Dlaczego portale zarządu są podstawowym narzędziem do budowania pracy zespołowej i współpracy?

W tym momencie żadne narzędzie do współpracy innej firmy nie może się równać z jedną dobrą i stabilną ofertą portal planszowy. Stało się to trendem XXI wieku w większości dużych i małych firm. Nic dziwnego, bo to najłatwiejszy sposób na skoordynowanie ruchów wszystkich uczestników procesu zarządzania: od szeregowych kierowników i administratorów, po zarząd.

Historia rozwoju sal konferencyjnych

Internet szybko stał się powszechny pod koniec lat 90. Ludzie kupowali komputery, rejestrowali się u dostawców usług internetowych i korzystali z Internetu, aby zobaczyć, co ma do zaoferowania World Wide Web. Mimo że technologia była wówczas ograniczona, myślący przyszłościowo dyrektorzy rozważali sposoby wykorzystania Internetu do automatyzacji procesu posiedzeń zarządu. Minęło jeszcze wiele tysiącleci, zanim wirtualna sala konferencyjna, zarówno pod względem nazwy, jak i technologii, stała się formalnie dostępna na rynku.

Rozwój nowych technologii, a także pojawianie się skandali korporacyjnych sprawiły, że pojawiła się potrzeba bardziej efektywnej procedury posiedzeń zarządu, która byłaby nie tylko łatwa, ale także zgodna z przepisami. BoardVantage był jednym z pierwszych dostawców usług w 2002 roku. Wraz z innymi firmami świadczącymi porównywalne usługi firma pozyskała kapitał podwyższonego ryzyka.

Jednak branża książek elektronicznych pozostaje ograniczona. Był dostępny tylko dla kadry kierowniczej wyższego szczebla, a jego użyteczność ograniczała się do przeglądania dokumentów ze spotkań na dużych komputerach. Niewiele można było z tym zrobić.

Prawdziwym przełomem był jednak debiut iPada w 2010 roku. Członkowie zarządu mogą używać tych przenośnych tabletów zamiast ciężkich komputerów podczas sesji zarządu. Po raz pierwszy członkowie zarządu byli naprawdę mobilni, umożliwiając im współpracę z dowolnego miejsca. Dzięki funkcji wielodotyku użytkownicy mogą pisać i rysować bezpośrednio na iPadzie, jak na papierze, przekraczając jeszcze więcej ograniczeń.

Te funkcje otworzyły drzwi dla nowych funkcji, które poprawiły komunikację między członkami zarządu. Wreszcie, jak szybko odkryli dostawcy, technologia wymagana do zdalnych posiedzeń zarządu była już dostępna.

Dlaczego portal Board jest wyjątkowy pod tym względem?

Pandemia ugruntowała ten trend, ale utrzymywał się on również poza kwarantanną. Pokazał wystarczająco mocne strony, aby podsumować je na tej liście.

Korzyść nawet podczas Ustanowienia Zgromadzenia 

Korzystanie z oprogramowania innych firm jest czasochłonne i męczące. Najpierw zbierasz wszystkie pliki w jeden stos, ręcznie je porządkujesz, przesyłasz na serwer i dopiero wtedy możesz je rozesłać przed spotkaniem. Korzystanie z oprogramowania do tablic wirtualnych jest znacznie łatwiejsze. Wystarczy przeciągnąć plik do istniejącego szablonu. Możesz:

• szybko zaktualizuj pakiet dokumentów;
• wystarczy wybrać odpowiednią opcję, aby zmienić pełny pakiet ogłoszeń;
• skorzystaj z portalu zarządu, aby zautomatyzować porządek obrad podczas tworzenia pakietu dokumentów.

Zmniejsza to czas spędzony na sortowaniu i układaniu plików pakietów. Możesz także ustalić ograniczenia czasowe dla każdego punktu porządku obrad, co pomoże utrzymać przebieg spotkania. Jeśli chodzi o alerty, są one również obecne tutaj. Odciąża to personel administracyjny zarządu od kolejnego czasochłonnego zadania.

Korzyści podczas Spotkań Się Bezpośrednio 

Główną zaletą Portalu Zarządu jest możliwość stworzenia spotkania zarządu online. Jak na papierze, możesz od razu robić notatki na stronie dowolnego dokumentu ze spotkania. Dodatkowo notatki te mogą być osobiste lub udostępnione, dzięki czemu sesje będą żywe i skuteczne. Pełne rozwiązanie do spotkań, niektóre portale zarządu zawierają nawet opcje głosowania i podpisu elektronicznego. W portalu forum:

• obecność jest śledzona automatycznie;
• protokół każdego spotkania zawiera informacje o obecności, które można również śledzić za pomocą raportów z audytu;
• nie ma już potrzeby ręcznego sprawdzania obecności na spotkaniach, co upraszcza procedurę.

Ponieważ czas to pieniądz, powinieneś jak najlepiej wykorzystać czas spotkania.

Korzyści po zakończeniu spotkania

Oprogramowanie do zarządzania zarządem obejmuje również narzędzia do zarządzania projektami, które pomagają w procesie po posiedzeniu. Bezpieczne dokumenty tablicy można przechowywać w Bibliotece dokumentów. Gwarantuje to, że wszelkie informacje uzyskane od Zarządu są natychmiast dostępne do audytów. Oznacza to również, że wszyscy nowi członkowie zarządu lub dyrektorzy generalni będą mieli dostęp do historycznych dokumentów zarządu.

Dlaczego tego rodzaju aplikacje do współpracy są obowiązkowe?

Aplikacje do współpracy są niezwykle przydatne z wielu powodów. Sama idea oprogramowania Board Portal jest świetna, ponieważ tego rodzaju aplikacje są po prostu łączone w jedno wygodne narzędzie o zwiększonym bezpieczeństwie.

Mówiąc o bezpieczeństwie, zaawansowani badacze zapewniają nas, że poziom szyfrowania w prawie każdym popularnym rozwiązania dla sal konferencyjnych sięgają poziomu szyfrowania wojskowego czy czołowych instytucji finansowych, takich jak centrala Bank. Jak można się spodziewać, hakerzy nie mają szans, chyba że podasz im swoje hasło i sposób na przeprowadzenie uwierzytelniania dwuskładnikowego.

Jest to obecnie jedyny rodzaj aplikacji, który oferuje kompletne rozwiązanie do obsługi spotkań bez użycia papieru. Jak twierdzą naukowcy, przenosi to Twój biznes na wyższy poziom, pozwalając Ci przebić się przez ten pułap wzrostu, na który prawdopodobnie w tym momencie się natkniesz.