5 основных советов, которые следует знать при выборе программного обеспечения Virtual Board Room

Инновации в области высоких технологий меняют то, как и где мы ведем бизнес. Одним из наиболее заметных проявлений этой закономерности является сайт совета директоров. Как государственные, так и частные предприятия используют его для управления капиталом и бизнесом. Для успешного, эффективного и безопасного проведения виртуальных собраний вам необходимо соответствующее программное обеспечение для совещаний совета директоров. Эти платформы также могут ускорить процедуру посещения реальных встреч или тех, которые включают как виртуальное, так и физическое присутствие. Ниже мы более подробно рассмотрим 5 основных советов, которые следует учитывать при выборе программного обеспечения для виртуальных досок.

Что такое программное обеспечение для заседаний совета директоров?

Единый, безопасный инструмент для совместной работы, называемый программным обеспечением для собраний совета директоров (также известным как программное обеспечение портала совета директоров), позволяет вам планировать безбумажные собрания совета директоров от начала до конца. Этот многоцелевой инструмент позволяет организовывать встречи и создавать атмосферу, способствующую эффективной командной работе, общению и взаимодействию. Вы можете делиться планами и другими важными документами через портал доски, обновлять документы, чтобы каждый имел доступ к самой последней информации, а также добавлять примечания и вопросы к документам. Другие полезные функции и функции также можно найти при использовании программного обеспечения для заседаний совета директоров.

Успех использования этого программного обеспечения объясняет, почему предприятия всех размеров и секторов используют эти технологии. Это, в свою очередь, стимулирует рыночное предложение, о чем свидетельствует постоянное появление новых поставщиков программного обеспечения для залов заседаний.

5 советов по выбору программного обеспечения для залов заседаний

Вы должны иметь бизнес-понимание своей конечной цели, учитывать размер вашей фирмы и другие факторы при выборе приложения для зала заседаний и просмотре сравнение программного обеспечения портала для досок. Есть 5 общих рекомендаций, которые могут помочь вам сделать правильный выбор.

1. Учитывайте свой общедоступный веб-сайт при принятии решения

Одним из наиболее важных факторов, которые люди учитывают при выборе программного обеспечения для залов заседаний, является пользовательский опыт. Это касается положения кнопок навигации, логического потока событий, возможности изменения шаблонов и многого другого. Это важно, поскольку ваша работа должна быть как можно более интеллектуальной с помощью безбумажного решения для проведения совещаний в дополнение к успеху.

2. Серьезно относитесь к кибербезопасности

Одна из самых актуальных проблем кибербезопасности. Компании теряют миллионы долларов в результате нападений и мошенничества. Итак, обратите внимание, предлагает ли программное обеспечение для залов заседаний шифрование данных. В настоящее время 128-битное шифрование является наиболее используемой формой. Полное 256-битное шифрование, сравнимое с военным стандартом, может быть доступно у более опытных поставщиков.

Узнайте, где будут храниться ваши данные. Крайне важно, чтобы это было на сервере, а не в облаке, где хакерам может быть легче. Не забудьте также защитить свои SMS-сообщения. Всегда отдавайте предпочтение поставщикам, которые регулярно проводят тестирование на проникновение и обновляют свои продукты.

3. Определите простоту доступа к информации

Хотя это может показаться очевидным, идеальное программное обеспечение для совещаний на портале совета должно упростить для вас и участников собрания получение необходимой информации. Целью использования безбумажной системы является замена запутанного и неорганизованного бумажного процесса более упорядоченным, простым и упорядоченным.

• Возможность поиска. Документы должны быть простыми для поиска и навигации для членов правления. Кроме того, они должны иметь возможность делать это на любом устройстве, которое они хотят. Поскольку могут использоваться все три эти платформы, лучшие системы управления платами предоставляют версии, оптимизированные для настольных компьютеров, планшетов и мобильных устройств. Если выбранное вами программное обеспечение предназначено только для настольных компьютеров, вы не сможете достичь своей цели по увеличению посещаемости собраний.

• Формат подходит для печати. Всегда будут пользователи, которые захотят распечатать копии, хотя создание безбумажного рабочего места является одной из основных причин, по которой многие фирмы используют порталы для досок. Это может быть связано с целым рядом факторов, таких как личное удобство или непереносимость длительного использования экрана. Убедитесь, что формат книги и сопроводительных документов подходит для печати в данной конкретной ситуации.

• Оффлайн доступность. Могут ли люди получить доступ к контенту как онлайн, так и офлайн, — это другой фактор, который следует учитывать. В противном случае отсутствие доступа к Wi-Fi или 4G может затруднить им подготовку к встрече.

4. Ознакомьтесь с прайс-листом в

Многие поставщики онлайн-совещаний обычно включают скрытые сборы, которые могут стать для вас неожиданностью. Вот несколько примеров:

• Помощь в обучении. Вы должны научиться использовать программу после ее покупки. Важно знать, будет ли это обучение бесплатным или потребуется платный консультант. Многие провайдеры часто проводят вебинары, посвященные возможностям их платформ. Однако часто требуется та или иная зарядка.
• Служба поддержки. Узнайте, какой стандарт обслуживания ожидать. Он может быть доступен все время, но, например, бесплатная помощь будет только в определенные часы.
• Вместимость склада. Если вы работаете с большим количеством данных, этот аспект очень важен. Часто дополнительная емкость предлагается по высокой цене.

5. Определите, поддерживается ли видеоконференция

Возможность наблюдать за тем, кто активно участвует в собрании, необходима для выполнения юридического обязательства быстро идентифицировать всех, кто участвует. Вы можете случайно потерять пользователя во время конференц-связи. Таким образом, видеоконференции в программном обеспечении для управления советами невероятно полезны для обеспечения прозрачности.

Кроме того, возможность видеть друг друга кажется более интимной и ближе всего к физическому столкновению, которое у вас может быть. Существует меньше проблем с тем, что люди переговариваются друг с другом, поскольку вы можете легко установить метод поднятой руки, чтобы помочь ведущему предложить каждому, кто хочет, возможность прокомментировать. Вы также можете использовать визуальные признаки того, что кто-то готов говорить.

Заключение

Использование программного обеспечения бортового портала в бизнесе значительно упростит работу и сделает ее более понятной для всех. Поэтому так важно ответственно подойти к выбору программного обеспечения, которое будет отвечать всем вашим требованиям. Следуйте нашим советам и развивайте свой бизнес с помощью программного обеспечения для залов заседаний.