten til iPad i 2010. Styremedlemmer kan bruke disse bærbare nettbrettene i stedet for tunge datamaskiner under styresesjoner. For første gang var styremedlemmene genuint mobile, slik at de kunne samarbeide med hverandre fra hvor som helst. Med multi-touch-funksjonaliteten kunne brukere skrive og tegne direkte på iPad-en som om det var papir, og bryte ned enda flere grenser.

Disse funksjonene åpnet døren for nye funksjoner som forbedret styremedlemmenes kommunikasjon. Endelig var teknologien som kreves for eksterne styremøter allerede tilgjengelig, som leverandører raskt oppdaget.

Hvorfor er styreportalen eksepsjonell i denne forbindelse?

Pandemien etablerte denne trenden, men den fortsatte utenfor karantene. Det viste nok styrker til å bli oppsummert i denne listen.

Fordel selv under etableringen av møtet 

Å bruke tredjepartsprogramvare er tidkrevende og slitsomt. Først samler du alle filene i én haug, organiserer dem manuelt, laster dem opp til serveren, og først da kan du distribuere dem før møtet. Det er mye enklere å bruke virtuell brettprogramvare. Du drar bare en fil inn i en eksisterende mal. Du kan:

• raskt oppdater dokumentbunten;
• bare velg det relevante alternativet for å endre hele kunngjøringspakken;
• bruke Styreportalen til å automatisere agendaen ved produksjon av en dokumentpakke.

Dette reduserer tiden brukt på å sortere og ordne pakkefilene. Du kan også etablere en tidsbegrensning for hvert punkt på agendaen, noe som vil bidra til å holde møtet på rett spor. Når det gjelder varsler, er de også til stede her. Dette avlaster styrets administrative ansatte for nok et tidkrevende arbeid.

Fordeler under møtene seg selv direkte 

Den viktigste fordelen med en styreportal er dens evne til å lage et styremøte på nett. Som om det var papir, kan du ta notater umiddelbart på siden til et møtedokument. I tillegg kan disse notatene være personlige eller delte, noe som sikrer at øktene dine er livlige og effektive. En komplett møteløsning, noen styreportaler inkluderer til og med stemme- og e-signeringsalternativer. I en styreportal:

• oppmøte spores automatisk;
• hvert møtes referat inkluderer informasjon om oppmøte, som også kan spores gjennom revisjonsrapporter;
• det er ikke lenger nødvendig å manuelt ta deltagelse under møter, noe som forenkler prosedyren.

Fordi tid er penger, bør du få mest mulig ut av møtetiden din.

Fordeler etter at møtet var over

En styreprogramvare inkluderer også prosjektstyringsverktøy som hjelper i prosessen etter møtet. Sikre tavledokumenter kan oppbevares i dokumentbiblioteket. Dette garanterer at all informasjon innhentet fra styret er umiddelbart tilgjengelig for revisjon. Dette innebærer også at eventuelle nye styremedlemmer eller administrerende direktører vil ha tilgang til historiske styredokumenter.

Hvorfor er denne typen samarbeidsapplikasjoner obligatoriske?

Samarbeidsapper er ekstremt nyttige av mange grunner. Selve ideen bak Board portal-programvaren er flott, fordi denne typen applikasjoner er ganske enkelt kombinert til ett praktisk verktøy som har forbedret sikkerheten.

Apropos sikkerhet, avanserte forskere forsikrer oss om at nivået av kryptering i nesten alle de populære styreromsløsninger når nivået av militær kryptering eller topp finansinstitusjoner som sentralen bank. Som du kanskje forventer, har hackere ingen sjanse med mindre du gir dem passordet ditt og en måte å utføre tofaktorautentisering på.

Dette er foreløpig den eneste typen applikasjon som tilbyr en komplett papirløs møteløsning. Som forskerne sier, tar det virksomheten din til neste nivå, og lar deg bryte gjennom det veksttaket som du sannsynligvis snubler inn i på dette tidspunktet.