10 лучших советов, приемов и функций Zoom, чтобы стать профессионалом в видеоконференции

Видеоконференцсвязь быстро превратилась в наиболее предпочтительное средство коммуникации в наше время. Будь то электронная почта или голосовой звонок, эти способы общения теряют много выражения и намерения. Вот почему личные встречи часто требуются для решения первостепенных вопросов.

Однако личная встреча требует больших ресурсов, времени и энергии только для того, чтобы собрать намеченные стороны в одной комнате. Весь процесс пахнет устаревшими традициями и неэффективностью. Видеоконференцсвязь стала эффективной альтернативой дорогостоящим личным встречам / конференциям.

Видеоконференция - это технология, которая полностью интегрируется в нашу жизнь, как сотовые телефоны и телефоны. Видеоконференцсвязь позволяет пользователю игнорировать расстояние и чувствовать, что вы находитесь рядом с участниками / вызывающими абонентами. Это позволяет нам давать и получать; объясните и проинструктируйте в режиме реального времени - даже если звонящие из разных стран.

Приложение Zoom - это захватывающее и профессиональное решение для видеоконференцсвязи, которое предлагает пользователю исключительные возможности видеоконференцсвязи и многое другое. Приложение Zoom позволяет пользователю делиться вашим экраном с теми, кто подключен к вызову. Он позволяет передать управление встречей другому человеку и даже позволяет записывать звонок как видео.

Решение для видеоконференцсвязи в приложении Zoom имеет множество полезных и функциональных опций, которые скрыты в их расширенном меню. В следующем списке вы узнаете о функциях, советах и ​​приемах, позволяющих раскрыть огромный потенциал этого захватывающего приложения для общения. Позвольте нам углубиться в замечательные возможности, которые позволят вам использовать приложение более эффективно и сделать вас профессионалом в видеоконференцсвязи.

1. Автоматический планировщик встреч

Приложение Zoom избавит вас от беспокойства о том, чтобы получить помощника для планирования встречи. Вы можете напрямую подключить приложение планировщика собраний к Zoom, которое будет создавать новое собрание Zoom каждый раз, когда пользователь записывает встречу. Он также добавляет дату и время в личный календарь, подключенный к Zoom. Таким образом, ваши встречи полностью автоматизированы и эффективны, без человеческих ошибок.

Вы даже можете автоматизировать командные собрания, добавив шаг к вышеупомянутому, позволяя Zoom делиться ссылкой на собрание в приложение командного чата, например Slack или подобное.

2. Легко создавайте повторяющиеся встречи с помощью сохраненных настроек и одного URL-адреса

Повторяющимися встречами могут быть еженедельные и ежемесячные проверки или другие регулярные запланированные звонки с одним и тем же набором людей. Создав повторяющуюся встречу в Zoom, вам просто нужно сохранить настройки один раз, и вы сможете использовать их каждый раз, когда будете звонить. Еще одним эффективным моментом в варианте повторяющейся встречи является то, что вы можете использовать один и тот же URL снова и снова. Следовательно, вам не нужно отправлять участникам встречи новый URL-адрес каждый раз, когда она запланирована.

Еще один изящный трюк, заключенный в опции повторяющейся встречи, - «Без фиксированного времени». Вы можете использовать эту опцию если вы встречаетесь с одним и тем же набором людей по регулярному графику, но не в одно и то же время, для каждого встреча. С «Без фиксированного времени» вы можете использовать одни и те же настройки и идентификатор встречи снова и снова, ничего не меняя, когда вы решите подключиться через видеоконференцию.

3. Проверить, кто присутствовал на встрече

Это полезная функция для видеоконференций, которые являются обязательными по своему характеру - например, лекция в университете или обязательная рабочая подготовка. Для мероприятий видеоконференцсвязи как таковых вам нужно будет проверить информацию о тех, кто присутствовал, и тех, кто не присутствовал. Zoom предоставит вам эту информацию после завершения встречи.

Чтобы найти «список участников», все, что вам нужно сделать, это перейти в раздел Zoom Account Management> Report. В разделе «Отчет» вам просто нужно найти «Отчеты об использовании» и нажать «Встреча», чтобы выбрать встречу, для которой вы хотите найти информацию.

После того, как вы нашли свое собрание, выберите тип отчета и диапазон дат, прежде чем щелкнуть опцию создания отчета.

Примечание: Список участников может быть создан только при соблюдении следующих условий:

1. Вы должны быть организатором запланированной встречи с ролью администратора или владельца учетной записи.
2. Отчеты об использовании должны быть включены.

• Учетная запись Zoom должна быть Pro или партнерской программы API, либо иметь план Business или Education.

4. Приложение Zoom позволяет собирать информацию от участников

Если вы думали, что лист посещаемости - это полезная функция, опция сбора информации в приложении Zoom - еще более изысканная функция. Zoom позволяет собирать информацию об участниках от самих себя, прежде чем они присоединятся к собранию.

Для сбора информации вам необходимо включить опцию «Регистрация» на вкладке «Мои встречи» в приложении Zoom. После включения функции вы можете настроить форму, которую участники должны заполнить, прежде чем присоединиться к собранию.

Приложение Zoom поставляется со встроенной формой по умолчанию, которая позволяет вам устанавливать флажки для стандартной информации, которую вы, возможно, захотите собрать, такой как имя, принадлежность компании и т. Д. Однако Zoom также позволяет создавать свои настраиваемые поля при регистрации на вкладке «Пользовательские. Вопросы ». На этой вкладке вы можете создавать новые вопросы и поля, которые хотите добавить к регистрации. форма.

«Вебинар» - это термин для веб-семинара. Приложение Zoom вполне способно проводить вебинары, которые позволяют вам общаться с множеством участников. Однако для регистрации лучше использовать форму на сайте мероприятия или приложение для управления событиями. Чтобы те, кто записался на ваше мероприятие, одновременно могли зарегистрироваться на Zoom, рекомендуется использовать приложения для автоматизации. Предварительно созданные приложения Zapier позволяют синхронизировать участников с Zoom, вы можете использовать это или любое другое приложение для автоматизации, чтобы эффективно использовать Zoom для своих вебинаров.

Примечание: Чтобы получить информацию от участников, должны быть выполнены следующие условия:

1. Вы должны быть хозяином встречи.
2. У вас должен быть профессиональный аккаунт.

• Встреча не может быть вашим «Персональным идентификатором встречи».

5. Сделайте видео из вызова Zoom

Еще одна умная функция Zoom - это возможность записывать ваш звонок по видеоконференции в виде видео. Эта функция очень полезна, чтобы поделиться встречей с теми, кто ее пропустил. Для обзора встречи эта функция имеет первостепенное значение.

Приложение Zoom позволяет записывать видео либо на локальный диск, либо в облако. Следует отметить, что опция облачного хранилища доступна только платным пользователям. Преимущество использования функции облачного хранилища - возможность сразу же транслировать встречу в веб-браузере, как только запись будет готова. Емкость облачного хранилища зависит от разных учетных записей / планов.

Еще один фактор, который следует учитывать при записи видео конференции, - это заранее оптимизировать настройки. Эта упреждающая инициатива заставляет вас выбирать лучшее качество, подходящее для типа видеоконференцсвязи, которую вы проводите. Например: для видеоконференции широковещательного типа, когда на экранах отображается только ведущий, гораздо эффективнее записывать только аудио и видео ведущего. Принимая во внимание, что на совещании совместного типа, когда организатор и участники взаимодействуют и обмениваются информацией друг с другом, вы можете захотеть записать всех. Поэтому, прежде чем начинать запись видеоконференции, настоятельно рекомендуется потратить несколько минут на панели настроек, выбрав лучший формат для ваших требований.

Примечание: Для включения записи по видеоконференции должны быть выполнены следующие условия:

1. Для записи видео вам необходимо запустить Zoom в Windows, Linux или macOS.

Если вы не видите опцию записи в ваших видеоконференциях, проверьте страницу настроек или попросите администратора включить ее.

6. Пусть аннотации станут общими

Параметр «Совместное использование экрана» в Zoom позволяет организатору отображать все, что находится на их экране, всем участникам видеовстречи. Инструмент аннотации приложения Zoom позволяет посетителям / участникам видеоконференции рисовать и выделять на общем экране. Эта эффективность и креативность этого инструмента заслуживают похвалы. Если вы обсуждаете визуальные материалы, такие как макеты, графический дизайн и т. Д., Значение инструмента аннотации нельзя объяснить простыми словами.

Если вы являетесь участником звонка и вам нужно сделать аннотацию на общем экране другого пользователя, вы можете найти опцию «Аннотировать» в «Опции просмотра» в верхней части окна масштабирования. После того, как вы нажмете на опцию «Аннотировать», появится панель инструментов с опциями аннотации, такими как «рисовать», «текст», «стрелка» и т. Д. Кнопка сохранения на панели инструментов позволяет сделать снимок экрана всего изображения с аннотациями. Если вы являетесь организатором, вы также можете отключить аннотации для всех участников.

7. Совместные видеоконференции

Когда вы проводите профессиональный видеозвонок / конференцию, может наступить время, когда встречу придется проводить или совместно контролировать более чем одним организатором. Могут быть случаи, когда команда по связям с общественностью может захотеть контролировать встречу вместе с докладчиком или предметом обсуждения. веб-семинар / видеоконференция требует, чтобы два человека объяснили необходимый материал или два руководителя должны совместно дать презентация. В таких обстоятельствах Zoom позволяет вам выбрать более одного человека для управления видеоконференцией, вместо того, чтобы выполнять процесс выбора одного хоста среди других.

Процедура использования опции совместного размещения начинается с перехода к настройке Zoom Meeting и включения вариант «Совместное размещение». Как только это будет сделано, вам нужно дождаться начала .meeting и пока соведущий не присоединиться. В начале встречи вы можете добавить человека, щелкнув три точки над видео.

Альтернативный метод совладения - найти окно участника и выбрать «Управление участниками». После просмотра списка участников, наведите указатель мыши на имя участника, которого вы хотите организовать совместно, нажмите «Еще» и выберите «Сделать совместным организатором».

Примечание: Чтобы включить опцию Co-Host, должны быть выполнены следующие условия:

1. Вам понадобится учетная запись Pro, Business, API Partner или Education.
2. Вам необходимо запустить Zoom на macOS, Windows, Android или IOS (не на Linus или в Интернете).

Если опция совместного размещения не отображается, попросите администратора учетной записи включить права совместного размещения на вкладке «Собрания».

8. Предоставляет конференц-зал для участников

У Zoom есть интересная опция, позволяющая участникам участвовать в видеовстрече еще до появления ведущего. Малым группам нравится этот вариант, поскольку он позволяет им вести небольшие беседы до того, как появится хозяин для проведения собрания.

Однако в некоторых случаях это собрание ваших посетителей в виртуальной комнате может быть отнесено к плохое отображение вашего бренда или корпоративного имиджа из-за того, что взаимодействие начинается еще до хозяина прибывает. Этого можно избежать, создав виртуальную комнату ожидания, которая удерживает участников в ожидании, пока вы, организатор, не разрешите им присоединиться к совещанию одновременно или по одному.

Точный вариант включения виртуальной комнаты ожидания зависит от типа вашей учетной записи. Однако, как только вы включите эту опцию, вы можете настроить то, что вы хотите, чтобы участники видели, когда они ждут начала собрания.

9. Разрешите третьему лицу или вашему помощнику запланировать встречу

Zoom позволяет совершать исключительные видеозвонки, но это больше, чем просто приложение для видеозвонков. Множество функций и опций делают Zoom мощным инструментом корпоративной коммуникации. Zoom часто используется профессионалами и руководителями высокого уровня для связи с различным персоналом по видеоконференции.

Таким образом, в корпоративной или деловой среде инструментом коммуникации часто должен заниматься помощник, команда по связям с общественностью или маркетологи. Zoom позволяет делегировать планирование встречи своему помощнику или третьей стороне, которая управляет вашим календарем.

Чтобы включить права помощника по планированию, вам необходимо войти в Zoom и в разделе «Настройки встреч» нажать «Другие». найдете знак плюса рядом с помощником по планированию, нажмите на него, введите адрес электронной почты своего помощника и завершите процесс, нажав Назначить.

После того, как вы добавили своего помощника, выбранный персонал должен выйти из системы и снова войти в свою учетную запись Zoom, чтобы функция заработала. После того, как Помощник по планированию вступит в силу, назначенный персонал сможет планировать встречи за вас. Следуйте расширенному варианту или варианту встреч (в зависимости от версии вашего Zoom) и создавайте новые встречи на основе запросов.

Примечание: Чтобы ваш помощник или третье лицо могли назначать встречи для вас, должны быть выполнены следующие условия:

1. Те, кто получил права планирования и основную учетную запись, которая назначила эти привилегии, должны иметь лицензию Pro или Corp.
2. Для тех, кто хочет проводить веб-семинары, планировщик и владелец учетной записи должны иметь лицензию на веб-семинары.

10. Основы клавиатуры для эффективной навигации в приложении Zoom

Для тех, кто часто использует Zoom, изучение нескольких сочетаний клавиш поможет вам ловко управлять видеозвонками. Ярлыки Zoom разумны, функциональны и легко запоминаются.

Я выступаю за «приглашение». Для пользователей macOS «Cmd + I» переходит в окно приглашения. Для пользователей Windows сочетание «Alt + i» открывает окно приглашения. Этот ярлык позволяет быстро начать свои действия в Zoom, так как из окна приглашения вы можете брать ссылки на собрание или отправлять приглашения по электронной почте.

M означает немой. Для пользователей Mac, «Cmd + Ctrl + m», а для пользователей Windows, «Alt + m» позволяет отключить звук для всех остальных участников вызова, когда вы являетесь ведущим.

Поделиться экраном - популярная функция в Zoom, и ее популярность не теряется в Zoom, поскольку у этой функции есть свой эксклюзивный ярлык.

S означает долю. Для пользователей Mac, «Cmd + Shift + s», а для пользователей Windows, «Alt + Shift + s» позволяет вам поделиться своим экраном с участниками звонка.

Эти ярлыки позволяют мгновенно вносить изменения, когда вы начинаете работу с Zoom в течение дня или во время видеовстречи.

Чем Zoom отличается от конкурентов? Что делает Zoom уникальным?

Zoom - это полноценный инструмент для видеоконференций, который позволяет совершать сложные видеозвонки / конференции и многое другое. Ведущими компаниями или конкурентами, предлагающими аналогичные услуги Zoom, являются WebEx, Skype и LogMeIn. Хотя три компании предлагают аналогичные услуги, Zoom уделяет больше внимания видео аспекту своего продукта, поскольку он предлагает более высокую частоту кадров сравнительно.

Среди трех конкурентов Skype широко известен своим личным использованием и не так популярен для корпоративной деятельности по сравнению с Zoom и другими. Хотя графика интерфейса и дизайн Skype более приятны для глаз, ему не хватает различных функций и опций, которые заложены в других решениях для видеоконференцсвязи.

WebEx лидирует по бесплатному тарифному плану без ограничений по продолжительности встреч по сравнению с ограничением Zoom до 40 минут. Тем не менее, Zoom является лидером гонки благодаря своей способности делиться не только экраном, но и аудио хоста - особенность, уникальная для Zoom.

Различные варианты корпоративного общения и вебинаров часто являются платными привилегиями. Кроме того, диапазоны цен похожи друг на друга. Однако Zoom предлагает множество сложных опций, таких как конференц-залы и многое другое.

Zoom - это профессиональное решение для видеоконференцсвязи. Однако это та короткая фраза, а также многое другое. Прочитав все советы, приемы и особенности Zoom, нельзя было не прийти к выводу, что Zoom - это полноценное решение для виртуального общения.

Zoom позволяет совершать видеозвонки исключительного качества, а также позволяет делиться экраном, делать аннотации и т. Д. записывать звонки как видео, добавлять помощников, создавать конференц-зал, собирать регистрационную информацию и Больше. Опции, доступные с Zoom, предоставляют вам бесчисленные возможности во время видеозвонка, которые иначе были бы невозможны.

Возможности, которые предлагает Zoom usher, позволяют вам, хозяину, вывести эффективность виртуальных конференций на новый уровень. С Zoom общение становится более близким, личным и эффективным; несмотря на расстояние.

С Zoom позвольте нам связываться, давайте делиться, давайте сотрудничать и позвольте нам создавать - преодолевая границы.