5 sfaturi principale pe care ar trebui să le cunoașteți atunci când alegeți software-ul Virtual Board Room

Inovațiile de înaltă tehnologie transformă modul și locul în care facem afaceri. Una dintre cele mai notabile manifestări ale acestui tipar este site-ul consiliului de administrație. Atât întreprinderile publice, cât și cele private îl folosesc pentru gestionarea capitalului și a afacerilor. Aveți nevoie de software-ul adecvat pentru ședințe de consiliu pentru a putea desfășura o întâlnire virtuală cu succes, eficient și în siguranță. Aceste platforme pot, de asemenea, accelera procedura de participare la întâlniri reale sau la cele care includ atât prezența virtuală, cât și fizică. Mai jos vom arunca o privire mai atentă asupra celor 5 sfaturi de top pe care trebuie să le luăm în considerare atunci când alegeți software-ul pentru plăci virtuale.

Ce este software-ul pentru ședințe de consiliu?

Un instrument unic, sigur și colaborativ, numit software pentru ședințe de consiliu (cunoscut și ca software pentru portalul consiliului de administrație) vă permite să planificați ședințe de consiliu fără hârtie de la început până la sfârșit. Acest instrument multifuncțional permite organizarea de întâlniri și crearea unei atmosfere care favorizează munca în echipă, comunicarea și interacțiunea eficiente. Puteți partaja agende și alte lucrări importante prin intermediul unui portal de consiliu, puteți păstra documentele la zi, astfel încât toată lumea să aibă acces la cele mai recente informații și să adăugați note și întrebări la documente. Alte funcții și caracteristici benefice pot fi găsite și în timpul utilizării software-ului pentru ședințe de consiliu.

Succesul utilizării acestui software explică de ce întreprinderile de toate dimensiunile și sectoarele utilizează aceste tehnologii. Acest lucru încurajează, la rândul său, oferta de piață, ceea ce se arată în apariția continuă a noilor furnizori de software pentru sala de consilii.

5 sfaturi pentru alegerea software-ului Boardroom

Ar trebui să înțelegeți obiectivul dvs. final, să luați în considerare dimensiunea firmei dvs. și alți factori atunci când selectați o aplicație pentru sala de consiliu și vizionați comparație software-ul portalului de bord. Există 5 recomandări generale care vă pot ajuta să alegeți cu înțelepciune.

1. Luați în considerare site-ul dvs. web destinat publicului atunci când luați o decizie

Unul dintre cei mai importanți factori pe care oamenii iau în considerare atunci când selectează software-ul pentru sala de consiliu este experiența utilizatorului. Aceasta acoperă poziția butoanelor de navigare, un flux logic de evenimente, capacitatea de a modifica șabloanele și multe altele. Acest lucru este important, deoarece munca dvs. ar trebui să fie cât mai inteligentă posibil, cu o soluție de întâlnire fără hârtie, în plus față de succes.

2. Luați în serios securitatea cibernetică

Una dintre cele mai actuale probleme în domeniul securității cibernetice. Companiile pierd milioane de dolari ca urmare a atacurilor și fraudelor. Așadar, acordați atenție dacă software-ul sălii de consiliu oferă criptare a datelor. În prezent, criptarea pe 128 de biți este cea mai utilizată formă. Criptarea completă pe 256 de biți, comparabilă cu standardul militar, ar putea fi disponibilă de la furnizori mai sofisticați.

Aflați unde vor fi păstrate datele dvs. Este esențial ca acesta să fie mai degrabă pe un server decât pe cloud, unde hackerii pot avea un timp mai ușor. Nu uitați să vă securizați și mesajele SMS. Acordați întotdeauna prioritate vânzătorilor care efectuează în mod regulat teste de penetrare și își modernizează produsele.

3. Determinați ușurința accesului la informații

Deși poate părea aparent, software-ul ideal pentru ședințe pentru portalul consiliului ar trebui să simplifice pentru dvs. și participanții la întâlnire să obțineți informațiile de care aveți nevoie. Scopul utilizării unui sistem fără hârtie este de a înlocui procesul de hârtie contorsionat și dezorganizat cu unul mai raționalizat, simplu și ordonat.

• Capacitatea de a căuta. Documentele trebuie să fie ușor de căutat și de navigat pentru membrii consiliului. În plus, trebuie să poată face acest lucru pe orice dispozitiv doresc. Deoarece toate aceste trei platforme pot fi utilizate, cele mai bune sisteme de management al plăcilor oferă versiuni optimizate pentru desktop, tabletă și mobil. Dacă software-ul pe care îl selectați este doar bazat pe desktop, nu vă veți putea atinge scopul de a crește participarea la întâlniri.

• Formatare potrivită pentru imprimare. Vor exista întotdeauna utilizatori care vor să imprime copii, chiar dacă crearea unui loc de muncă fără hârtie este unul dintre principalele motive pentru care multe firme utilizează portaluri de bord. Acest lucru se poate datora unei varietăți de factori, cum ar fi confortul personal sau intoleranța la utilizarea prelungită a ecranului. Asigurați-vă că formatarea cărții de carton și a lucrărilor însoțitoare sunt potrivite pentru tipărire în această situație specifică.

• Accesibilitate offline. Dacă oamenii pot accesa conținutul atât online, cât și offline, este un alt factor de luat în considerare. Dacă nu, lipsa accesului la Wi-Fi sau 4G le poate îngreuna să se pregătească pentru întâlnire.

4. Verificați lista de prețuri în

Mulți furnizori de ședințe de consiliu online includ de obicei taxe ascunse, care ar putea fi o surpriză pentru tine. Iată câteva exemple:

• Ajutor la antrenament. Trebuie să învățați cum să utilizați programul după ce îl cumpărați. Este important să știți dacă acest training va fi gratuit sau dacă va fi necesar un consultant plătit. Numeroși furnizori găzduiesc adesea seminarii web care acoperă caracteristicile platformelor lor. Cu toate acestea, aceasta sau alta taxă este adesea necesară.
• Relații Clienți. Aflați ce standard de serviciu să anticipați. Ar putea fi disponibil tot timpul, dar numai în timpul orelor stabilite va exista ajutor gratuit, de exemplu.
• Capacitate de stocare. Dacă lucrezi cu multe date, acest aspect este foarte important. Frecvent, se oferă capacitate suplimentară la un preț ridicat.

5. Stabiliți dacă este acceptată videoconferința

Capacitatea de a observa cine participă activ la întâlnire este esențială pentru îndeplinirea obligației legale de a identifica rapid pe toți cei care participă. Puteți pierde accidental un utilizator la un apel conferință. Conferința video în software-ul de management al consiliului de administrație este, prin urmare, incredibil de benefică pentru transparență.

În plus, a te putea vedea pare mai intim și este cel mai apropiat lucru de o întâlnire fizică pe care o poți avea. Există mai puține probleme cu oamenii care vorbesc unul peste altul, deoarece puteți instala cu ușurință o metodă cu mâna ridicată pentru a ajuta președintele să ofere tuturor celor care doresc șansa de a comenta. Puteți lua, de asemenea, indicațiile vizuale că cineva este gata să vorbească.

Concluzie

Utilizarea software-ului portalului de bord în afaceri va simplifica foarte mult munca și o va face mai ușor de înțeles pentru toată lumea. Prin urmare, este atât de important să abordați în mod responsabil alegerea software-ului care vă va satisface toate cerințele. Urmați sfaturile noastre și dezvoltați-vă afacerea cu software-ul pentru sala de consiliu.