Prečo sú portály násteniek primárnym nástrojom na budovanie tímovej práce a spolupráce?

V tomto bode sa žiadny nástroj na spoluprácu tretej strany nevyrovná jedinej ponuke dobrého a stabilného doskový portál. Toto sa stalo trendom 21. storočia vo väčšine veľkých spoločností a malých spoločností. Niet divu, pretože ide o najjednoduchší spôsob koordinácie pohybov všetkých účastníkov riadiaceho procesu: od radových manažérov a správcov až po predstavenstvo.

História vývoja zasadacích miestností

Koncom 90. rokov sa internet rýchlo rozšíril. Ľudia kupovali počítače, prihlasovali sa k ISP a pripájali sa na internet, aby videli, čo ponúka World Wide Web. Aj keď bola technológia v tom čase obmedzená, prezieraví riaditelia zvažovali spôsoby, ako využiť internet na automatizáciu procesu zasadnutí predstavenstva. Prešlo ešte mnoho tisícročí, kým bola na trhu formálne dostupná virtuálna zasadacia sieň, názov aj technológia.

Pokrok v nových technológiách, ako aj vznik korporátnych škandálov, vyvolali potrebu efektívnejšieho postupu zasadnutí predstavenstva, ktorý je nielen jednoduchý, ale aj vyhovujúci. BoardVantage bol jedným z prvých poskytovateľov služieb v roku 2002. Spolu s ďalšími firmami poskytujúcimi porovnateľné služby spoločnosť získala rizikový kapitál.

Odvetvie elektronických kníh však zostáva obmedzené. Bol dostupný iba pre vedúcich pracovníkov a jeho užitočnosť bola obmedzená na prezeranie dokumentov zo stretnutí na veľkých počítačoch. Nedalo sa s tým veľa robiť.

Skutočnou zmenou hry však bol debut iPadu v roku 2010. Členovia správnej rady môžu počas zasadnutí správnej rady používať tieto prenosné tablety namiesto ťažkých počítačov. Po prvýkrát boli členovia predstavenstva skutočne mobilní, čo im umožnilo navzájom spolupracovať odkiaľkoľvek. Vďaka viacdotykovej funkcii mohli používatelia písať a kresliť priamo na iPad, ako keby to bol papier, čím sa rúcajú ešte väčšie hranice.

Tieto funkcie otvorili dvere novým funkciám, ktoré zlepšili komunikáciu členov predstavenstva. Nakoniec, ako dodávatelia rýchlo zistili, technológia potrebná na vzdialené stretnutia predstavenstva už bola k dispozícii.

Prečo je portál rady v tomto smere výnimočný?

Pandémia nastolila tento trend, no pokračoval aj mimo karantény. Ukázala dostatok silných stránok na to, aby sa dali zhrnúť do tohto zoznamu.

Výhoda aj počas Založenia zhromaždenia 

Používanie softvéru tretích strán je časovo náročné a únavné. Najprv zhromaždíte všetky súbory na jednu hromadu, manuálne ich usporiadate, nahráte na server a až potom ich môžete distribuovať pred stretnutím. Je to oveľa jednoduchšie pomocou softvéru virtuálnej dosky. Stačí presunúť súbor do existujúcej šablóny. Môžeš:

• rýchlo aktualizovať balík dokumentov;
• jednoducho vyberte príslušnú možnosť na zmenu celého balíka oznámení;
• využiť Portál rady na automatizáciu agendy pri výrobe balíka dokumentov.

To znižuje čas strávený triedením a usporiadaním paketových súborov. Môžete tiež stanoviť časové obmedzenie pre každý bod programu, čo pomôže udržať priebeh stretnutia. Čo sa týka upozornení, aj tie sú tu prítomné. To odbremení administratívnych zamestnancov predstavenstva od ďalšej časovo náročnej práce.

Výhody počas samotných stretnutí priamo 

Kľúčovou výhodou portálu rady je jeho schopnosť vytvoriť online stretnutie rady. Ako keby to bol papier, môžete si okamžite robiť poznámky na stránku akéhokoľvek dokumentu stretnutia. Tieto poznámky môžu byť navyše osobné alebo zdieľané, čím sa zabezpečí, že vaše relácie budú živé a efektívne. Úplné riešenie stretnutí, niektoré portály rady dokonca zahŕňajú možnosti hlasovania a elektronického podpisovania. Na portáli rady:

• dochádzka sa sleduje automaticky;
• zápisnica z každého stretnutia obsahuje informácie o účasti, ktoré je možné sledovať aj prostredníctvom audítorských správ;
• už nie je potrebné manuálne preberať dochádzku počas stretnutí, čo zjednodušuje postup.

Keďže čas sú peniaze, mali by ste čas na stretnutia využiť na maximum.

Výhody po skončení stretnutia

Softvér na správu predstavenstva obsahuje aj nástroje na riadenie projektov, ktoré pomáhajú v procese po stretnutí. Zabezpečené dokumenty na tabuli je možné uchovávať v knižnici dokumentov. To zaručuje, že všetky informácie získané od predstavenstva sú okamžite k dispozícii pre audity. To tiež znamená, že všetci noví členovia predstavenstva alebo generálni riaditelia budú mať prístup k historickým dokumentom predstavenstva.

Prečo sú tieto druhy aplikácií na spoluprácu povinné?

Aplikácie na spoluprácu sú mimoriadne užitočné z mnohých dôvodov. Samotná myšlienka softvéru Board portal je skvelá, pretože tieto druhy aplikácií sú jednoducho skombinované do jedného pohodlného nástroja so zvýšenou bezpečnosťou.

Keď už hovoríme o bezpečnosti, pokročilí vedci nás uisťujú, že úroveň šifrovania je takmer v každom z populárnych riešenia zasadacej miestnosti dosahujú úroveň vojenského šifrovania alebo špičkových finančných inštitúcií ako centrála breh. Ako sa dalo očakávať, hackeri nemajú šancu, pokiaľ im neposkytnete svoje heslo a spôsob, ako vykonať dvojfaktorovú autentifikáciu.

Toto je v súčasnosti jediný druh aplikácie, ktorý ponúka kompletné bezpapierové riešenie stretnutí. Ako hovoria výskumníci, vaše podnikanie to posunie na ďalšiu úroveň, čo vám umožní prelomiť strop rastu, do ktorého v tomto bode pravdepodobne narážate.