Kompleksowy przewodnik po zrozumieniu kosztów portalu tablicy i efektywnego użytkowania

Wszyscy dostawcy oprogramowania do wirtualnych tablic mają własne podejście do strukturyzowania oferowanych przez siebie rozwiązań. Zrozumienie ogólnych czynników wpływających na ostateczny koszt ma kluczowe znaczenie dla ułatwienia podejmowania decyzji zgodnie z budżetem i bez poświęcania czasu.

Aby zbadać porównanie cen portalu zarządu szczegółowo możesz przejrzeć nasz artykuł na ten temat.

Częstotliwość płatności

Rachunki, które musisz zapłacić, aby uzyskać dostęp do oprogramowania, mogą przychodzić w różnych terminach: miesięcznie, kwartalnie, dwa razy w roku lub w roku. Skoncentruj się na okresie użytkowania i liczbie tablic, które będziesz obsługiwać w oprogramowaniu portalu tablic, aby oszacować rozwiązanie, które będzie dla Ciebie najlepsze. Częstsze płatności są prawdopodobnie droższe.

Podejścia do tworzenia kosztów

Dostawcy oprogramowania do zarządzania tablicami, którzy przyjmują systemy cen według użytkownika i według funkcji w finale opłata według liczby członków portalu zarządu, magazynu i instrumentów firmy klienta wymagać. W takich przypadkach najlepiej jest zobrazować całą konfigurację swojej tablicy ze wszystkimi ukrytymi procesami, aby podjąć właściwą decyzję.

Dodatki

Wielu dostawców rozwiązań do obsługi spotkań bez użycia papieru proponuje rozszerzenie funkcjonalności oprogramowania o dodatkowe narzędzia, takie jak dodatkowa przestrzeń dyskowa. Ta metoda analizy stosunku jakości do ceny danego oprogramowania jest optymalna, jeśli masz dużą firmę lub organizacja non-profit z różną liczbą dyrektorów i komitetów, ponieważ ostateczna cena może przewyższyć ustaloną budżet.

Stałe abonamenty miesięczne

Plan z kosztami stałymi to najbardziej przejrzysty sposób, jaki mogą zaoferować dostawcy oprogramowania do spotkań zarządu online. Ten rodzaj systemu kształtowania cen określa narzędzia zawarte z góry.

Dla owocnego zarządzania tablicami online – nieograniczona przestrzeń dyskowa i subskrypcje dla liczby użytkowników to mądry wybór.

Ukryte opłaty w cenniku portalu zarządu

Jeśli nie wyjaśnisz systemu cenowego dostawcy na etapie wprowadzania się do jego produktu, istnieje duża szansa, że ​​napotkasz ukryte koszty. Mogą one zwiększyć początkową cenę powyżej limitów budżetowych i źle wpłynąć na proces pracy zarządu. Poniżej opisaliśmy najczęściej pomijane ukryte zarzuty.

Dodatkowi użytkownicy i przestrzeń do przechowywania 

Wszystkie zarządy pracują z dużą ilością danych podczas spotkań i samodzielnie. Ograniczona pojemność pamięci masowej może spowodować potrzebę dodatkowych gigabajtów. To z kolei może spowodować przekroczenie ustalonego budżetu.

• Wgląd. Podczas porównywania cen oprogramowania do zarządzania płytami radzimy oszacować maksymalne zapotrzebowanie Twojej organizacji na przestrzeń dyskową. Zalecamy również poprosić dostawców o absolutną przejrzystość cen.

Zaawansowane funkcje

Preferowany dostawca oprogramowania musi jasno określić narzędzia, za które zostanie naliczona opłata, niezależnie od poziomu skomplikowania. Obejmuje to ulepszone protokoły bezpieczeństwa, niestandardowe wsparcie, doradztwo administracyjne, zarządzanie podmiotami itp.

Aktualizacje i konserwacja oprogramowania 

Konserwacja oprogramowania do zarządzania tablicą może wiązać się z dodatkowymi kosztami, jeśli zamówisz wdrożenie na miejscu. Administratorzy mogą chcieć, aby dostawcy pomogli im zainstalować rozwiązanie, skonfigurować ustawienia lub kupić, a następnie zainstalować inny sprzęt na terenie obiektu organizacji.

Dodatkowy trening

Każdy członek zarządu, który dołączy po wstępnym szkoleniu, prawdopodobnie będzie potrzebował instrukcji, jak skutecznie korzystać z tej technologii. Aby uniknąć dodatkowych kosztów każdej sesji edukacyjnej, najlepiej wyjaśnić to pytanie u dostawcy.

Jak wybrać odpowiedni dla siebie system wyceny płyt?

Sposób wyboru platformy z najbardziej rozsądną ceną polega na ocenie kolejnych czynników:

1. Liczba administratorów, członków zarządu i rodzaj tablic, które będą obsługiwać oprogramowanie.
2. Procedury dostępu do zasobów i ochrony są typowe dla Twojej branży.
3. Organizacja posiedzeń zarządu i procedury zarządzania w Twojej instytucji.
4. Budżet, jaki Twoja organizacja może przeznaczyć na oprogramowanie.

Gdy dokładnie zrozumiesz potrzeby swojej deski, znacznie mniej wysiłku zajmie Ci dokonanie właściwego wyboru z dostępne opcje oprogramowania i omów pozostałe pytania z dostawcami, którzy najlepiej spełnią Twoje wymagania.

Wdrażanie oprogramowania portalu zarządu

Wybór bezpiecznego rozwiązania, które odpowiada Twoim wymaganiom, to proces składający się z kilku kroków. Trzeba zrozumieć, że ten proces nie ogranicza się do porównania cen danych opcji. Aby znaleźć odpowiednie oprogramowanie, musisz porównać wiele rozwiązań do obsługi spotkań online pod kątem funkcjonalności, które ułatwią pracę Twojej organizacji.

Podczas analizy należy wziąć pod uwagę dwa główne etapy, z których każdy składa się z kilku podetapów:

1. Wybór
2. Przyjęcie

Wybór portalu zarządu

Niezbędne jest wybranie optymalnej opcji, postępując zgodnie z poniższym systemem. Kroki te mają kluczowe znaczenie dla zbudowania podstaw bardziej efektywnego zarządzania.

• Definiowanie kryteriów badawczych
• Prowadzenie badań
• Krótka lista
• Porównywanie

Przyjęcie

Po wybraniu najbardziej odpowiedniego portalu tablicy nadszedł czas, aby przejść do systemu spotkań online.

• Trening
• Instalacja i wdrożenie
• Dostosowywanie
• Realizacja

Zanim zaczniesz organizować sesje, zostaniesz poinstruowany przez zespół wsparcia, jak wszystko skonfigurować.