Hvordan bruke datavalidering for å begrense data i Google Sheets
Annen Nyttig Guide / / August 05, 2021
I denne opplæringen vil vi følge trinnene for å bruke datavalideringsfunksjonen til å begrense data i Google Sheets. Dette regnearkprogrammet, som er en del av Googles nettbaserte kontorpakke, brukes på tvers av et variert sett med brukere. En av de største fordelene er den enkle samarbeidsfunksjonene den tilbyr. Hvis du deler disse arkene med teammedlemmene dine og gir dem redigeringsrettigheter, kan de fortsette fra samme sted i samme fil. Og alle endringene vil bli lagret i samme øyeblikk, for alle brukerne som har en kopi av denne filen. Hvis du er eieren av denne filen og har delt den med en eller to venner, kan du enkelt holde en fane over dataene som legges inn og rette eventuelle problemer, hvis de blir funnet.
Men saken er vanligvis at disse arkene brukes i organisering og brukes av mange mennesker til å fylle ut data. I slike tilfeller er det praktisk talt umulig å holde en fane over dataene som blir lagt inn manuelt. Dette er hvor datavalideringsfunksjonen vil være nyttig. Ved å bruke dette kan du beholde kontrollen over hvilken type data som skal legges inn i en bestemt celle. Samtidig kan du også begrense inntasting av verdier som ikke oppfyller dine forhåndsdefinerte parametere. På det notatet, la oss sjekke hvordan du bruker denne datavalideringsfunksjonen til å begrense data i Google Sheets.
Hvordan bruke datavalidering i Google Sheets
La oss ta et hypotetisk eksempel for å forstå det tydeligere. Anta at du har laget et regneark og delt det med dine ansatte som trenger å gå inn i året for å bli med. La oss si at du startet selskapet i 2005. Så det er alt annet enn åpenbart at dataene i året for å bli med skal være mellom 2005 og 2020. Enhver dato før eller etter dette bør kaste en advarsel. Og dette er hva vi skal gjøre i denne guiden. Så la oss sjekke trinnene for å begrense data i Google Sheets ved hjelp av datavalidering.
- Gå over til Googles regnearknettsted på din PC. Åpne filen som du trenger å handle på.
- Velg cellen som må begrenses. I vårt eksempel vil det være hele kolonnen Year of Joining.
- Klikk nå på Data fra den øverste menylinjen og velg Datavalidering.
- Nå, i dialogboksen som vises, klikker du på Kriterier og velger den som passer dine behov. I vårt eksempel, siden vi har med årsdataene å gjøre, vil vi at kriteriene skal være Tall.
- Når du gjør det, bør du nå se mellomalternativet. Spesifiser det etter dine behov. I vårt tilfelle vil det være 2005 til 2020, som nevnt tidligere.
- Deretter må du bestemme hva som skal skje ved å angi ugyldige data. Du må velge, enten bruke alternativet Vis advarsel, eller bare la ark avvise ugyldige data som skrives, og vise en feilmelding.
- Hvis du velger Vis advarselsmelding, vil de gale dataene fortsatt bli skrevet i cellen, men med en advarsel, som vist på skjermbildet nedenfor.
- På den annen side, hvis du velger alternativet Avvis inngang, skriver inn ugyldige data og trykker på enter, vil ikke dataene legges inn og vil du få følgende melding: “Dataene du har angitt i celle xx bryter med datavalideringsregelen som er satt på dette regel".
- Denne feilmeldingen lar ikke brukeren vite hvilke regler for datavalidering han bryter. Så det er bedre å få ham til å vite det samme, i tilfelle du går med alternativet Avvis inngang. Det samme kan være ved å gå til alternativet Datavalidering og merke av for Vis validering-hjelpeteksten og klikke OK.
- Nå hvis noen legger inn feil data, vil feilmeldingen også følge datavalideringsregelen som han trenger å følge, som vist nedenfor:
Hvordan låse en celle i Google Sheets
Så til nå delte vi trinnene for å bruke datavalideringsfunksjonen for å begrense data i Google Sheets. Men hva om du ønsker å låse en celle fra redigering i utgangspunktet. Dette er også veldig mulig. For eksempel, i vårt eksempel ovenfor, vil vi ikke at noen ansatte skal endre ansattes ID, så vi vil låse denne cellen fra å bli redigert. Dette kan gjøres som følger:
- Velg cellene, raden eller kolonnen som må forhindres i å redigeres.
- Høyreklikk på den og klikk på Protect Range.
- Skriv inn advarselen og klikk på Angi tillatelse.
- Endre reglene om nødvendig i dialogboksen for redigering av rekkevidde, og klikk på Ferdig.
- Det er det. Du har blokkert en celle, rad eller kolonne fra å bli redigert. hvis noen bestemte seg for å endre det samme, ville det få feilmeldingen du spesifiserte.
Konklusjon
Så med det konkluderer vi denne veiledningen om hvordan du bruker datavalideringsfunksjonen til å begrense data i Google Sheets. Vi håper at dette tipset definitivt kan ha hjulpet deg. Ikke glem å sjekke ut det andre Tips og triks for iPhone, PC-tips og triks, og Android Tips og triks.