5 hovedtips du bør vite når du velger programvare for virtuell styrerom

Høyteknologiske innovasjoner forandrer hvordan og hvor vi driver virksomhet. En av de mest bemerkelsesverdige manifestasjonene av dette mønsteret er styrets nettsted. Både offentlige og private virksomheter bruker det til kapital- og forretningsstyring. Du trenger riktig styremøteprogramvare på plass for å kunne gjennomføre et virtuelt møte vellykket, effektivt og sikkert. Disse plattformene kan også fremskynde prosedyren for å delta på faktiske møter eller de som inkluderer både virtuell og fysisk oppmøte. Nedenfor skal vi se nærmere på de 5 beste tipsene du bør vurdere når du velger virtuell brettprogramvare.

Hva er styremøteprogramvare?

Et enkelt, sikkert og samarbeidsverktøy kalt styremøteprogramvare (også kjent som styreportalprogramvare) lar deg planlegge papirløse styremøter fra start til slutt. Dette flerbruksverktøyet gjør det mulig å organisere møter og skape en atmosfære som fremmer effektivt teamarbeid, kommunikasjon og interaksjon. Du kan dele agendaer og andre viktige papirer via en styreportal, holde dokumenter oppdatert slik at alle har tilgang til den nyeste informasjonen, og legge til notater og spørsmål til dokumenter. Andre nyttige funksjoner og funksjoner kan også bli funnet mens du bruker styremøteprogramvare.

Suksessen med å bruke denne programvaren forklarer hvorfor bedrifter i alle størrelser og sektorer bruker disse teknologiene. Dette oppmuntrer igjen markedstilbudet, noe som vises i den pågående fremveksten av nye leverandører av styreromsprogramvare.

5 tips for valg av styreromsprogramvare

Du bør ha en forretningsforståelse av sluttmålet ditt, vurdere størrelsen på firmaet ditt og andre faktorer når du velger en styreromsapp og ser på sammenligning av bordportalprogramvare. Det er 5 generelle anbefalinger som kan hjelpe deg med å velge klokt.

1. Vurder det offentlige nettstedet ditt når du tar en avgjørelse

En av de viktigste faktorene folk vurderer når de velger styreromsprogramvare, er brukeropplevelsen. Dette dekker plasseringen av navigasjonsknappene, en logisk flyt av hendelser, kapasiteten til å endre maler og mer. Dette er viktig siden jobben din skal være så intelligent som mulig med en papirløs møteløsning i tillegg til å være vellykket.

2. Ta cybersikkerhet på alvor

En av de mest aktuelle problemene innen cybersikkerhet. Bedrifter taper millioner av dollar som følge av overgrep og svindel. Så vær oppmerksom på om styreromsprogramvaren tilbyr datakryptering. Foreløpig er 128-bits kryptering den mest brukte formen. Full 256-bits kryptering, sammenlignbar med militærstandarden, kan være tilgjengelig fra mer sofistikerte leverandører.

Finn ut hvor dataene dine vil bli oppbevart. Det er avgjørende at det er på en server i stedet for skyen, der hackere kan ha det lettere. Ikke glem å sikre SMS-meldingene dine også. Gi alltid forrang til leverandører som regelmessig kjører penetrasjonstesting og oppgraderer produktene sine.

3. Bestem hvor enkelt informasjonstilgangen er

Selv om det kan virke åpenbart, bør den ideelle styreportalmøteprogramvaren gjøre det enkelt for deg og møtedeltakerne å få informasjonen du trenger. Målet med å bruke et papirløst system er å erstatte den kronglete og uorganiserte papirprosessen med en mer strømlinjeformet, enkel og ryddig.

• Kapasiteten til å søke. Dokumenter skal være enkle å lete etter og navigere for styremedlemmer. I tillegg må de kunne gjøre det på hvilken som helst enhet de ønsker. Siden alle disse tre plattformene kan brukes, tilbyr de beste styresystemer versjoner som er optimalisert for skrivebord, nettbrett og mobil. Hvis programvaren du velger bare er skrivebordsbasert, vil du ikke kunne nå målet ditt om å øke møtedeltakelsen.

• Formatering egnet for utskrift. Det vil alltid være brukere som ønsker å skrive ut kopier, selv om det å skape en papirløs arbeidsplass er en av hovedårsakene til at mange firmaer bruker styreportaler. Dette kan skyldes en rekke faktorer, for eksempel personlig bekvemmelighet eller intoleranse overfor langvarig bruk av skjermen. Sørg for at tavlebokens og medfølgende papirformatering er egnet for utskrift i denne spesifikke situasjonen.

• Frakoblet tilgjengelighet. Hvorvidt folk kan få tilgang til innholdet både online og offline er en annen faktor å vurdere. Hvis ikke, kan det å ikke ha tilgang til Wi-Fi eller 4G gjøre det vanskelig for dem å forberede seg til møtet.

4. Sjekk prislisten i

Mange leverandører av styremøter på nett inkluderer vanligvis skjulte avgifter, som kan komme som en overraskelse for deg. Her er noen få tilfeller:

• Hjelp til trening. Du må lære hvordan du bruker programmet etter at du har kjøpt det. Det er viktig å vite om denne opplæringen vil være gratis eller om det kreves en betalt konsulent. Mange leverandører er ofte vertskap for webinarer som dekker funksjonene til plattformene deres. Imidlertid kreves ofte denne eller den andre kostnaden.
• Kundeservice. Finn ut hvilken servicestandard du kan forutse. Den kan være tilgjengelig hele tiden, men bare i faste timer vil det for eksempel være gratis hjelp.
• Lagringskapasitet. Hvis du jobber med mye data, er dette aspektet veldig viktig. Ofte tilbys ekstra kapasitet til en høy pris.

5. Finn ut om videokonferanser støttes

Evnen til å observere hvem som deltar aktivt i møtet er avgjørende for å oppnå den juridiske forpliktelsen til raskt å identifisere alle som deltar. Du kan ved et uhell miste en bruker på en konferansesamtale. Videokonferanser i styreprogramvare er derfor utrolig gunstig for åpenheten.

Dessuten virker det å være i stand til å se hverandre mer intimt og er det nærmeste man kan ha et fysisk møte. Det er mindre problemer med at folk snakker over hverandre siden du enkelt kan installere en oppløftet hånd-metode for å hjelpe styrelederen til å tilby alle som vil ha en sjansen til å kommentere. Du kan også ta de visuelle indikasjonene på at noen er klare til å snakke.

Konklusjon

Å bruke styreportalprogramvare i virksomheten vil forenkle arbeidet betraktelig og gjøre det mer forståelig for alle. Derfor er det så viktig å på en ansvarlig måte nærme seg valget av programvare som vil oppfylle alle dine krav. Følg rådene våre og få virksomheten din til å vokse med styreromsprogramvare.