Top 10 sfaturi, trucuri și funcții pentru zoom pentru a deveni profesionist în videoconferință

Conferința video s-a transformat rapid în cel mai preferat mediu de comunicare din timpurile moderne. Fie că este vorba de un e-mail sau de un apel vocal, multă expresie și intenție se pierd pe aceste moduri de comunicare. De aceea, de multe ori sunt solicitate întâlniri față în față pentru probleme de o importanță capitală.

Cu toate acestea, o întâlnire față în față costă o mulțime de resurse, timp și energie, doar pentru a aduce părțile vizate în aceeași cameră. Întregul proces miroase a tradiție depășită și ineficiență. Conferința video a ieșit ca o alternativă eficientă pentru întâlnirile / conferința față în față scumpe.

Videoconferința este o tehnologie care se va integra pe deplin în viețile noastre, cum au devenit telefoanele și telefoanele. Conferința video îi permite utilizatorului să ignore distanța și să se simtă ca și cum ai fi lângă participanți / apelanți. Ne permite să dăm și să primim; explicați și instruiți în timp real - chiar dacă apelanții provin fiecare dintr-o țară diferită.

Aplicația Zoom este o soluție de conferință video interesantă și profesională, care oferă utilizatorului o experiență excepțională de conferință video și multe altele. Aplicația Zoom permite utilizatorului să vă partajeze ecranul cu cei conectați la apel. Vă permite să transmiteți controlul întâlnirii unei alte persoane și chiar vă permite să înregistrați apelul ca un videoclip.

Soluția de conferință video a aplicației Zoom are o mulțime de opțiuni utile și funcționale care sunt ascunse în meniul lor avansat. Următoarea listă vă permite să aflați despre caracteristicile, sfaturile și trucurile pentru a descoperi potențialul imens al acestei aplicații de comunicare interesante. Permiteți-ne, să vă scufundați, în opțiunile minunate care vă permit să utilizați aplicația mai eficient - făcându-vă un profesionist la conferința video.

1. Programator automat de întâlniri

Aplicația Zoom vă scutește de grija de a obține un asistent care să vă programeze întâlnirea. Puteți conecta direct aplicația dvs. de planificare a întâlnirilor la Zoom, care va crea o nouă întâlnire Zoom de fiecare dată când un utilizator își rezervă o întâlnire. De asemenea, adaugă datele și orele la calendarul personal conectat la Zoom. În acest fel, întâlnirile dvs. sunt complet automatizate și eficiente, fără erori umane.

Puteți chiar automatiza întâlnirile echipei adăugând un pas la cele de mai sus, permițând Zoom-ului să partajeze linkul întâlnirii într-o aplicație de chat în echipă, cum ar fi Slack sau similar.

2. Creați cu ușurință întâlniri recurente prin setările salvate și o adresă URL

Întâlnirile recurente pot fi înregistrările săptămânale și lunare sau alte apeluri programate în mod regulat pe care le aveți cu același set de persoane. Prin crearea unei întâlniri recurente în Zoom, trebuie doar să salvați setările pentru o singură dată și le veți putea folosi de fiecare dată când apelați. Un alt punct eficient în opțiunea de întâlnire recurentă este că puteți utiliza aceeași adresă URL din nou și din nou. Prin urmare, nu este necesar să trimiteți participanților la întâlnire o adresă URL nouă de fiecare dată când este programată o întâlnire.

Un alt truc ingenios ambalat în opțiunea de întâlnire recurentă este „Fără timp fix.” Puteți utiliza această opțiune dacă întâlniți același set de oameni într-un program obișnuit, dar nu în același timp, pentru fiecare întâlnire. Cu „Fără oră fixă” puteți utiliza aceleași setări și ID-ul întâlnirii de mai multe ori, fără a schimba nimic pentru momentele în care decideți să vă conectați prin videoconferință.

3. Verificați cine a participat la întâlnire

Aceasta este o caracteristică utilă pentru conferințele video care sunt obligatorii în natură - cum ar fi o prelegere universitară sau o pregătire profesională obligatorie. Pentru evenimentele de videoconferință ca atare, veți dori să verificați informațiile celor care au participat și a celor care nu au participat. Zoom vă oferă aceste informații după încheierea întâlnirii.

Pentru a găsi „lista participanților” tot ce trebuie să faceți este să accesați secțiunea Gestionare cont Zoom> secțiunea Raport. În secțiunea Raport, trebuie doar să găsiți „Rapoarte de utilizare” și să faceți clic pe „Întâlnire” pentru a alege întâlnirea pentru care doriți să găsiți informațiile.

După ce ați găsit întâlnirea, alegeți tipul de raport și intervalul de date înainte de a face clic pe opțiunea Generare raport.

Notă: Lista participanților poate fi generată numai dacă sunt îndeplinite următoarele condiții:

1. Trebuie să fiți gazda întâlnirii programate, cu rolul de administrator sau proprietar al contului.
2. Rapoartele de utilizare trebuie să fie activate.

• Contul Zoom trebuie să fie partener Pro sau API sau plan de afaceri sau educație.

4. Aplicația Zoom vă permite să colectați informații de la participanți

Dacă ați crezut că foaia de prezență este o caracteristică utilă, opțiunea de colectare a informațiilor din aplicația Zoom este o caracteristică care este și mai rafinată. Zoom vă permite să colectați informații despre participanți de la ei înșiși înainte de a se alătura întâlnirii.

Pentru a colecta informații, trebuie să activați opțiunea de înregistrare din fila „Întâlnirile mele” din aplicația Zoom. Odată ce funcția este activată, puteți configura formularul pe care participanții trebuie să îl completeze înainte de a se alătura întâlnirii.

Aplicația Zoom vine cu un formular implicit încorporat care vă permite să bifați casetele de selectare a informațiilor standard pe care ați putea dori să le colectați, cum ar fi numele, afilierea companiei etc. Cu toate acestea, Zoom vă permite, de asemenea, să vă creați câmpurile personalizate în înregistrare, în fila „Personalizat Întrebări. ”În această filă, puteți crea întrebări și câmpuri noi pe care doriți să le adăugați la înregistrare formă.

„Webinar” este un termen pentru seminarul web. Aplicația Zoom este destul de capabilă să organizeze seminarii web care vă permit să vă conectați cu o mulțime de participanți. Cu toate acestea, pentru înregistrare este mai bine să utilizați un formular pe site-ul evenimentului sau să utilizați o aplicație de gestionare a evenimentelor. Pentru a-i face pe cei care s-au înscris la evenimentul dvs. să se înregistreze simultan pe Zoom, sunt recomandabile aplicațiile de automatizare. Aplicațiile pre-construite ale lui Zapier vă permit să sincronizați participanții cu Zoom, puteți folosi acest lucru sau utilizați orice altă aplicație de automatizare pentru a utiliza în mod eficient Zoom-ul pentru webinarurile dvs.

Notă: Pentru a colecta informațiile de la participanți, trebuie îndeplinite următoarele condiții:

1. Trebuie să fiți gazda întâlnirii.
2. Trebuie să aveți un cont profesionist.

• Întâlnirea nu poate fi „ID-ul personal al întâlnirii”.

5. Realizați un videoclip dintr-un apel Zoom

O altă caracteristică inteligentă din Zoom este capacitatea de a înregistra apelul dvs. de videoconferință ca videoclip. Această caracteristică este destul de utilă pentru partajarea întâlnirii cu cei care au ratat-o. Pentru revizuirea întâlnirii, această caracteristică este primordială.

Aplicația Zoom vă permite să înregistrați videoclipul fie pe unitatea locală, fie în cloud. Trebuie remarcat faptul că opțiunea de stocare în cloud este disponibilă numai pentru utilizatorii plătiți. Un avantaj al utilizării funcției de stocare în cloud este posibilitatea de a transmite imediat întâlnirea într-un browser web, de îndată ce înregistrarea este gata. Capacitatea de stocare în cloud variază în funcție de conturi / planuri diferite.

Un alt factor de reținut pentru înregistrarea video a conferinței este optimizarea setărilor în avans. Această inițiativă preventivă vă face să alegeți cea mai bună calitate potrivită tipului de conferință video pe care îl desfășurați. De exemplu: Pentru o conferință video de tip difuzare, în care apare doar gazda pe ecrane, este mult mai eficient să înregistrați numai audio și video ale gazdei. Întrucât, într-o întâlnire de tip colaborativ în care gazda și participanții interacționează și fac schimb de informații între ei, este posibil să doriți să înregistrați pe toată lumea. Prin urmare, înainte de a iniția înregistrarea videoconferinței, este foarte recomandabil să petreceți câteva minute în panoul de setări, alegând cel mai bun format pentru cerințele dvs.

Notă: Pentru a activa înregistrarea conferinței video, trebuie îndeplinite următoarele condiții:

1. Pentru a înregistra videoclipuri trebuie să rulați Zoom pe Windows sau Linux sau macOS.

În cazul în care nu vedeți opțiunea de înregistrare în conferințele dvs. video, verificați pagina de setări sau cereți administratorului să o activeze.

6. Permiteți ca adnotările să devină colaborative

Opțiunea Partajare ecran a Zoom permite gazdei să afișeze orice este pe ecran pentru toți participanții la apelul video. Instrumentul de adnotare al aplicației Zoom permite participanților / participanților la videoconferință să deseneze și să evidențieze pe ecranul partajat. Această eficiență și creativitatea acestui instrument trebuie lăudate. Dacă discutați despre materiale vizuale, cum ar fi proiectarea grafică a machetelor, etc., semnificația instrumentului de adnotare nu poate fi explicată în doar cuvinte.

Dacă sunteți participant la apel și trebuie să faceți adnotări pe ecranul partajat al altuia, puteți găsi opțiunea Adnotare din „Opțiunea de vizualizare” din partea de sus a ferestrei Zoom. După ce faceți clic pe opțiunea Adnotați, o bară de instrumente cu opțiuni de adnotare, cum ar fi „desenare”, „text”, „săgeată” etc. Butonul de salvare din bara de instrumente vă permite să faceți o captură de ecran a imaginii complete cu adnotări. Dacă sunteți gazda, aveți și opțiunea de a dezactiva adnotările pentru toți participanții.

7. Co-Host convorbiri video conferință

Când găzduiți un apel video / conferință profesional, poate să vină un moment în care întâlnirea trebuie să fie condusă sau controlată în mod cooperativ de mai multe gazde. Pot exista cazuri în care echipa de PR ar putea dori să controleze întâlnirea împreună cu vorbitorul sau subiectul webinar / conferință video are nevoie de doi oameni pentru a explica materialul necesar sau doi directori trebuie să dea în colaborare un prezentare. În astfel de circumstanțe, Zoom vă permite să alegeți mai multe persoane pentru a conduce videoconferința, mai degrabă decât să parcurgeți procesul de alegere a unei gazde printre altele.

Procedura de utilizare a opțiunii de co-gazdă începe cu prima accesare a setării Zoom Meeting și activare opțiunea „Co-Host.” Odată ce ați făcut acest lucru, trebuie să așteptați să înceapă întâlnirea. a te alatura. Odată cu începutul întâlnirii, puteți adăuga persoana făcând clic pe cele trei puncte care plutesc deasupra videoclipului.

Metoda alternativă pentru co-gazdă este să găsiți fereastra Participant și să selectați „Gestionați participanții.” După ce vedeți lista de participanți, plasați cursorul peste numele participantului pe care doriți să îl co-găzduiți și faceți clic pe „Mai multe” și selectați opțiunea „Creați co-gazdă”.

Notă: Pentru a activa opțiunea Co-Host, trebuie îndeplinite următoarele condiții:

1. Trebuie să aveți nevoie de un partener Pro sau Business sau API sau un cont Educație.
2. Trebuie să rulați Zoom pe macOS, Windows, Android sau IOS (nu pe Linus sau Web).

În cazul în care opțiunea Co-Host nu apare, solicitați administratorului de cont să permită privilegii de co-hosting în fila Întâlniri.

8. Dispuneți de sală de întâlnire pentru participanți

Zoom are o opțiune interesantă de a permite participanților să participe la apelul video chiar înainte ca gazda să apară. Grupurile mici au o pasiune pentru această opțiune, deoarece le permite să poarte discuții mici înainte ca gazda să pară să oficieze întâlnirea.

Cu toate acestea, uneori, această adunare a participanților dvs. într-o cameră virtuală poate fi atribuită unui afișarea slabă a mărcii sau a imaginii corporative din cauza interacțiunii începe chiar înainte de gazdă ajunge. Acest lucru poate fi evitat prin crearea unei săli de așteptare virtuale care să țină participanții în așteptare până când dvs., gazda, le permiteți să vă alăturați întâlnirii fie în același timp, fie unul câte unul.

Opțiunea exactă pentru activarea sălii de așteptare virtuale variază în funcție de tipul de cont. Cu toate acestea, după ce activați opțiunea, puteți personaliza ceea ce doriți să vadă participanții în timp ce așteaptă începutul întâlnirii.

9. Permiteți unui terț sau asistentului dvs. să vă programeze întâlnirea

Zoom vă permite să efectuați apeluri video excepționale, dar este mai mult decât o simplă aplicație pentru un apel video. Pletora de caracteristici și opțiuni fac din Zoom un instrument puternic de comunicare corporativă. Zoom-ul este adesea folosit de profesioniști și directori la nivel înalt pentru a se conecta cu diferiții angajați la conferința video.

Prin urmare, într-un cadru corporativ sau de afaceri, instrumentul de comunicare trebuie adesea tratat de un asistent sau de echipa de PR sau personalul de marketing. Zoom vă permite să delegați programarea întâlnirii asistentului dvs. sau unei terțe părți care vă gestionează calendarul.

Pentru a activa privilegiile asistentului de planificare, trebuie să vă conectați la Zoom și, sub „Setări întâlniri”, faceți clic pe „Altele”. veți găsi un semn plus lângă Asistentul de programare, faceți clic pe acesta și tastați ID-ul de e-mail al asistentului dvs. și finalizați procesul făcând clic pe Atribui.

După ce ați adăugat asistentul dvs., personalul ales trebuie să se deconecteze și să se conecteze din nou în contul Zoom pentru ca funcția să înceapă să funcționeze. După intrarea în vigoare a Asistentului de programare, personalul desemnat poate programa întâlniri pentru dvs. Urmați Opțiunea avansată sau Opțiunea întâlniri (pe baza versiunii Zoom) și creați întâlniri noi pe baza solicitărilor.

Notă: Pentru a permite asistentului dvs. sau unei terțe părți să vă programeze întâlniri, trebuie îndeplinite următoarele condiții:

1. Cei care au primit privilegiile de programare și contul principal care le-a atribuit privilegiile, ambele trebuie să aibă fie licență Pro, fie Corp.
2. Pentru cei care doresc să organizeze seminarii web, planificatorul și deținătorul contului au ambii o licență de webinar.

10. Elementele esențiale ale tastaturii pentru a naviga eficient în aplicația Zoom

Pentru cei care folosesc frecvent Zoom, învățarea câtorva comenzi rapide de la tastatură vă va ajuta să vă gestionați cu îndemânare apelurile video. Comenzile rapide ale Zoom sunt sensibile, funcționale și ușor de reținut.

Stau pentru „invitați”. Pentru utilizatorii de macOS, „Cmd + I” sare în fereastra de invitație. Pentru utilizatorii de Windows, „Alt + i” vă aduce la fereastra de invitație. Această comandă rapidă vă permite să începeți rapid activitățile Zoom, deoarece din fereastra de invitație puteți prelua linkuri către întâlnire sau puteți trimite invitații prin e-mail.

M înseamnă mut. Pentru utilizatorii de Mac, „Cmd + Ctrl + m” și pentru utilizatorii de Windows, „Alt + m” vă permite să ascundeți pe toți ceilalți din apel atunci când sunteți gazda.

Partajarea ecranului este o caracteristică populară în Zoom și popularitatea sa nu se pierde pe Zoom, deoarece funcția are o comandă rapidă exclusivă.

S înseamnă share. Pentru utilizatorii de Mac, „Cmd + Shift + s” și pentru utilizatorii de Windows, „Alt + Shift + s” vă permite să partajați ecranul cu participanții la apel.

Aceste comenzi rapide vă permit să efectuați modificări instantanee atunci când începeți să folosiți Zoom pentru ziua respectivă sau în mijlocul unui apel video.

Cum se compară Zoom cu concurenții săi? Ce face Zoom-ul unic?

Zoom este un instrument complet de videoconferință care vă permite să efectuați apeluri video / conferințe sofisticate și multe altele. Companiile sau rivalii de top care oferă servicii similare cu Zoom sunt WebEx, Skype și LogMeIn. Deși cele trei companii oferă servicii similare, Zoom a pus mai mult accentul pe aspectul video al produsului lor, deoarece oferă o rată de cadre mai mare comparativ.

Dintre cei trei concurenți, Skype este cunoscut pe scară largă pentru utilizarea sa personală și nu este destul de popular pentru activitățile corporative în comparație cu Zoom și celelalte. Deși grafica interfeței și designul Skype sunt mai plăcute pentru ochi, acestea nu corespund diferitelor caracteristici și opțiuni care se bazează în celelalte soluții de conferință video.

WebEx preia conducerea planului gratuit, fără limite la durata întâlnirilor, comparativ cu limita de zoom la 40 de minute. Cu toate acestea, Zoom se află în fruntea cursei cu capacitatea sa de a partaja nu doar ecranul, ci și audio-ul gazdei - o caracteristică care este unică pentru Zoom.

Diferitele opțiuni de comunicare corporativă și webinar vin adesea ca privilegii plătite. În plus, intervalele de prețuri sunt similare între ele. Cu toate acestea, Zoom oferă o mulțime de opțiuni sofisticate, cum ar fi săli de conferințe și multe altele.

Zoom este o soluție profesională de videoconferință. Cu toate acestea, este acea frază scurtă și, de asemenea, mult mai mult. Citind toate sfaturile, trucurile și caracteristicile Zoom, nu s-a putut să nu ajungem la concluzia că Zoom este o soluție completă de comunicare virtuală.

Zoom vă permite să efectuați apeluri video de o calitate excepțională și vă permite, de asemenea, să partajați ecranul, să faceți adnotări, înregistrați apeluri ca video, adăugați asistenți, creați o sală de conferințe, colectați informații de înregistrare și Mai Mult. Opțiunile disponibile cu Zoom vă oferă nenumărate posibilități în timpul unui apel video, care altfel erau imposibile.

Posibilitățile pe care Zoom usher vă permite, gazdă, să duceți eficiența virtuală a conferinței la nivelul următor. Cu Zoom, comunicarea este mai aproape, mai personală și mai eficientă; în ciuda distanței.

Cu Zoom, permiteți-ne să ne conectăm, permiteți-ne să partajăm, permiteți-ne să colaborăm și să creăm - depășind limitele.