Важность выбора правильной комнаты данных для вас

Руководители, члены совета директоров и бизнес-лидеры используют услуги виртуальных комнат данных для безопасного хранения данных и эффективного сотрудничества с третьими сторонами.

Но сегодня существуют десятки поставщиков виртуальных комнат данных, поэтому может быть сложно выбрать подходящего поставщика для вашей компании. Тем не менее, правильный выбор имеет решающее значение, так как он может повлиять на исход сделки.

Руководство ниже поможет с основными советами и наиболее важными шагами при поиске комнаты данных.

Что такое виртуальная комната данных?

Виртуальная комната данных, также известная как электронная комната данных, представляет собой защищенный онлайн-репозиторий, используемый для хранения и распространения цифровых файлов и документов.

Программное обеспечение для онлайн-комнат данных особенно полезно при следующих бизнес-транзакциях и процессах:

• Слияние и поглощение. Продающая и приобретающая компания может использовать VDR в качестве безопасной и контролируемой среды для заключения сделок. Его функции позволяют быстро и легко загружать и обмениваться конфиденциальными документами должной осмотрительности, общаться по вопросам слияний и поглощений и ускорять общую транзакцию.
• Сбор средств. Стартапам и предприятиям, стремящимся привлечь капитал, нужна виртуальная комната данных для обмена документами с инвесторами и отслеживания их активности, чтобы понять, кто наиболее вовлечен и заинтересован.
• IPO. Компаниям, которые хотят стать публичными, нужна комната данных для предоставления нескольких внешних сторон, таких как аудиторы, андеррайтеры и потенциальные инвесторы с безопасным и прозрачным доступом к своим финансовым Данные об IPO.
• Коммуникации Совета. Члены совета директоров используют VDR для управления и проведения собраний совета и комитета, безопасного обмена материалами совета, создания и назначения задач и мониторинга эффективности. Ты можешь узнать больше о решениях для комнат данных для советов директоров.

5 причин использовать программное обеспечение для комнаты данных

Помимо безопасного хранения и обмена конфиденциальными файлами, есть и другие многочисленные преимущества использования виртуальной комнаты данных.

1. Снижение стоимости. Виртуальные комнаты данных намного доступнее и экономичнее по сравнению с физическими комнатами данных. Во-первых, нет расходов, связанных с поездкой, таких как билеты или проживание. Во-вторых, пользователи не платят за аренду и содержание комнаты данных. Вместе это может сэкономить тысячи долларов в год.
2. Эффективное общение. Многие поставщики комнат данных предлагают различные инструменты для совместной работы и коммуникации. Например, живые чаты, обсуждения в ветках, комментарии, уведомления, назначение экспертов, разделы вопросов и ответов и т. д.
3. Более быстрое завершение сделки. VDR позволяют пользователям быстро загружать, обновлять и обмениваться важными документами. Это помогает держать партнеров, инвесторов и членов команды в курсе последних событий. В свою очередь, это облегчает принятие решений и приводит к более быстрому закрытию сделок.
4. Доступность. Доступ к виртуальным комнатам данных возможен в любое время и в любом месте. Более того, сотни пользователей могут просматривать документы одновременно, не мешая работе друг друга.
5. Экологичность. Виртуальные комнаты данных помогают избежать печати и хранения тысяч бумажных документов. Кроме того, удаленный доступ к VDR не позволяет пользователям путешествовать, что снижает выбросы углекислого газа. Все это положительно влияет на окружающую среду.

Критерии лучших поставщиков виртуальных комнат данных

При поиске виртуальной комнаты данных ориентируйтесь на следующие характеристики.

Критерии	Описание
1. Надежная защита данных	Выберите провайдера, который предлагает: Доступ к функциям безопасности например, двухфакторная аутентификация, детализированные разрешения пользователей и ограничения доступа по IP. Функции безопасности документов такие как редактирование, динамические водяные знаки и удаленное уничтожение.
2. Расширенные возможности	Убедитесь, что в комнате данных есть: Функции управления документами такие как массовая загрузка файлов, перетаскивание, автоматическая нумерация индексов и простой текстовый поиск. Особенности связи например темы, живые чаты, видеоконференции, комментарии и уведомления. Функции отслеживания активности пользователей как отчеты и журналы аудита.
3. Профессиональная поддержка клиентов	Обратите внимание, если продавец предлагает: Поддержка 24/7/365 чтобы иметь возможность связаться с представителем службы поддержки в любое время, когда это необходимо. Многоязычная поддержка чтобы иметь возможность общаться со специалистом службы поддержки на удобном для вас языке. Многоканальная поддержка чтобы иметь возможность связаться со службой поддержки различными способами, такими как телефон, чат или электронная почта.
4. Другие критерии	Проверьте следующее: Бесплатная пробная версия бесплатно протестировать платформу перед покупкой каких-либо услуг. Опыт работы в вашей отрасли чтобы убедиться, что платформа соответствует вашим бизнес-целям. Тарифные планы выбрать наиболее подходящий вариант ценообразования в соответствии с вашими потребностями.

5 шагов, которые необходимо предпринять при выборе провайдера виртуальной комнаты данных

Вот краткая инструкция о том, что нужно сделать, чтобы выбрать поставщика комнаты данных, наиболее подходящего для вашего проекта.

1. Определите потребности. Определите, для чего вам нужен видеорегистратор, как долго будет длиться проект, сколько пользователей будет иметь доступ к комнате и какой объем хранилища должен быть в комнате данных.
2. Установите лимиты бюджета. Определите, сколько вы можете позволить себе потратить на комнату данных, так как цены начинаются от 99 долларов в месяц и могут достигать тысяч долларов в год.
3. Читать отзывы. Узнайте, что другие пользователи думают о поставщиках услуг, на сайтах отзывов о комнатах данных.
4. Сравните виртуальные комнаты данных. Выберите 2-3 поставщиков и сравните их по функциональности, опыту и стоимости.
5. Заказать демо. Свяжитесь с поставщиком, чтобы торговый представитель мог показать вам, как работает комната данных и какие варианты ценообразования существуют для вашего проекта.