Почему порталы советов директоров являются основным инструментом для построения командной работы и сотрудничества?

На данный момент ни один сторонний инструмент для совместной работы не может сравниться с единственным предложением хорошего и стабильного бортовой портал. Это стало тенденцией 21 века в большинстве крупных и малых компаний. Неудивительно, ведь так проще всего координировать движения всех участников процесса управления: от рядовых менеджеров и администраторов, до совета директоров.

История развития залов заседаний

Интернет быстро получил широкое распространение в конце 1990-х годов. Люди покупали компьютеры, подписывались на интернет-провайдеров и выходили в интернет, чтобы посмотреть, что может предложить Всемирная паутина. Несмотря на то, что в то время технология была ограничена, дальновидные директора рассматривали способы использования Интернета для автоматизации процесса заседаний совета директоров. Пройдет еще много тысячелетий, прежде чем виртуальный зал заседаний, как по названию, так и по технологии, будет официально доступен на рынке.

Развитие новых технологий, а также возникновение корпоративных скандалов вызвали потребность в более эффективной процедуре проведения заседаний совета директоров, которая была бы не только простой, но и соответствующей требованиям. BoardVantage был одним из первых поставщиков услуг в 2002 году. Наряду с другими фирмами, предоставляющими сопоставимые услуги, компания получила венчурный капитал.

Однако индустрия электронных книг остается ограниченной. Он был доступен только для руководителей высшего звена, и его полезность ограничивалась просмотром документов совещаний на больших компьютерах. С ним мало что можно было сделать.

Однако настоящим переломным моментом стал дебют iPad в 2010 году. Члены правления могут использовать эти портативные планшеты вместо тяжелых компьютеров во время заседаний правления. Впервые члены совета директоров стали по-настоящему мобильными, что позволило им сотрудничать друг с другом из любого места. Благодаря мультитач-функции пользователи могли писать и рисовать прямо на iPad, как на бумаге, разрушая еще больше границ.

Эти функции открыли двери для новых функций, которые улучшили общение членов правления. Наконец, поставщики быстро обнаружили, что технология, необходимая для удаленных совещаний совета директоров, уже доступна.

Почему портал Board Portal является исключительным в этом отношении?

Пандемия установила эту тенденцию, но она продолжилась и вне карантина. Он показал достаточно сильных сторон, чтобы их можно было занести в этот список.

Преимущество даже во время установления собрания 

Использование стороннего программного обеспечения отнимает много времени и утомительно. Сначала вы собираете все файлы в одну кучу, вручную упорядочиваете их, загружаете на сервер и только потом можете раздавать перед встречей. Гораздо проще использовать программное обеспечение виртуальной доски. Вы просто перетаскиваете файл в существующий шаблон. Вы можете:

• оперативно обновлять пакет документов;
• просто выберите соответствующую опцию, чтобы изменить полный пакет объявлений;
• использовать портал Совета для автоматизации повестки дня при создании пакета документов.

Это сокращает время, затрачиваемое на сортировку и упорядочивание файлов пакетов. Вы также можете установить ограничение по времени для каждого пункта повестки дня, что поможет сохранить ход встречи. Что касается оповещений, то они здесь тоже присутствуют. Это освобождает административный персонал правления от еще одной трудоемкой работы.

Преимущества во время самих встреч напрямую 

Ключевым преимуществом портала совета директоров является возможность проводить онлайн-заседания совета директоров. Как будто это бумага, вы можете делать заметки прямо на странице любого документа собрания. Кроме того, эти заметки могут быть личными или общими, чтобы ваши сеансы были живыми и эффективными. Полноценное решение для совещаний, некоторые порталы совета директоров даже включают опции голосования и электронной подписи. На портале доски:

• посещаемость отслеживается автоматически;
• протокол каждого собрания включает информацию о посещаемости, которую также можно отследить с помощью аудиторских отчетов;
• больше не нужно вручную подсчитывать посещаемость во время совещаний, что упрощает процедуру.

Поскольку время – деньги, вы должны максимально использовать время встречи.

Преимущества после завершения встречи

Программное обеспечение для управления правлением также включает инструменты управления проектами, которые помогают в процессе после собрания. Защищенные документы доски можно хранить в библиотеке документов. Это гарантирует, что любая информация, полученная от Совета, будет немедленно доступна для аудита. Это также означает, что любые новые члены Совета или генеральные директора будут иметь доступ к историческим документам Совета.

Почему такие приложения для совместной работы обязательны?

Приложения для совместной работы чрезвычайно полезны по многим причинам. Сама идея программного обеспечения портала Board великолепна, потому что такого рода приложения просто объединены в один удобный инструмент, который имеет повышенную безопасность.

Говоря о безопасности, продвинутые исследователи уверяют, что уровень шифрования практически в любой из популярных решения для залов заседаний достигают уровня военного шифрования или ведущих финансовых учреждений, таких как центральный банк. Как и следовало ожидать, у хакеров нет шансов, если вы не дадите им свой пароль и способ выполнения двухфакторной аутентификации.

В настоящее время это единственное приложение, которое предлагает полное безбумажное решение для проведения совещаний. Как говорят исследователи, это выводит ваш бизнес на новый уровень, позволяя вам преодолеть тот потолок роста, о который вы, вероятно, споткнулись в данный момент.