En omfattende veiledning for å forstå styreportalkostnader og effektiv bruk

Alle leverandører av virtuelle brettprogramvare har sin egen tilnærming til å strukturere løsningene de tilbyr. Å forstå de generelle faktorene som påvirker den endelige kostnaden er avgjørende for å lette beslutningsprosessen i henhold til budsjettet ditt og uten å ofre tid.

Å utforske en sammenligning av styreportalens priser i detalj kan du lese artikkelen vår om dette emnet.

Hyppighet av betalinger

Regningene du må betale for å få tilgang til programvaren kan komme på en annen tidsbasis: per måned, kvartalsvis, to ganger i året eller per år. Konsentrer deg om brukstiden og antall brett du vil håndtere i styreportalprogramvaren for å estimere løsningen som vil fungere best for deg. Hyppigere betalinger er mer sannsynlig å være dyrere.

Tilnærminger til kostnadsdannelse

Tilbydere av styreprogramvare som tar i bruk prissystemer per bruker og per funksjon utgjør finalen belaste i henhold til antall styreportalmedlemmer, lagerrom og instrumenter klientselskapene krever. I disse tilfellene er det best å se for seg hele konfigurasjonen av brettet med alle de skjulte prosessene for å ta den riktige avgjørelsen.

Tillegg

Mange leverandører av papirløse møteløsninger foreslår å utvide programvarens funksjonalitet med ekstra verktøy, for eksempel ekstra lagringsplass. Denne metoden for å analysere verdien for pengene til den aktuelle programvaren er optimal hvis du har en stor bedrift eller en ideell organisasjon med et varierende antall styremedlemmer og komiteer, da den endelige prisen kan overgå de etablerte budsjett.

Faste månedlige abonnementer

En plan med faste kostnader er den mest transparente måten programvareleverandører for styremøter på nett kan tilby. Denne typen prisdannelsessystem spesifiserer verktøyene som er inkludert på forhånd.

For en fruktbar online styreopplevelse – ubegrenset lagringsplass og brukerbeløp er abonnementer et smart valg.

Skjulte avgifter i styreportalpriser

Hvis du ikke avklarer leverandørens prissystem når du introduserer deg selv for produktet deres, er det stor sjanse for at du vil møte skjulte kostnader. Disse kan øke den opprinnelige prisen over budsjettgrensene dine og påvirke styrets arbeidsprosess negativt. Nedenfor har vi skrevet de skjulte anklagene som oftest blir oversett.

Ekstra brukere og lagringsplass 

Alle styrene arbeider med store datamengder under møtene og på egenhånd. Begrenset lagringskapasitet kan føre til behov for ytterligere gigabyte. Dette kan igjen utløse en overskridelse av det etablerte budsjettet.

• Innsikt. Vi anbefaler at du estimerer organisasjonens maksimale krav til lagringsplass når du sammenligner priser på styreprogramvare. Vi anbefaler også at du spør leverandørene om absolutt pristransparens.

Avanserte funksjoner

Den foretrukne programvareleverandøren må være på forhånd og klar over verktøyene du vil bli belastet for, til tross for intrikathetsnivået. Dette inkluderer forbedrede sikkerhetsprotokoller, tilpasset støtte, administrasjonsrådgivning, enhetsadministrasjon, etc.

Programvareoppgraderinger og vedlikehold 

Vedlikehold av styreprogramvare kan medføre ekstra kostnader hvis du bestiller distribusjon på stedet. Administratorer vil kanskje at leverandørene skal hjelpe dem med å installere løsningen deres, konfigurere innstillingene eller kjøpe og deretter installere annet utstyr innenfor premissene til organisasjonens anlegg.

Tilleggstrening

Hvert styremedlem som blir med etter den første opplæringen, vil sannsynligvis trenge instruksjoner om hvordan man bruker teknologien på en vellykket måte. For å unngå tilleggskostnadene for hver undervisningsøkt, er det best å avklare dette spørsmålet med leverandøren.

Hvordan velge et styreprissystem som passer for deg?

Metoden for å velge plattformen med den mest rimelige prisen innebærer å vurdere de påfølgende faktorene:

1. Antall administratorer, medlemmer av styret og type styre som skal betjene programvaren.
2. Ressursene og tilgangsprosedyrene for beskyttelse er typiske for din bransje.
3. Institusjonens styremøteorganisering og styringsprosedyrer.
4. Budsjettet som organisasjonen din kan bruke på programvaren.

Når du først forstår behovene til styret ditt, vil det ta mye mindre innsats for å gjøre det riktige valget fra tilgjengelige programvarealternativer og diskuter de resterende spørsmålene med leverandørene som best kan møte dine behov.

Implementering av styreportalprogramvare

Å velge en sikker løsning som passer dine behov er en prosess som har noen få trinn. Man må forstå at denne prosessen ikke er begrenset til å sammenligne prisene på de aktuelle alternativene. For å finne riktig programvare, må du sammenligne en rekke nettbaserte møteløsninger i henhold til funksjonaliteten som vil lette organisasjonens arbeidsprosess.

Det er to hovedstadier å vurdere når du analyserer, og hver har noen få understadier:

1. Utvalg
2. Adopsjon

Valg av styreportal

Det er viktig å velge det optimale alternativet ved å følge systemet nedenfor. Disse trinnene er avgjørende for å bygge et grunnlag for mer effektiv styring.

• Definere forskningskriteriene
• Gjennomføring av forskningen
• Shortlisting
• Sammenligner

Adopsjon

Når den best egnede styreportalen er valgt, er det på tide å begynne overgangen til nettmøtesystemet.

• Opplæring
• Installasjon og distribusjon
• Tilpasning
• Gjennomføring

Før du begynner å holde selve øktene, vil du bli instruert av supportteamet om hvordan du setter opp alt.