Jak używać sprawdzania poprawności danych do ograniczania danych w Arkuszach Google

W tym samouczku pokażemy, jak użyć funkcji sprawdzania poprawności danych, aby ograniczyć dane w Arkuszach Google. Ten program do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, część internetowego pakietu biurowego Google, jest używany przez zróżnicowaną grupę użytkowników. Jedną z jego głównych zalet jest łatwość obsługi funkcji współpracy, które oferuje. Jeśli udostępnisz te arkusze członkom zespołu i nadasz im prawa do edycji, będą mogli kontynuować pracę z tego samego miejsca w tym samym pliku. Wszystkie zmiany zostaną zapisane w tym samym momencie dla wszystkich użytkowników posiadających kopię tego pliku. Jeśli jesteś właścicielem tego pliku i udostępniłeś go jednemu lub dwóm znajomym, możesz łatwo zachować zakładkę wprowadzanych danych i rozwiązać wszelkie problemy, jeśli zostaną znalezione.

Ale zazwyczaj te arkusze są używane w całej organizacji i są używane przez tony ludzi do wypełniania danych. W takich przypadkach ręczne prowadzenie zakładki wprowadzanych danych jest praktycznie niemożliwe. W tym miejscu przyda się funkcja Walidacja danych. Korzystając z tego, możesz zachować kontrolę nad typem danych, które należy wprowadzić w określonej komórce. Jednocześnie możesz również ograniczyć wprowadzanie jakichkolwiek wartości, które nie spełniają wstępnie zdefiniowanych parametrów. W tej notatce zobaczmy, jak używać tej funkcji Walidacja danych, aby ograniczyć dane w Arkuszach Google.

Jak korzystać z weryfikacji danych w Arkuszach Google

Weźmy hipotetyczny przykład, aby lepiej to zrozumieć. Załóżmy, że utworzyłeś arkusz kalkulacyjny i udostępniłeś go swoim pracownikom, którzy muszą podać rok dołączenia. Powiedzmy, że założyłeś firmę w 2005 roku. Nie jest więc oczywiste, że dane w roku przystąpienia powinny obejmować lata 2005-2020. Każda data przed lub po tym terminie powinna spowodować ostrzeżenie. I to właśnie będziemy robić w tym przewodniku. Zobaczmy więc, jak ograniczyć dane w Arkuszach Google za pomocą weryfikacji danych.

1. Udaj się do Witryna Arkuszy kalkulacyjnych Google na komputerze. Otwórz plik, na którym należy wykonać działanie.
2. Wybierz komórkę, która ma być ograniczona. W naszym przykładzie będzie to cała kolumna Rok przystąpienia.
   
3. Teraz kliknij Dane na górnym pasku menu i wybierz Walidacja danych.
   
4. Teraz w wyświetlonym oknie dialogowym kliknij Kryteria i wybierz ten, który odpowiada Twoim potrzebom. W naszym przykładzie, ponieważ mamy do czynienia z danymi rocznymi, chcielibyśmy, aby kryterium były liczby.
   
5. Robiąc to, powinieneś teraz zobaczyć opcję między. Określ to według swoich potrzeb. W naszym przypadku będzie to rok 2005-2020, jak wspomniano wcześniej.
6. Następnie musisz zdecydować, co powinno się stać przy wprowadzaniu nieprawidłowych danych. Musisz wybrać opcje, albo użyj opcji Pokaż ostrzeżenie, albo po prostu spraw, aby Arkusze odrzucały wprowadzane nieprawidłowe dane i wyświetlały komunikat o błędzie.
7. Jeśli wybierzesz opcję Pokaż komunikat ostrzegawczy, nieprawidłowe dane będą nadal wpisywane w komórce, ale z komunikatem ostrzegawczym, jak widać na poniższym zrzucie ekranu.
   
8. Z drugiej strony, jeśli wybierzesz opcję Odrzuć dane wejściowe, wpiszesz nieprawidłowe dane i naciśniesz Enter, dane nie zostaną wprowadzone i pojawi się następujący komunikat: „Dane wprowadzone w komórce xx naruszają regułę sprawdzania poprawności danych ustawioną w tym reguła".
   
9. Ten komunikat o błędzie nie informuje użytkownika, jakie zasady sprawdzania poprawności danych narusza. Dlatego lepiej poinformować go o tym samym, jeśli wybierasz opcję Odrzuć dane wejściowe. To samo można by przejść do opcji Walidacja danych i zaznaczyć pole wyboru Pokaż tekst pomocy dotyczący walidacji i kliknąć OK.
10. Teraz, jeśli ktoś wprowadzi nieprawidłowe dane, komunikat o błędzie będzie również towarzyszył regule sprawdzania poprawności danych, której musi przestrzegać, jak pokazano poniżej:
    

Jak zablokować komórkę w Arkuszach Google

Do tej pory dzieliliśmy się krokami, aby użyć funkcji sprawdzania poprawności danych, aby ograniczyć dane w Arkuszach Google. Ale co, jeśli chcesz najpierw zablokować komórkę przed edycją. Jest to również bardzo możliwe. Na przykład w powyższym przykładzie nie chcielibyśmy, aby pracownicy modyfikowali swój identyfikator pracownika, więc zablokowalibyśmy możliwość edycji tej komórki. Można to zrobić w następujący sposób:

1. Wybierz komórki, wiersz lub kolumnę, których nie chcesz edytować.
2. Kliknij go prawym przyciskiem myszy i kliknij opcję Chroń zakres.
3. Wpisz komunikat ostrzegawczy i kliknij Ustaw uprawnienia.
   
4. W oknie dialogowym uprawnień do edycji zakresu zmodyfikuj reguły, jeśli to konieczne, i kliknij Gotowe.
   
5. Otóż ​​to. Pomyślnie zablokowałeś edycję komórki, wiersza lub kolumny. jeśli ktoś zdecyduje się zmienić to samo, otrzyma komunikat o błędzie, który podałeś.
   

Wniosek

Na tym kończymy ten przewodnik dotyczący korzystania z funkcji sprawdzania poprawności danych w celu ograniczenia danych w Arkuszach Google. Mamy nadzieję, że ta wskazówka z pewnością Ci pomogła. W związku z tym nie zapomnij sprawdzić naszego drugiego Porady i wskazówki dotyczące iPhone'a, Wskazówki i porady dotyczące komputera, i Wskazówki i porady dotyczące Androida.