Betydningen av å velge riktig datarom for deg

Ledere, styremedlemmer og bedriftsledere bruker virtuelle dataromtjenester for sikker datalagring og effektivt samarbeid med tredjeparter.

Men det er dusinvis av leverandører av virtuelle datarom der ute i dag, så det kan være utfordrende å velge riktig leverandør for bedriften din. Likevel er det riktige valget avgjørende, siden det kan påvirke utfallet av en avtale.

Veiledningen nedenfor vil hjelpe med de beste tipsene og de viktigste trinnene når du leter etter et datarom.

Hva er et virtuelt datarom?

Et virtuelt datarom, også kjent som et elektronisk datarom, er et sikkert online depot som brukes til lagring og distribusjon av digitale filer og dokumenter.

Nettbasert dataromprogramvare er spesielt nyttig under følgende forretningstransaksjoner og prosesser:

• Fusjoner og oppkjøp. Et selgende og et overtakende selskap kan bruke en VDR som et sikkert og kontrollert avtalemiljø. Funksjonene gjør det mulig å laste opp og dele konfidensielle due diligence-dokumenter raskt og enkelt, kommunisere om M&A-spørsmål og fremskynde den totale transaksjonen.
  instagram viewer
• Pengeinnsamling. Startups og bedrifter som tar sikte på å skaffe kapital trenger et virtuelt datarom for å dele dokumenter med investorer og spore deres aktivitet for å forstå hvem som er mest engasjert og interessert.
• IPOer. Bedrifter som ønsker å bli offentlig, trenger et datarom for å gi flere eksterne parter som revisorer, garantister og potensielle investorer med sikker og gjennomsiktig tilgang til sine finansielle IPO-data.
• Styrekommunikasjon. Styremedlemmer bruker VDR-er for å administrere og gjennomføre styre- og komitémøter, dele styremateriale trygt, opprette og tildele oppgaver og overvåke ytelse. Du kan lære mer om dataromsløsninger for styremedlemmer.

5 grunner til å bruke dataromprogramvare

Bortsett fra sikker lagring og deling av konfidensielle filer, er det mange andre fordeler ved å bruke et virtuelt datarom.

1. Redusert kostnad. Virtuelle datarom er mye rimeligere og mer kostnadseffektive sammenlignet med fysiske datarom. For det første er det ingen reiserelaterte utgifter som billetter eller overnatting. For det andre betaler ikke brukere for dataromleie og vedlikehold. Til sammen kan det spare tusenvis av dollar per år.
2. Effektiv kommunikasjon. Mange leverandører av datarom tilbyr en rekke samarbeids- og kommunikasjonsverktøy. For eksempel livechatter, tråddiskusjoner, kommentarer, varsler, eksperttildeling, spørsmål og svar-seksjoner, etc.
3. Raskere fullføring av avtale. VDR-er lar brukere raskt laste opp, oppdatere og dele viktige dokumenter. Det hjelper å holde partnere, investorer og teammedlemmer oppdatert. I sin tur letter det beslutningstaking og fører til raskere avtalelukking.
4. tilgjengelighet. Virtuelle datarom kan nås når som helst og hvor som helst. I tillegg kan hundrevis av brukere se dokumenter samtidig uten å forstyrre hverandres arbeid.
5. Miljøvennlighet. Virtuelle datarom bidrar til å unngå utskrift og lagring av tusenvis av papirdokumenter. Videre hindrer ekstern tilgang til en VDR brukere fra å reise, noe som reduserer karbondioksidutslipp. Det hele har en positiv innvirkning på miljøet.

Kriterier for de beste leverandørene av virtuelle datarom

Når du ser etter et virtuelt datarom, fokuser på følgende egenskaper.

Kriterier	Beskrivelse
1. Sterk datasikkerhet	Velg en leverandør som tilbyr: Få tilgang til sikkerhetsfunksjoner som tofaktorautentisering, granulære brukertillatelser og IP-tilgangsbegrensninger. Dokumentsikkerhetsfunksjoner som redaksjon, dynamiske vannmerker og ekstern makulering.
2. Avanserte funksjoner	Sørg for at et datarom har: Dokumenthåndteringsfunksjoner som masseopplasting av filer, dra-n-slipp, automatisk indeksnummerering og enkelt tekstsøk. Kommunikasjonsfunksjoner som tråder, live chat, videokonferanser, kommentarer og varsler. Funksjoner for sporing av brukeraktivitet som rapporter og revisjonsspor.
3. Profesjonell kundestøtte	Vær oppmerksom hvis en leverandør tilbyr: 24/7/365 støtte for å kunne nå en støtterepresentant når som helst det er behov. Flerspråklig støtte for å kunne kommunisere med en støttespesialist på et språk du foretrekker. Støtte for flere kanaler for å kunne kontakte et støtteteam på forskjellige måter som telefon, live chat eller e-post.
4. Andre kriterier	Sjekk ut følgende: Gratis prøveperiode å teste plattformen gratis før du kjøper noen tjenester. Erfaring fra din bransje for å sikre at en plattform samsvarer med forretningsformålene dine. Tariffplaner å velge det mest passende prisalternativet i henhold til dine behov.

5 trinn å ta når du velger en leverandør av virtuelt datarom

Her er en kort instruksjon om hva du skal gjøre for å velge en dataromleverandør som passer best for prosjektet ditt.

1. Identifiser behovene. Definer hva du trenger en VDR til, hvor lenge et prosjekt skal vare, hvor mange brukere som skal få tilgang til et rom og hvor mye lagringskapasitet et datarom skal ha.
2. Sett budsjettgrenser. Definer hvor mye du har råd til å bruke på et datarom, siden prisene starter fra $99 i måneden og kan nå tusenvis av dollar per år.
3. Les anmeldelser. Finn ut hva andre brukere synes om leverandører på nettsteder for gjennomgang av datarom.
4. Sammenlign virtuelle datarom. Velg 2-3 leverandører og sammenlign dem når det gjelder funksjonalitet, erfaring og kostnad.
5. Bestill en demo. Kontakt en leverandør slik at en selger kan vise deg hvordan et datarom fungerer og hva prisalternativene for prosjektet ditt er.