A importância de escolher o data room certo para você

Executivos, membros do conselho e líderes de negócios usam serviços de data room virtual para armazenamento seguro de dados e colaboração eficiente com terceiros.

Mas existem dezenas de provedores de data room virtuais disponíveis hoje, portanto, pode ser um desafio escolher o fornecedor certo para sua empresa. Ainda assim, a escolha certa é crucial, pois pode afetar o resultado de um negócio.

O guia abaixo ajudará com as principais dicas e etapas mais importantes ao procurar um data room.

O que é uma sala de dados virtual?

Uma sala de dados virtual, também conhecida como sala de dados eletrônica, é um repositório on-line seguro usado para armazenamento e distribuição de arquivos e documentos digitais.

O software de data room online é especialmente útil durante as seguintes transações e processos comerciais:

• Fusões e aquisições. Uma empresa vendedora e uma compradora podem usar um VDR como um ambiente de negócios seguro e controlado. Seus recursos permitem o upload e o compartilhamento de documentos confidenciais de due diligence de maneira rápida e fácil, comunicando-se sobre questões de fusões e aquisições e acelerando a transação geral.
• Angariação de fundos. Startups e empresas com o objetivo de levantar capital precisam de um data room virtual para compartilhar documentos com investidores e rastrear suas atividades para entender quem é o mais engajado e interessado.
• IPOs. As empresas que desejam abrir o capital precisam de um data room para fornecer várias partes externas, como auditores, subscritores e potenciais investidores com acesso seguro e transparente aos seus Dados do IPO.
• Comunicações do conselho. Os membros do conselho usam VDRs para gerenciar e conduzir reuniões do conselho e do comitê, compartilhar materiais do conselho com segurança, criar e atribuir tarefas e monitorar o desempenho. Você pode saber mais sobre soluções de data room para diretores.

5 razões para usar software de data room

Além do armazenamento seguro e compartilhamento de arquivos confidenciais, existem outros inúmeros benefícios de usar uma sala de dados virtual.

1. Custo reduzido. As salas de dados virtuais são muito mais acessíveis e econômicas em comparação com as salas de dados físicas. Primeiro, não há despesas relacionadas à viagem, como passagens ou acomodação. Em segundo lugar, os usuários não pagam pelo aluguel e manutenção do data room. Juntos, podem economizar milhares de dólares por ano.
2. Comunicação eficiente. Muitos fornecedores de data room oferecem uma variedade de ferramentas de colaboração e comunicação. Por exemplo, chats ao vivo, discussões de tópicos, comentários, notificações, atribuição de especialistas, seções de perguntas e respostas, etc.
3. Conclusão mais rápida do negócio. Os VDRs permitem que os usuários carreguem, atualizem e compartilhem rapidamente documentos importantes. Ajuda a manter os parceiros, investidores e membros da equipe atualizados. Por sua vez, facilita a tomada de decisão e leva a um fechamento mais rápido do negócio.
4. Acessibilidade. Salas de dados virtuais podem ser acessadas a qualquer hora e em qualquer lugar. Além disso, centenas de usuários podem visualizar documentos simultaneamente sem interferir no trabalho uns dos outros.
5. ecologicamente correto. As salas de dados virtuais ajudam a evitar a impressão e o armazenamento de milhares de documentos em papel. Além disso, o acesso remoto a um VDR evita que os usuários viajem, o que reduz as emissões de dióxido de carbono. Tudo isso tem um impacto positivo no meio ambiente.

Critérios dos melhores provedores de data room virtuais

Ao procurar um data room virtual, concentre-se nas seguintes características.

Critério	Descrição
1. Forte segurança de dados	Escolha um provedor que ofereça: Acessar recursos de segurança como autenticação de dois fatores, permissões de usuário granulares e restrições de acesso IP. Recursos de segurança do documento como redação, marcas d'água dinâmicas e fragmentação remota.
2. Características avançadas	Certifique-se de que uma sala de dados tenha: Recursos de gerenciamento de documentos como upload de arquivos em massa, arrastar e soltar, numeração de índice automática e pesquisa de texto fácil. Recursos de comunicação como tópicos, chats ao vivo, videoconferência, comentários e notificações. Recursos de rastreamento de atividade do usuário como relatórios e trilhas de auditoria.
3. Suporte ao cliente profissional	Preste atenção se um fornecedor oferece: Suporte 24/7/365 para poder entrar em contato com um representante de suporte sempre que necessário. Suporte multilíngue para poder se comunicar com um especialista de suporte em um idioma de sua preferência. Suporte multicanal para poder entrar em contato com uma equipe de suporte por vários meios, como telefone, chat ao vivo ou e-mail.
4. outros critérios	Confira a seguir: Teste grátis para testar a plataforma gratuitamente antes de comprar qualquer serviço. Experiência em sua indústria para garantir que uma plataforma corresponda aos seus objetivos comerciais. Planos tarifários para escolher a opção de preço mais adequada de acordo com suas necessidades.

5 etapas a serem seguidas ao escolher um provedor de data room virtual

Aqui está uma breve instrução sobre o que fazer para escolher um fornecedor de data room mais adequado ao seu projeto.

1. Identifique as necessidades. Defina para que você precisa de um VDR, quanto tempo durará um projeto, quantos usuários acessarão uma sala e quanta capacidade de armazenamento um data room deve ter.
2. Definir limites de orçamento. Defina quanto você pode gastar em um data room, pois os preços começam em US$ 99 por mês e podem chegar a milhares de dólares por ano.
3. Leia os comentários. Saiba o que outros usuários pensam dos provedores em sites de revisão de data room.
4. Compare salas de dados virtuais. Escolha 2-3 fornecedores e compare-os em termos de funcionalidade, experiência e custo.
5. Agende uma demonstração. Entre em contato com um fornecedor para que um representante de vendas possa mostrar como funciona um data room e quais são as opções de preços para o seu projeto.