Czym jest wirtualny pokój danych i jak pomaga w procesie kupna i sprzedaży nieruchomości?

Technologia oprogramowania do wirtualnych pokojów danych została wprowadzona prawie dwie dekady temu, kiedy sektor korporacyjny zaczął ją wykorzystywać do przeprowadzania due diligence fuzji i przejęć. Później firmy z różnych branż i krajów zaczęły wykorzystywać wirtualne pokoje danych w innych dziedzinach, w tym w pozyskiwaniu funduszy, zarządzaniu danymi, pozyskiwaniu kapitału i nieruchomościach.

Obecnie globalna branża nieruchomości jest jednym z największych przypadków wykorzystania technologii elektronicznych pokojów danych. Inwestorzy, prawnicy zajmujący się nieruchomościami, zarządzający aktywami, pośrednicy w handlu nieruchomościami, brokerzy, kupujący, sprzedający i audytorzy z branży nieruchomości szybko przechodzą na oprogramowanie do pokojów danych z wielu powodów. Z tego artykułu dowiesz się, czym jest oprogramowanie do data roomu online i dlaczego jest tak skuteczne w branży nieruchomości.

Co to jest oprogramowanie do pokoju danych nieruchomości?

A pokój danych nieruchomości to cyfrowa platforma do przechowywania i zarządzania danymi, w której można przechowywać, organizować, udostępniać, edytować, wymieniać i zarządzać poufnymi i innymi dokumentami związanymi z transakcjami.

Wirtualne pokoje danych pełnią przede wszystkim trzy główne funkcje, w tym;

• Przechowywanie/udostępnianie/zarządzanie danymi
• Komunikacja wewnątrz organizacji i między organizacjami
• Zarządzanie projektem lub transakcją

W pokojach danych możesz przesyłać i organizować dokumenty do zwykłego użytku. Za pomocą narzędzi do zarządzania dokumentami VDR można tworzyć, edytować, dodawać adnotacje, udostępniać i przeglądać dokumenty. Co najważniejsze, VDR umożliwiają przechowywanie danych w prawie wszystkich rozpoznawanych formatach plików obrazów, dokumentów, filmów, audio itp.

Nie tylko zarządzanie danymi, wirtualne pokoje danych zwykle oferują pełny zestaw najnowszych narzędzi komunikacyjnych, w tym moduły pytań i odpowiedzi, narzędzia do wideokonferencji/audio, komunikatory czatu, ankiety na żywo, narzędzia do głosowania i czat grupowy wątki.

Trzecią i najważniejszą funkcją oprogramowania do pokojów danych online jest zarządzanie transakcjami. VDR usprawniają różne procesy, takie jak due diligence, udostępnianie danych i spotkania online podczas fuzji, przejęć, konsolidacji, partnerstw i transakcji dotyczących nieruchomości. Możesz również odwiedź tę stronę internetową aby dowiedzieć się więcej o wirtualnych pokojach danych w branży nieruchomości.

Znaczenie wirtualnych pokoi danych i ofert nieruchomości

1-Zarządzaj wszystkimi dokumentami w jednym miejscu

Jednym z najlepszych sposobów wykorzystania wirtualnych pokoi danych dla nieruchomości jest uczynienie ich podstawowymi repozytoriami danych. Firmy z branży nieruchomości regularnie zarządzają tonami ważnych danych. Może obejmować ich portfel aktywów, informacje o przeszłych, obecnych i potencjalnych klientach oraz inne dokumenty prawne.

Scentralizowane repozytorium zarządzania danymi będzie przydatne, zwłaszcza jeśli firma ma wiele biur. Dane będą aktualizowane w czasie rzeczywistym, a wszyscy zainteresowani pracownicy będą mieli dostęp do najnowszych wersji dokumentów. Co najważniejsze, każdy będzie wiedział, gdzie szukać informacji.

2-Łatwo zarządzaj wszystkimi swoimi projektami

Nawet niewielka firma zajmująca się nieruchomościami obsługuje jednocześnie dziesiątki lub setki klientów. Zarządzanie wieloma projektami stało się znacznie łatwiejsze dzięki wirtualnym pokojom danych. W zależności od usług i pakietów pokojów danych, które wybierzesz, możesz tworzyć wiele pokoi danych i z łatwością zarządzać wszystkimi projektami.

Poza tym możesz pozwolić swoim brokerom lub partnerom zajmować się klientami w ich tymczasowych pokojach danych. Mogą udostępniać im dokumenty, umawiać spotkania online, przeprowadzać due diligence, a nawet skłonić ich do podpisania dokumentów w pokoju danych. Co najważniejsze, Ty (jako administrator VDR) możesz śledzić postęp wszystkich projektów.

3-Zapewnij maksymalne bezpieczeństwo danych

To nie tylko zarządzanie danymi; Oprogramowanie do wirtualnego pokoju danych zaspokaja również najważniejszą potrzebę branży nieruchomości — ochronę danych. Każda firma działająca na rynku nieruchomości posiada bardzo poufne informacje o klientach, które w przypadku upublicznienia lub kradzieży przez hakerów mogą spowodować problemy prawne dla firmy.

Ponadto słaby system zarządzania danymi umożliwia hakerom kradzież danych dotyczących bieżących projektów, listy klientów i innych poufnych dokumentów. Ci hakerzy często sprzedają takie informacje konkurentom, co może skończyć się utratą przewagi konkurencyjnej.

4-Komunikacja online i wycieczki wizualne

Komunikacja jest obowiązkowym elementem transakcji dotyczących nieruchomości, zwłaszcza w przypadku due diligence. Elektroniczny pokój danych gwarantuje, że wszyscy zaangażowani w transakcję mogą się bezpiecznie i łatwo komunikować. VDR mogą pomóc w organizowaniu spotkań online, sesji pytań i odpowiedzi na żywo w celu wyjaśnienia niejasności i umożliwienia rozmów jeden na jednego. Co najważniejsze, inwestorzy i partnerzy mogą pozostawać w kontakcie z firmą za pośrednictwem pokoi danych.

Najnowsze rozwiązania do wirtualnych pokojów danych są wyposażone w narzędzia wideo HD lub umożliwiają integrację z podobnymi aplikacjami innych firm i pomagają w przeprowadzaniu wizualnych wycieczek po nieruchomościach. Współcześni nabywcy, zwłaszcza pokolenie Z, są bardziej zainteresowani wycieczkami wideo online niż fizycznym odwiedzaniem nieruchomości.

Niektórzy z najlepszych dostawców wirtualnych pokojów danych w branży nieruchomości obejmują;

• Wirtualne pokoje danych iDeals
• Pokoje danych Ansarada
• DealPokój
• Wirtualne pokoje danych SecureDocs
• Wirtualne pokoje danych Firmex

Ostatnie słowa

Pokój danych nieruchomości pomaga pośrednikom w obrocie nieruchomościami lub firmom z branży nieruchomości w zarządzaniu portfelem, dokumentami, udostępnianiem danych, komunikacją online i zarządzaniem transakcjami. Przede wszystkim wirtualne pokoje danych są bezpieczne i opłacalne.