Topp 10 zoomtips, triks og funksjoner for å bli proff i videokonferanse

Videokonferanser har raskt endret seg til det mest foretrukne kommunikasjonsmediet i moderne tid. Det være seg en e-post eller taleanrop, mye uttrykk og hensikt går tapt på grunn av disse kommunikasjonsmåtene. Derfor blir det ofte bedt om møter ansikt til ansikt for saker av største betydning.

Imidlertid koster et ansikt-til-ansikt-møte mye ressurser, tid og energi, bare for å få de tiltenkte partiene inn i samme rom. Hele prosessen stinker av utdaterte tradisjoner og ineffektivitet. Videokonferanser kom ut som et effektivt alternativ for de dyre møtene / konferansen.

Videokonferanse er en teknologi som kommer til å integrere seg fullt ut i våre liv som hvordan mobiltelefoner og telefoner har blitt. Videokonferanser lar brukeren ignorere avstanden og føle at du er ved siden av deltakerne / innringerne. Det tillater oss å gi og motta; forklare og instruere i sanntid - selv om innringerne er fra et annet land.

Zoom-appen er en spennende og profesjonell videokonferanseløsning som gir brukeren en eksepsjonell videokonferanseopplevelse og mye mer. Zoom-appen lar brukeren dele skjermen med de som er koblet til samtalen. Det lar deg overføre kontrollen over møtet til en annen person, og til og med lar deg ta opp samtalen som en video.

Zoom-appens videokonferanseløsning har mange nyttige og funksjonelle alternativer som er skjult i den avanserte menyen. Følgende liste lar deg lære om funksjonene, tipsene og triksene for å avdekke det enorme potensialet i denne spennende kommunikasjonsappen. La oss dykke inn i de fantastiske alternativene som lar deg bruke appen mer effektivt - noe som gjør deg til en proff på videokonferanser.

1. Automatisk møteplanlegger

Zoom-appen lindrer deg fra bekymringen for å få en assistent til å planlegge møtet ditt. Du kan koble møteplanleggingsappen direkte til Zoom, som vil opprette et nytt Zoom-møte hver gang en bruker bestiller en avtale. Det legger også til datoene og tidene i den personlige kalenderen som er koblet til Zoom. På denne måten er møtene dine fullt automatiserte og effektive, uten menneskelige feil.

Du kan til og med automatisere teammøter ved å legge til et trinn ovenfor, slik at Zoom kan dele møtekoblingen til en teamchat-app, som Slack eller lignende.

2. Det er enkelt å lage gjentatte møter via lagrede innstillinger og en URL

Møter som går igjen, kan være ukentlige og månedlige innsjekkinger eller andre regelmessige planlagte samtaler du har med samme sett med mennesker. Ved å lage et gjentakende møte i Zoom, trenger du bare å lagre innstillingene for en gangs skyld og vil kunne bruke det hver gang du ringer. Et annet effektivt poeng i alternativet for gjentatte møter er at du kan bruke samme URL igjen og igjen. Derfor trenger du ikke å sende møtedeltakerne en ny URL hver gang et møte er planlagt.

Et annet fiffig triks pakket inn i det gjentatte møtealternativet er ‘No Fixed Time.’ Du kan bruke dette alternativet hvis du møter samme sett med mennesker over en vanlig tidsplan, men ikke på samme tid, for alle møte. Med ‘No Fixed Time’ kan du bruke de samme innstillingene og møte-IDen om og om igjen, og ikke endre noe for de gangene du bestemmer deg for å koble til via videokonferanse.

3. Sjekk hvem som deltok på møtet

Dette er en nyttig funksjon for videokonferanser som er obligatoriske - som universitetsforedrag eller obligatorisk arbeidstrening. For videokonferansearrangementer som sådan, vil du sjekke informasjonen til de som har deltatt og de som ikke har deltatt. Zoom gir deg denne informasjonen når møtet er avsluttet.

For å finne deltakerlisten, er alt du trenger å gjøre å gå til Zoom Account Management> Report-delen. I Rapport-delen trenger du bare å finne 'Bruksrapporter' og klikke på 'Møte' for å velge møtet du vil finne informasjonen for.

Når du har funnet møtet ditt, velger du rapporttype og datoperiode før du klikker på generer rapportalternativet.

Merk: Deltakerlisten kan bare genereres hvis følgende betingelser er oppfylt:

1. Du må være vert for det planlagte møtet, med rollen som kontoadministrator eller eier.
2. Bruksrapportene må aktiveres.

• Zoom-kontoen må være Pro- eller API-partner eller forretnings- eller utdanningsplan.

4. Zoom App lar deg samle informasjon fra deltakerne

Hvis du har tenkt at fremmøtearket som en nyttig funksjon, er informasjonsinnsamlingsalternativet i Zoom-appen en funksjon som er enda mer utsøkt. Zoom lar deg samle informasjon om deltakerne fra seg selv før de blir med på møtet.

For å samle inn informasjon, må du aktivere registreringsalternativet som du finner under “Mine møter” -fanen i Zoom-appen. Når funksjonen er aktivert, kan du sette opp skjemaet som deltakerne må fylle ut før de blir med på møtet.

Zoom-appen kommer med et innebygd standardskjema som lar deg merke av i avmerkingsboksene for standardinformasjonen du kanskje vil samle inn, for eksempel navn, tilknytning til selskapet, etc. Imidlertid lar Zoom deg også lage dine egendefinerte felt i registreringen over fanen "Tilpasset Spørsmål. ’I denne fanen kan du opprette nye spørsmål og felt du vil legge til i registreringen skjema.

‘Webinar’ er et begrep for nettbasert seminar. Zoom-appen er ganske i stand til å gjennomføre webinarer som lar deg få kontakt med en mengde deltakere. Imidlertid er det bedre for registreringen å bruke et skjema på arrangementets nettsted eller å bruke en app for hendelsesadministrasjon. For å samtidig gjøre de som registrerte seg for arrangementet ditt til å registrere seg på Zoom, anbefales automatiseringsapper. Zapiers forhåndsbygde apper lar deg synkronisere deltakerne med Zoom, du kan enten bruke det eller bruke en hvilken som helst annen automatiseringsapp for å effektivt bruke Zoom til dine webinarer.

Merk: For å samle informasjonen fra deltakerne, må følgende vilkår være oppfylt:

1. Du må være vert for møtet.
2. Du må ha en pro-konto.

• Møtet kan ikke være din 'personlige møte-ID.'

5. Lag en video av en Zoom-samtale

En annen smart funksjon i Zoom er muligheten til å ta opp videokonferansesamtalen din som en video. Denne funksjonen er ganske nyttig for å dele møtet med de som savnet det. For gjennomgang av møtet er denne funksjonen avgjørende.

Zoom-appen lar deg spille inn videoen i enten den lokale stasjonen eller i skyen. Det skal bemerkes at skylagringsalternativet bare er tilgjengelig for betalte brukere. En fordel med å bruke Cloud-lagringsfunksjonen er muligheten til å umiddelbart streame møtet i en nettleser, så snart opptaket er klart. Cloud-lagringskapasiteten varierer med forskjellige kontoer / planer.

En annen faktor du må huske på for videoopptak, er å optimalisere innstillingene på forhånd. Dette forhåndsinnsatte initiativet gjør at du velger den beste kvaliteten som passer for den typen videokonferanser du gjennomfører. For eksempel: For en kringkastingstype-videokonferanse, der bare verten vises på skjermene, er det mye effektivt å ta opp bare lyden og videoen til verten. Mens det på et samarbeidstypemøte hvor verten og deltakerne samhandler og utveksler informasjon med hverandre, vil du kanskje ta opp alle. Derfor anbefales det å bruke noen minutter i innstillingsruten før du starter opptak av videokonferanser, og velger det beste formatet for dine behov.

Merk: For å aktivere videokonferanseopptak må følgende vilkår være oppfylt:

1. For å spille inn videoer må du kjøre Zoom på Windows eller Linux eller macOS.

Hvis du ikke ser innspillingsalternativet i videokonferansene, kan du sjekke innstillingssiden eller be administratoren aktivere den.

6. La annoteringer bli samarbeidende

Alternativet Skjermdeling i Zoom lar verten vise det som er på skjermen til alle deltakerne i videosamtalen. Merknadsverktøyet til Zoom-appen lar deltakerne / deltakerne på videokonferansen tegne og markere på den delte skjermen. Denne effektiviteten og kreativiteten til dette verktøyet må roses. Hvis du diskuterer visuelle materialer som mock-ups grafisk design osv., Kan ikke merknadsverktøyet forklares med bare ord.

Hvis du er en deltaker i samtalen og trenger å kommentere på den delte skjermen til en annen, kan du finne alternativet Kommentere fra “Visningsalternativet” øverst i Zoom-vinduet. Når du klikker på alternativet Annotere, vises en verktøylinje med merknadsalternativer som "tegne", "tekst", "pil" osv. Lagringsknappen på verktøylinjen lar deg ta et skjermbilde av hele bildet med kommentarene. Hvis du er vert, får du også muligheten til å deaktivere merknader for alle deltakerne.

7. Vær vert for videokonferansesamtaler

Når du er vert for en profesjonell videosamtale / konferanse, kan det komme en tid der møtet må styres eller samarbeidskontrolleres av mer enn en vert. Det kan være tilfeller der PR-teamet kanskje vil kontrollere møtet sammen med høyttaleren eller emnet for webinar / Videokonferanse trenger to personer for å forklare det nødvendige materialet, eller to ledere må gi et samarbeid presentasjon. Under slike omstendigheter tillater Zoom deg å velge mer enn én person til å styre videokonferansen i stedet for å gå gjennom prosessen med å velge en vert blant andre

Fremgangsmåten for å bruke alternativet for vertskap starter med først å gå til innstillingen Zoom Meeting og aktivere “Alternativet Co-Host.” Når det er gjort, må du vente på at .møtet skal starte og at co-vert skal bli med. Med starten for møtet kan du legge til personen ved å klikke på de tre punktene som svever over videoen.

Den alternative metoden for å være vertskap er å finne deltakervinduet og velge 'Administrer deltakere.' Når du har vist listen over deltakere, hold musepekeren over deltakernavnet du vil være vertskap for, og klikk på 'Mer' og velg 'Lag alternativet for vert.'

Merk: For å aktivere alternativet Co-Host, må følgende vilkår være oppfylt:

1. Du må ha en Pro- eller Business- eller API-partner eller utdanningskonto.
2. Du må kjøre Zoom på macOS, Windows, Android eller IOS (ikke på Linus eller Web).

Hvis alternativet Co-Host ikke vises, ber du kontoadministratoren om å aktivere co-hosting-rettigheter i kategorien Meetings.

8. Benytt møterom for deltakerne

Zoom har et interessant alternativ å la deltakerne delta i videosamtalen selv før verten vises. Små grupper har en forkjærlighet for dette alternativet, ettersom det gjør det mulig for dem å holde småprater før verten ser ut til å arrangere møtet.

Imidlertid kan denne menigheten til dine deltakere i et virtuelt rom tilskrives en dårlig visning av merkevaren eller bedriftens image på grunn av interaksjon starter før verten selv ankommer. Dette kan unngås ved å opprette et virtuelt venterom som holder deltakerne på vent til du, verten, lar dem delta i møtet enten samtidig eller en etter en.

Det eksakte alternativet for å aktivere det virtuelle venterommet varierer med kontotype. Når du har aktivert alternativet, kan du imidlertid tilpasse det du vil at deltakerne skal se når de venter på starten av møtet.

9. La en tredjepart eller assistenten din planlegge møtet ditt

Zoom lar deg foreta eksepsjonelle videosamtaler, men det er mer enn bare en app for en videosamtale. Den mengde funksjoner og alternativer gjør Zoom til et kraftig bedriftskommunikasjonsverktøy. Zoom brukes ofte av fagpersoner og ledere på høyt nivå for å få kontakt med de forskjellige personellene over videokonferanse.

Derfor må kommunikasjonsverktøyet ofte håndteres av en assistent eller av PR-teamet eller markedsføringspersonalet i en bedrifts- eller forretningsmiljø. Zoom lar deg delegere planleggingen av møtet til assistenten din eller til en tredjepart som administrerer kalenderen din.

For å aktivere rettighetsplanleggingsassistentens rettigheter, må du logge inn på Zoom og klikke på "Andre" under "Møteinnstillinger." Der finner et pluss-tegn ved siden av planleggingsassistenten, klikker på det og skriver e-post-ID-en til assistenten din og avslutter prosessen ved å klikke på Tildele.

Når du har lagt til assistenten din, må det valgte personellet logge av og logge på Zoom-kontoen for at funksjonen skal begynne å fungere. Etter at planleggingsassistenten trer i kraft, kan det tildelte personalet planlegge møter for deg. Følg Advance Option eller Meetings Option (Basert på versjonen av Zoom) og lag nye møter basert på instruksjonene.

Merk: For å la assistenten eller en tredjepart planlegge møter for deg, må følgende vilkår være oppfylt:

1. De som mottok planleggingsrettighetene og primærkontoen som har tildelt rettighetene, må begge ha enten Pro- eller Corp-lisens.
2. For de som ønsker å gjennomføre webinarer, har planleggeren og kontoinnehaveren begge en Webinar-lisens.

10. Keyboard essentials for effektivt å navigere i Zoom-appen

For de som ofte bruker Zoom, kan det å lære noen få hurtigtaster hjelpe deg med å håndtere videosamtalene dine behendig. Snarveiene til Zoom er fornuftige, funksjonelle og enkle å huske.

Jeg står for 'inviter.' For macOS-brukere hopper "Cmd + I" til invitasjonsvinduet. For Windows-brukere tar "Alt + i" deg til invitasjonsvinduet. Denne snarveien lar deg komme raskt i gang med Zoom-aktivitetene dine, siden du fra invitasjonsvinduet kan hente lenker til møtet eller sende invitasjoner via e-post.

M står for stum. For Mac-brukere, "Cmd + Ctrl + m" og for Windows-brukere, lar "Alt + m" deg dempe alle andre under samtalen når du er vert.

Deleskjerm er en populær funksjon i Zoom, og populariteten går ikke tapt på Zoom, siden funksjonen har sin eksklusive snarvei.

S står for andel. For Mac-brukere, "Cmd + Shift + s" og for Windows-brukere, "Alt + Shift + s" lar deg dele skjermen med samtaledeltakerne.

Disse snarveiene lar deg gjøre øyeblikkelige endringer når du kommer i gang med Zoom for dagen eller midt i en videosamtale.

Hvordan sammenlignes Zoom med konkurrentene? Hva gjør Zoom unik?

Zoom er et komplett videokonferanseverktøy som lar deg lage sofistikerte videosamtaler / konferanser og mye mer. De beste selskapene eller konkurrentene som tilbyr lignende tjenester til Zoom er WebEx, Skype og LogMeIn. Selv om de tre selskapene tilbyr lignende tjenester, Zoom har lagt mer vekt på videoaspektet til deres produkt, siden det gir høyere bildefrekvens forholdsvis.

Blant de tre konkurrentene er Skype kjent for sin personlige bruk og er ikke veldig populært for bedriftsaktiviteter sammenlignet med Zoom og de andre. Selv om grensesnittgrafikk og design av Skype er mer behagelig for øyet, faller det kort på de forskjellige funksjonene og alternativene som er grunnlagt i de andre videokonferanseløsningene.

WebEx tar ledelsen på den gratis planen uten begrensninger på møtelengder sammenlignet med Zoom-tak på 40 minutter. Zoom topper imidlertid løpet med sin evne til å ikke bare dele skjermen av vertslyden - en funksjon som er unik for Zoom.

De forskjellige bedriftskommunikasjons- og webseminaralternativene kommer ofte som betalte privilegier. Prisområdene er dessuten like mellom hverandre. Imidlertid tilbyr Zoom mange sofistikerte alternativer som konferanserom og mer.

Zoom er en profesjonell videokonferanseløsning. Imidlertid er det den korte setningen og også mye mer. Når du leste gjennom alle tips, triks og funksjoner i Zoom, kunne man ikke unngå å komme til konklusjonen at Zoom er en komplett løsning for virtuell kommunikasjon.

Zoom lar deg ringe videosamtaler av eksepsjonell kvalitet, og lar deg også dele skjermen, lage kommentarer, registrere samtaler som video, legge til assistenter, opprette et konferanserom, samle registreringsinformasjon og mer. Alternativene som er tilgjengelige med Zoom benytter deg av utallige muligheter over en videosamtale, som ellers var umulige.

Mulighetene som Zoom innvarsler lar deg, verten, ta den virtuelle konferanseeffektiviteten til neste nivå. Med Zoom er kommunikasjonen nærmere, mer personlig og mer effektiv; til tross for avstanden.

Med Zoom, la oss koble til, la oss dele, la oss samarbeide og la oss skape - overskrider grenser.