De ce portalurile de bord sunt instrumentul principal pentru construirea muncii în echipă și a colaborării?

În acest moment, niciun instrument de colaborare terță parte nu poate egala oferta unică a unui bun și stabil portal de bord. Aceasta a devenit o tendință de secol 21 în majoritatea companiilor mari și mici. Nu este surprinzător, pentru că este cea mai simplă modalitate de a coordona mișcările tuturor participanților la procesul de management: de la manageri și administratori de rang înalt, până la consiliul de administrație.

Istoria dezvoltării sălilor de consiliu

Internetul a devenit rapid răspândit la sfârșitul anilor 1990. Oamenii cumpărau computere, se înregistrau pentru ISP-uri și intrau online pentru a vedea ce avea de oferit World Wide Web. Chiar dacă tehnologia era restricționată la acea vreme, directorii cu gândire de viitor au luat în considerare modalități de a folosi internetul pentru a automatiza procesul ședinței consiliului de administrație. Ar mai trece multe milenii înainte ca o sală de consiliu virtuală, atât numele, cât și tehnologia, să fie disponibile oficial pe piață.

Avansarea noilor tehnologii, precum și apariția scandalurilor corporative, au ridicat necesitatea unei proceduri de ședințe de consiliu mai eficiente, care să fie nu doar ușoară, ci și conformă. BoardVantage a fost unul dintre primii furnizori de servicii în 2002. Alături de alte firme care furnizează servicii comparabile, compania a obținut capital de risc.

Cu toate acestea, industria cărții electronice rămâne una limitată. Era disponibil doar pentru directori de rang înalt, iar utilitatea sa era limitată la vizualizarea lucrărilor întâlnirilor pe computere mari. Nu puteai face mare lucru cu el.

Cu toate acestea, adevăratul schimbător de joc a fost debutul iPad-ului în 2010. Membrii consiliului ar putea folosi aceste tablete portabile în loc de computere grele în timpul sesiunilor consiliului de administrație. Pentru prima dată, membrii consiliului au fost cu adevărat mobili, permițându-le să colaboreze între ei de oriunde. Cu funcționalitatea multi-touch, utilizatorii puteau scrie și desena direct pe iPad, ca și cum ar fi hârtie, rupând și mai multe limite.

Aceste caracteristici au deschis ușa pentru noi funcții care au îmbunătățit comunicarea cu membrii consiliului. În cele din urmă, tehnologia necesară pentru ședințele consiliului de administrație la distanță era deja disponibilă, așa cum au descoperit rapid furnizorii.

De ce este portalul consiliului excepțional în această privință?

Pandemia a stabilit această tendință, dar a continuat în afara carantinei. A arătat destule puncte forte pentru a fi rezumat în această listă.

Avantaj chiar și în timpul Constituirii Adunării 

Utilizarea software-ului terță parte necesită timp și obositoare. În primul rând, adunați toate fișierele într-un singur teanc, le organizați manual, le încărcați pe server și abia apoi le puteți distribui înainte de întâlnire. Este mult mai ușor să utilizați software-ul de placă virtuală. Trebuie doar să trageți un fișier într-un șablon existent. Poţi:

• actualizați rapid pachetul de documente;
• pur și simplu selectați opțiunea relevantă pentru a schimba pachetul complet de anunțuri;
• utilizați Board Portal pentru a automatiza agenda atunci când produceți un pachet de documente.

Acest lucru reduce timpul petrecut pentru sortarea și aranjarea fișierelor pachet. De asemenea, puteți stabili o restricție de timp pentru fiecare punct de pe ordinea de zi, ceea ce va ajuta la menținerea întâlnirii pe drumul cel bun. În ceea ce privește alertele, acestea sunt prezente și aici. Acest lucru scutește personalul administrativ al consiliului de o altă sarcină care necesită timp.

Beneficiile în timpul întâlnirilor înșiși Direct 

Beneficiul cheie al unui portal de consiliu este capacitatea sa de a crea o ședință de consiliu online. Ca și cum ar fi hârtie, puteți lua notițe imediat pe pagina oricărui document de întâlnire. În plus, aceste note pot fi personale sau partajate, asigurându-vă că sesiunile dumneavoastră sunt vii și eficiente. O soluție completă de întâlnire, unele portaluri de consiliu includ chiar și opțiuni de vot și semnare electronică. Într-un portal de bord:

• prezența este urmărită automat;
• procesele verbale ale fiecărei întâlniri includ informații despre prezență, care pot fi urmărite și prin rapoarte de audit;
• nu mai este nevoie să luați manual prezența la întâlniri, ceea ce simplifică procedura.

Pentru că timpul înseamnă bani, ar trebui să profitați la maximum de timpul întâlnirii.

Beneficii după încheierea întâlnirii

Un software de management al consiliului de administrație include, de asemenea, instrumente de management de proiect care ajută în procesul de după întâlnire. Documentele de bord securizate pot fi păstrate în Biblioteca de documente. Acest lucru garantează că orice informație obținută de la consiliu este disponibilă imediat pentru audit. Acest lucru implică, de asemenea, că toți noi membri ai Consiliului sau directori generali vor avea acces la documentele istorice ale Consiliului.

De ce sunt obligatorii aceste tipuri de aplicații colaborative?

Aplicațiile de colaborare sunt extrem de utile din multe motive. Ideea din spatele software-ului Board Portal este grozavă, deoarece aceste tipuri de aplicații sunt pur și simplu combinate într-un singur instrument convenabil care a sporit securitatea.

Vorbind de securitate, cercetătorii avansați ne asigură că nivelul de criptare în aproape oricare dintre cele populare Soluțiile pentru sala de consiliu atinge nivelul de criptare militară sau instituții financiare de top, cum ar fi centrala bancă. După cum v-ați putea aștepta, hackerii nu au nicio șansă decât dacă le oferiți parola și o modalitate de a efectua autentificarea cu doi factori.

Acesta este în prezent singurul tip de aplicație care oferă o soluție completă de întâlnire fără hârtie. După cum spun cercetătorii, îți duce afacerea la următorul nivel, permițându-ți să depășești acel plafon de creștere în care probabil te împiedici în acest moment.