Como arquivar e-mails automaticamente no Outlook

Não é muito incomum encontrar sua caixa de correio do Outlook cheia. Isso pode criar um obstáculo ao funcionamento normal do Microsoft Outlook. Os sinais incluem processamento lento de funções, especialmente as funções de envio e recebimento.

Agora, se você não consegue arquivar e-mails automaticamente no Outlook e descobrir como fazer isso, você está no lugar certo. Então, vamos ficar sem tempo.

Como arquivar e-mails automaticamente no Outlook

Antes de resolver o problema, você precisa verificar o tamanho total das pastas selecionadas. Geralmente, isso pode ser feito clicando em Arquivo> Pasta> Propriedades> Armazenamento - ou clicando com o botão direito em qualquer pasta e selecionando Propriedades.

Existe um recurso Auto Archive no Outlook. Este recurso faz backup automaticamente Itens excluídos, itens enviados, e tarefas expiradas e itens de calendário. No entanto, essa função funciona apenas enquanto você não estiver recebendo muitas mensagens. Você precisa excluir os e-mails em excesso regularmente, ou então precisa movê-los de sua caixa de entrada. Você atingiu o limite de 2 GB de armazenamento de dados e não pode exceder esse limite sem problemas.

No entanto, se você já bagunçou sua caixa de entrada do Outlook, existem maneiras de classificá-la. Abaixo estão as etapas que levariam a esta resolução. Isso basicamente mudará as configurações do arquivo automático.

Etapas para arquivar e-mails automaticamente

1. Em primeiro lugar, crie uma nova pasta local ou .pst (Pastas pessoais). Você vai precisar disso para manter o correio arquivado. No final da sua lista de pastas, você encontrará No meu computador Clique neste título.
2. Agora escolha uma nova pasta e nomeie-a. Sugerimos que você dê um nome Correio Arquivado para ser capaz de reconhecê-lo. Se você tiver uma versão mais antiga do Outlook, pode selecionar Arquivo> Arquivar e alterar a data em Itens de arquivo com mais de.
3. Agora que você criou uma nova pasta, crie uma nova regra para arquivamento. Para isso, clique em Ferramentas> Regras. Aqui selecione Troca de No meu  Perto da parte inferior da janela, você verá um + placa. Clique nele e nomeie a nova regra. Você deve novamente ter cuidado para que o novo nome seja fácil de entender e lembrar.
4. Os e-mails que você deseja arquivar precisam ser definidos. Isso deve ser feito sob o “Quando chega uma nova mensagem. ” 
5. Agora mude o “Data recebida" para defini-lo como o e-mail mais antigo que deseja arquivar. Além disso, mude Faça o seguinte de modo que a nova regra que você deseja criar seja acomodada. Por exemplo, você pode adicionar ações como “Mover Mensagem + Correio Arquivado”.
6. Finalmente, verifique ativado clicando em sua caixa de seleção e clique em Está bem. Para fazer o mesmo em versões anteriores do Outlook, clique em Ferramentas> Opções> Outro> Arquivo automático.

Agora é a vez de administrar um pouco as coisas. Depois de executar a nova regra, que define certa idade para arquivamento dos emails recebidos, tome cuidado com os emails recebidos antes de implementar a regra.

Para arquivar os e-mails em uma pasta selecionada, selecione a pasta de correio preferida, clique em Mensagens> Regras> 180 dias, arquivo automático. Agora, o Outlook implementaria o arquivo nos e-mails antigos específicos. A data dos e-mails é decidida por "Data da última modificação" e não por "Data de recebimento".

Agora chega a hora de acessar os e-mails que você arquivou seguindo as quatro etapas acima. Todos os e-mails arquivados em uma pasta específica podem ser acessados ​​a partir de uma lista de arquivos ‘.pst’. Esta lista está disponível na coluna esquerda de pastas. Agora que ativou o arquivamento automático, você pode acessá-los sempre que quiser, mas eles não ocuparão seu espaço de correio do Outlook.

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Anubhav Roy é um estudante de engenharia de ciência da computação que tem um tremendo interesse no mundo da computação, Android e outras coisas que acontecem no mundo da informação e tecnologia. Ele é formado em Aprendizado de Máquina, Ciência de Dados e é Programador na linguagem Python com Django Framework.