Por que os portais de diretoria são a principal ferramenta para criar trabalho em equipe e colaboração?

Neste ponto, nenhuma ferramenta colaborativa de terceiros pode corresponder à oferta única de um bom e estável portal do conselho. Isso se tornou uma tendência do século 21 na maioria das grandes e pequenas empresas. Não surpreendentemente, porque é a maneira mais fácil de coordenar os movimentos de todos os participantes do processo de gestão: desde gerentes e administradores de base até o conselho de administração.

A história do desenvolvimento de salas de diretoria

A Internet estava se tornando rapidamente difundida no final dos anos 1990. As pessoas estavam comprando computadores, inscrevendo-se em ISPs e acessando a Internet para ver o que a World Wide Web tinha a oferecer. Embora a tecnologia fosse restrita na época, diretores com visão de futuro estavam considerando maneiras de usar a Internet para automatizar o processo de reunião do conselho. Muito mais milênios se passariam antes que uma sala de reuniões virtual, tanto o nome quanto a tecnologia, estivesse formalmente disponível no mercado.

O avanço de novas tecnologias, bem como o surgimento de escândalos corporativos, aumentaram a necessidade de um procedimento de reunião do conselho mais eficiente que não seja apenas fácil, mas também compatível. BoardVantage foi um dos primeiros prestadores de serviços em 2002. Juntamente com outras empresas que fornecem serviços comparáveis, a empresa obteve capital de risco.

No entanto, a indústria de livros eletrônicos continua limitada. Estava disponível apenas para executivos seniores e sua utilidade limitava-se à visualização de documentos de reuniões em grandes computadores. Não havia muito que você pudesse fazer com isso.

A verdadeira virada de jogo, porém, foi a estreia do iPad em 2010. Os membros do conselho podem utilizar esses tablets portáteis em vez de computadores pesados ​​durante as sessões do conselho. Pela primeira vez, os membros do conselho eram genuinamente móveis, permitindo que colaborassem uns com os outros de qualquer lugar. Com a funcionalidade multitoque, os usuários podem escrever e desenhar diretamente no iPad como se fosse papel, quebrando ainda mais barreiras.

Esses recursos abriram as portas para novos recursos que melhoraram a comunicação dos membros do conselho. Por fim, a tecnologia necessária para reuniões remotas do conselho já estava disponível, como os fornecedores descobriram rapidamente.

Por que o Portal do Conselho é excepcional nesse aspecto?

A pandemia estabeleceu essa tendência, mas continuou fora da quarentena. Mostrou pontos fortes suficientes para serem resumidos nesta lista.

Vantagem mesmo durante o Estabelecimento da Reunião 

O uso de software de terceiros é demorado e cansativo. Primeiro, você reúne todos os arquivos em uma pilha, organiza-os manualmente, carrega-os no servidor e só então pode distribuí-los antes da reunião. É muito mais fácil usar um software de placa virtual. Basta arrastar um arquivo para um modelo existente. Você pode:

• atualize rapidamente o pacote de documentos;
• basta selecionar a opção relevante para alterar o pacote completo de anúncios;
• use o Portal do Conselho para automatizar a agenda ao produzir um pacote de documentos.

Isso reduz o tempo gasto classificando e organizando os arquivos do pacote. Você também pode estabelecer uma restrição de tempo para cada item da agenda, o que ajudará a manter a reunião nos trilhos. Em termos de alertas, eles também estão presentes aqui. Isso libera a equipe administrativa do conselho de outra tarefa demorada.

Benefícios durante os próprios Encontros Diretamente 

O principal benefício de um Portal do Conselho é a capacidade de criar uma reunião do conselho on-line. Como se fosse papel, você pode fazer anotações imediatamente na página de qualquer documento da reunião. Além disso, essas anotações podem ser pessoais ou compartilhadas, garantindo que suas sessões sejam dinâmicas e eficazes. Uma solução completa para reuniões, alguns portais do conselho incluem opções de votação e assinatura eletrônica. Em um Portal do Conselho:

• atendimento é rastreado automaticamente;
• as atas de cada reunião incluem informações sobre comparecimento, que também são rastreáveis ​​por meio de relatórios de auditoria;
• não há mais necessidade de marcar presença manualmente durante as reuniões, o que simplifica o procedimento.

Como tempo é dinheiro, você deve aproveitar ao máximo o tempo da reunião.

Benefícios após o término da reunião

Um software de gerenciamento de conselho também inclui ferramentas de gerenciamento de projetos que auxiliam no processo pós-reunião. Os documentos seguros do conselho podem ser mantidos na Biblioteca de Documentos. Isso garante que qualquer informação obtida da Diretoria esteja imediatamente disponível para auditorias. Isso também implica que qualquer novo membro do conselho ou CEO terá acesso a documentos históricos do conselho.

Por que esses tipos de aplicativos colaborativos são obrigatórios?

Os aplicativos de colaboração são extremamente úteis por vários motivos. A própria ideia por trás do software do portal do Conselho é ótima, porque esses tipos de aplicativos são simplesmente combinados em uma ferramenta conveniente que aumenta a segurança.

Falando em segurança, pesquisadores avançados nos garantem que o nível de criptografia em quase qualquer um dos populares soluções de diretoria atingem o nível de criptografia militar ou instituições financeiras de ponta, como o centro banco. Como você pode esperar, os hackers não têm chance, a menos que você forneça sua senha e uma maneira de executar a autenticação de dois fatores.

Este é atualmente o único tipo de aplicativo que oferece uma solução completa para reuniões sem papel. Como dizem os pesquisadores, isso leva seu negócio para o próximo nível, permitindo que você ultrapasse o teto de crescimento em que provavelmente está tropeçando neste momento.